Zo coachen wij een team rondom samenwerken

teamontwikkeling

Zo coachen wij een team rondom samenwerken

 

Vaak krijgen wij de vraag: “teamcoaching, hoe doen jullie dat eigenlijk?” Met dit artikel geven wij een kijkje in de keuken aan de hand van een concrete casus: team Meldpunt bij Sevagram. Een team waar wij met teamcoaching aan de slag zijn gegaan.

Sevagram heeft gekozen om een nieuwe formule uit te rollen: het Meldpunt. Deze formule is ontwikkeld om de zorgmedewerkers binnen Sevagram te ontlasten, zodat zij meer tijd hebben voor de cliënt en/of bewoner. Het Meldpunt is een team waar alle niet directe zorggerelateerde meldingen vanuit de gehele organisatie binnenkomen. Het team bepaald vervolgens naar welke afdeling de meldingen doorgezet moeten te worden, denk aan ICT, Facilitair Medewerkers op locatie of Servicemedewerkers.

Een bundeling individuen

Wij gebruiken het model van van Amelsfoort om met een team te bepalen in welke fase van teamontwikkeling zij zitten. Het model kent vier “fasen” van een team. Een team ontwikkelt zich veelal van een bundeling individuen, naar een groep, naar een team en tot slot tot een open team. Het model is dynamisch; dit wil zeggen dat teams vaak van de ene naar de andere fase verschuiven (heen en terug) door bijvoorbeeld wisselingen in het team. Bovendien streeft niet ieder team ernaar een open team te worden en is het soms afdoende om bijvoorbeeld een groep te zijn.

Omdat het Meldpunt een nieuw team is, start dit team logischerwijs als bundeling individuen (zie het model van Amelsfoort hieronder). Het team is samengesteld uit allerlei professionals; ieder met vaktechnische volwassenheid om de werkzaamheden binnen het Meldpunt uit te kunnen voeren.  In de fase van bundeling individuen staan de eigen vaardigheden centraal. Het team leert elkaar kennen en iedereen is nog op zoek naar de juiste rollen en taakverdeling binnen het team. Het Meldpunt geeft aan graag te willen groeien als team; wij begeleiden hen dan ook om in eerste instantie van bundeling individuen de beweging te maken naar een groep.

Als teamcoach ervaren we dat het Meldpunt deze beweging in korte tijd heeft gemaakt. Deze beweging ontstond doordat het team samen aan de slag is gegaan met het ontwikkelen van regels en procedures. Men ging elkaar vervolgens aanspreken en zo werden tegenstellingen tussen de individuen zichtbaar. Het team ging, zoals het model zo mooi zegt, naar een organisatorische volwassenheid. Het Meldpunt wil graag geholpen worden op weg naar het volgende basiskamp en zich dus verder ontwikkelen naar een team.

De Positie, Ambitie en Reis van het team bij elke nieuwe teamsessie

Telkens wanneer er een nieuwe teamsessie is bekijken we de PAR (positie, ambitie en reis). We bekijken met het team waar ze staan. Als we weten wat de huidige positie is van het team, gaan we met hen bespreken wat ze willen bereiken en wat hun doel is. Tot slot gaan we op reis, stap voor stap op weg van basiskamp naar basiskamp tot we samen de top hebben bereikt. De teamcoaches monitoren op de voortgang en sturen daar waar nodig bij. Hieronder geven we een beschrijving van de meest recente PAR van het Meldpunt.

Positie

Het team geeft aan dat het goed gaat. Ze voelen zich nu een groep in plaats van een bundeling individuen. Werkinhoudelijk zijn de regels en procedures bekend. Daarnaast is de sfeer in de groep goed. Men durft elkaar aan te spreken en op persoonlijk vlak is er vertrouwen en heeft men plezier met elkaar. Dit stralen ze als team ook uit, hier staat een team wat energiek is!

Ambitie

De Ambitie van het Meldpunt is dat ze elkaar willen leren aanspreken en elkaar beter willen leren kennen en daarmee het Wij-gevoel versterken.

Reis

We spreken af om een aantal teamcoaching-sessies te houden. We starten met het leggen van kernkwadranten om het wij-gevoel te versterken. Het leggen van elkaars kernkwadranten is bovendien een mooie methode om het team te leren om feedback te geven en te ontvangen. Het leren omgaan met feedback kan je het beste doen als een team in fase twee of drie zit. Er moet immers een bepaald wij-gevoel en een bepaalde mate van veiligheid worden ervaren om dit te kunnen doen.

Het leggen van kernkwadranten zorgt er niet alleen voor dat collega’s elkaar beter leren kennen en dat men elkaar leert aanspreken. Er ontstaat ook een persoonlijke hulpvraag van ieder teamlid. Een uitdaging waar hij/zij mee aan de slag wil en waarbij het team die persoon kan helpen. Dit kan vervolgens weer verwerkt worden in een sociaal contract. In een sociaal contract staan de afspraken die je als team met elkaar hebt gemaakt.

Pierre (medewerker van het Meldpunt): Bijzonder; we zijn een team dat elkaar pas 4 maanden kent (waarin we elkaar niet eens dagelijks zien) en toch hebben de collega’s al een goed inzicht van elkaars kwaliteiten en ontwikkelpunten.

De manier waarop je de feedback (c.q. cadeautje) ontvangt is heel prettig en geeft je nieuwe inzichten of misschien wel een bevestiging van jezelf wanneer je kunt en durft te spiegelen.

