Vraaggericht en integraal

Vraaggericht en integraal bij gemeente Leidschendam-Voorburg

De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft de ambitie om de beste gemeentelijke dienstverlener van Nederland te zijn. De circa 650 medewerkers zetten zich in om dit iedere dag een stapje beter te doen. De afdeling Bedrijfsvoering, met circa 80 medewerkers, streeft ernaar om de beste gemeentelijke ondersteuner te zijn. Dit doet ze door vraaggericht en integraal te werken. De klantteams, bestaande uit professionals vanuit allerlei disciplines (HR, Financieel, Juridisch, IT, etc.), helpen de diverse afdelingen om maatschappelijke opgaves aan te pakken.

PROVENPARTNERS is gevraagd om bedrijfsvoering te helpen bij deze ontwikkelopgave, zodat de volgende bewegingen gemaakt kunnen worden:

  • Van aanbodgericht naar vraag- en opgave-gedreven
  • Van vakadviseur naar integraal businesspartner
  • Van afwachtend en achteraf naar proactief en vanaf het begin
  • Van gefragmenteerd werk doen naar samenwerking in de ketens
  • Van Wij-Zij naar SAMEN voor het geheel verantwoordelijk voelen

Het opdrachtteam

Dries Krens
Jos Breas
Glenn Boere, afdelingshoofd Bedrijfsvoering: 'We hebben mooie stappen gezet op weg naar de beste gemeentelijke (interne) dienstverlener. We hebben niet alles in één keer’ veranderd, maar met waardering voor wat er is en door toe te voegen wat nodig was. Iedere dag weer een stapje beter. De begeleiding van onze sherpa’s Dries Krens en Jos Breas heeft hier een belangrijke bijdrage aan geleverd.'

Onze successen

Ketens en processen aangepakt

Cyclus van samen doelen behalen met interne klanten neergezet

Samenhang en focus binnen de afdeling bedrijfsvoering

Aanpak

Er is gewerkt vanuit de principes van Sturing & Ruimte. Tevens is gekozen voor een kortcyclische veranderaanpak (PAR). Een aantal van de acties die wij hebben gedaan:

  • Samenhang én focus aangebracht door het gezamenlijk maken van een doelenboom en de uitkomsten verwerkt in een monitoringstool (A3). Hiermee zijn doelen en inspanningen transparant gemaakt en met elkaar verbonden op drie niveaus:
    • Organisatiedoelen o.b.v. het bestuursprogramma, gemeentelijke speerpunten en ambities van interne klanten.
    • Afdeling/Teamdoelen voor Bedrijfsvoering met o.a. klantteams, administraties, platformen en kernteam.
    • Medewerkersdoelen gericht op persoonlijke ontwikkeling en prestatieafspraken.
  • In interactieve bijeenkomsten hebben we samen doelen gesteld en behaald met klanten en klantteams. Het was een unieke ervaring om op deze manier verbindingen te leggen tussen afdelingen. In de periode erna hebben we de PDCA-cyclus (plan-do-check-act) met de (klant)teams doorlopen, zodat doelen behaald worden en er samen geleerd en verbeterd kon worden. Tot slot zijn er optimalisaties doorgevoerd in de interne organisatie, zoals procesverbeteringen, slimmere overlegvormen en heldere rollen.
  • We hebben interactieve workshops geleid met ervaringsdeskundigen vanuit het proces, gericht op inzichtelijk maken en wegnemen van “verspillingen” en optimaliseren van processen aan de hand van LEAN-principes.
  • Er zijn bijeenkomsten met adviseurs, administratie en teamleiders georganiseerd om samenwerking binnen de ketens te versterken. Met elkaar is inzicht gekregen in rollen, onderlinge verwachtingen en cruciale “handshakes” in de ketens.
  • Begin- en tussenmetingen a.d.h.v. de Quickscan, om de gemaakte vorderingen en aandachtspunten voor de volgende ontwikkelcyclus inzichtelijk te hebben.
  • Voortgangsgesprekken met afdelingshoofd, teamleiders en businesspartners om te spiegelen en coachen.
Onze trots gemeente leidschendam-voorburg

Resultaat

De afdeling bedrijfsvoering is beter in staat om haar rol als businesspartner van de gemeente in te vullen. Dit blijkt uit een hogere (gemeten) klantwaardering en is ook terug te horen op de werkvloer. Wij zijn super trots op de volgende resultaten.

  1. Samen doelen stellen én behalen met onze klanten
    • Betrokkenheid van alle afdelingen.
    • Klantdoelen zijn vertaald voor (klant-)teams, platformen en medewerkers.
    • Samenhang en focus aangebracht.
    • Cyclus van samen leren en verbeteren opgestart.
  2. Ketens en processen aangepakt
    • Hoofdprocessen in kaart gebracht en verbeteringen doorgevoerd.
    • Betere aansluiting van werkzaamheden in de ketens.

Hoe is het nu?

Iedere dag een stapje beter! Bedrijfsvoering start de volgende cyclus van ‘samen doelen stellen en behalen’ met klanten op. Het streven is om nog beter samen op te trekken, vanuit de opgave die er ligt, met hoogwaardig integraal advies. Dat vraagt van medewerkers en teams om zich te blijven ontwikkelen. De omgeving verandert voortdurend!