Samen op reis

Samen gaan we met het team aan de slag. We starten iedere samenkomst met “inchecken”. Waar staat elk individu binnen het team? Hoe voelt men zich in het werk? Dit doen we door elk individu te vragen of ze op een flip-over willen aangeven of ze in het groen (blije smiley), geel (neutraal) of rood (niet-blije smiley) staan.

Tim (medewerker van het Meldpunt): Ik vond het een zeer interessante sessie om te doen met het team. Men leert elkaar nog beter kennen en dit kan ervoor zorgen dat er op een bepaald level gefunctioneerd kan worden. Je kent immers elkaars sterkte- en zwaktepunten. Dit kan men vervolgens in de praktijk toepassen.

Kernkwadranten leggen: het ontstaan van een wij-gevoel

Kernkwadranten brengen de sterke en zwakke punten van een medewerker in kaart. Dit van jezelf en elkaar weten helpt in het onderling samenwerken. Welke kernkwaliteiten, valkuilen, uitdagingen en allergieën heeft een ieder? Als hulpmiddel om dit in kaart te brengen gebruiken we een figuur. Dit figuur heet de kernkwadrant. Wil je hier meer over weten? Kijk dan op Youtube naar dit filmpje waar in 5 minuten uitleg wordt gegeven over kernkwaliteiten en het kernkwadrant van Daniel Ofman.

Aan de slag!

In de eerste sessie hebben we de kernkwadranten van Tim en Pierre gelegd; de overige teamleden komen in latere sessies aan de beurt. We begonnen met Tim. We vroegen het team om een kaartje te kiezen waarop dé eigenschap staat welke zij de meest uitgesproken kernkwaliteit van die persoon vinden. Een eigenschap dus waar Tim goed in is, een positief punt. Dit zijn “cadeautjes” welke Tim kreeg. Ieder kaartje wordt door een teamlid toegelicht aan de hand van een concreet voorbeeld. We zorgen ervoor dat Tim de complimenten daadwerkelijk voelt en laat binnen komen. Uit alle kernkwaliteiten die Tim heeft gekregen kiest hij vervolgens één kaartje waar hij mee verder wil; de eigenschap die hij het meeste in zichzelf herkent.

Vervolgens vragen wij het team om na te denken over zijn valkuil: wanneer liet hij teveel van zijn kernkwaliteit zien en schoot hij als het ware door? Ook dit kaartje licht iedereen toe aan de hand van een concreet voorbeeld (mooie manier om met feedback te oefenen). Ook hier kiest Tim een kaartje die hij het meest passend vind bij zijn kernkwaliteit.

Daarna gaat nu het team gezamenlijk op zoek naar de uitdaging (wat gunnen zij Tim) en naar zijn allergie (waar krijgt hij kriebels van?). Tijdens het zoeken naar de kaartjes ontstaat een wij-gevoel. Uiteindelijk controleren we of het cirkeltje rond is; is het positief tegenovergestelde van Tim’s allergie ook weer zijn kernkwaliteit? Op basis hiervan stelt Tim een hulpvraag aan zijn team. Vervolgens herhalen we dit hele proces voor Pierre. Zie onderstaand een uitwerking van hun kernkwadranten.

Tim: De kwetsbaarheid en betrokkenheid van je team zorgen ervoor dat er verbinding ontstaat. Je collega’s kiezen uit alle kaartjes een aantal eigenschappen; in mijn geval is gebleken dat ze mij eigenlijk best wel goed hebben leren kennen in een relatief korte periode waarin we werkzaam zijn.

De constructieve dialoog met elkaar aangaan

Tijdens het leggen van de kernkwadranten is het belangrijk dat de teamleden de constructieve dialoog met elkaar aangaan. Vaak begint een gesprek in de bovenstroom (door het noemen van een concreet voorbeeld bij het uitkiezen van de kernkwaliteit en de valkuil). Vervolgens raak je vaak de onderstroom, daar waar het echt om gaat. Wij zorgen ervoor dat we iedere sessie eindigen in de bovenstroom; praktische punten waar je morgen direct mee aan de slag kunt! Bij het Meldpunt werden de praktische punten, de hulpvraag van de deelnemers in een sociaal contact vastgelegd.

Tim: Om het leidend voorwerp te zijn binnen het team vond ik buitengewoon interessant. Je stelt je kwetsbaar op omdat je een stukje van jezelf blootgeeft. Het kan heel goed zijn dat je collega’s hierdoor tot nieuwe inzichten komen.

Zelf ben ik nogmaals gewezen op mijn sterktes en zwaktes. Op persoonlijk vlak kan ik me ontwikkelen door te kijken naar mijn zwakke punten. Het is aan mij de taak om ervoor te zorgen dat mijn zwaktes positief worden omgebogen naar een sterk punt. Dit lukt natuurlijk niet altijd maar dan kun je het maximale eruit halen door te kijken wat er de volgende keer beter kan.

Op weg naar de top!

Het team is op dit moment nog op weg naar het basiskamp. Waar ze onderweg elkaar steeds beter leren kennen, elkaar leren aanspreken, feedback leren geven en de constructieve dialoog durven te voeren. Het mooie van ons vak is dat je samen met het team op reis gaat naar het volgende basiskamp. Doordat het team zijn of haar kwetsbaarheid aan je durft te tonen tijdens het kwadranten leggen kom je gezamenlijk tot nieuwe inzichten wat het team weer verder helpt op hun reis naar de top.

Share and Enjoy !

0Shares
0 0