12 mei Een wendbare werkomgeving bij de VNG
Een wendbare werkomgeving bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is een geschiedenisrijke organisatie die Nederland al bijna 100 jaar helpt besturen. De VNG is hierin nog altijd trendsettend voor het lokaal bestuur. Deze twee kanten van de VNG zijn in 2009 verenigd, achter een historische gevel staat een modern kantoorconcept. Een uniek nieuw werkomgevingconcept heeft dit mogelijk gemaakt.
De VNG is sinds 1975 gevestigd in het gebouw “de Willemshof” te Den Haag. Dit historische pand, ooit de Koninklijke manege en daarna de Willemskerk, is gelegen in het fraaie Willemspark. Het pand is begin jaren 70 verbouwd tot kantoorgebouw en direct door de VNG betrokken.
Nieuwe inzichten van de organisatie en de daarbij behorende nieuwe manier van (samen)werken maakten een ingrijpende verbouwing van het gebouw noodzakelijk. In 2006 mocht PROVENPARTNERS starten met een onderzoek om te kijken op welke wijze de werkomgeving ondersteunend kon zijn aan de nieuwe ingeslagen weg van de VNG.
Het opdrachtteam
John Waaijer - manager facilitair bedrijf: ``Met genoegen kijk ik terug op de samenwerking met PROVENPARTNERS. En zeker op het resultaat dat dit voor de VNG heeft opgeleverd. Door degelijk onderzoek te doen, goed te kijken en de juiste conclusies te trekken, is een gebouw gerealiseerd dat er mag zijn, met een kantoorconcept en -indeling waarop ik trots ben.”
Onze successen
Onze 1e integrale werkomgevingsopdracht van A tot en met Z
Opdracht van meer dan 2 jaar met schitterend resultaat.
Aanpak
Een werkomgeving is voor ons veel meer dan alleen een kantoor- en werkplekconcept. Het bestaat uit een optimaal samenspel tussen de daadwerkelijke werkplekken (hoe is de werkplek ingericht, wie zit waar, hoeveel vergaderruimtes zijn er etc.), de activiteiten van medewerkers en hun houding en gedrag binnen de werkomgeving en tot slot de producten en diensten die ICT, Facilities en HRM aanbieden om het werken binnen de werkomgeving zo goed mogelijk te laten verlopen.
Bij de VNG hebben wij een onderzoek gedaan naar de status van deze drie zaken, door de stappen 1 tot en met 4 te doorlopen. We hebben op basis van de resultaten samen met de VNG gekeken naar een werkomgevingsconcept dat volledig aansloot bij de doelstellingen en werkprocessen van de organisatie. Al snel bleek dat het afstoten van een gebouw aan de overkant van het Willemshof en het integreren van alle bedrijfsonderdelen in één gebouw mogelijk was.
In ons werkomgeving advies stonden twee pijlers centraal: VNG als gastvrij en bruisend middelpunt van de maatschappij en VNG als moderne werkgever. We mochten bij de VNG ook stap 5 van ons werkomgevingstraject doorlopen; het daadwerkelijk veranderen van de werkomgeving en de manier van werken daarbinnen!
Resultaat
De gastvrijheid hebben we vertaald in een zone op de begane grond, die bezoekersgericht is en waar bezoekers en medewerkers van de VNG graag bij elkaar komen om te praten over allerlei zaken. Goede vergaderfaciliteiten in representatieve ruimten zijn voorhanden. We hebben samen met de organisatie nagedacht over hoe zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de secretariaten. De secretariaten hebben een centrale plek gekregen in de werkomgeving, direct op de begane grond, omdat zij het eerste aanspreekpunt zijn voor binnenkomend publiek. Ook hebben we een centrale pool van secretaresses gecreëerd, zodat de secretaresses op iedere afdeling ingezet konden worden en er zo uniformiteit binnen de organisatie gerealiseerd werd. Het bedrijfsrestaurant kreeg ook veel aandacht; door deze multifunctioneel in te richten kon deze ruimte niet alleen gebruikt worden voor lunch, maar ook om te vergaderen en te ontmoeten.
Het moderne werkgeverschap kwam tot uiting door een nieuwe manier van werken te introduceren. In plaats van vaste werkplekken met veel “hokjes” besloot VNG over te gaan op activity based werken. Teams kregen een “vlek” toegewezen, waar binnen zij flexibel een werkplek mochten kiezen. We hebben getracht de voordelen van het flexwerken (optimaal benutten van de ruimte, een clean desk policy, het stimuleren van interactie) te combineren met het voorkomen van nadelen (en dus bijvoorbeeld wel snelle bereikbaarheid te garanderen en eigen collega’s dichtbij te hebben).
Per team hebben we bepaald hoeveel werkplekken er nodig waren. Wij wisten op basis van ervaring dat een gemiddelde bezetting van 70% zou gaan werken (dus zeven werkplekken per tien medewerkers). Vervolgens hebben we in gesprekken met de verschillende afdelingen gezocht naar optimalisatie. Financiën kwam zo bijvoorbeeld uit op 9 werkplekken per 10 medewerkers, en andere afdelingen op 6 werkplekken. Samen met de teams hebben we in workshops de afspraak gemaakt om op die werkplekken geconcentreerd te werken; in stilte dus. Daaromheen hebben we ruimtes gecreëerd waar formeel en informeel overlegd kan worden. Ook creëerden we interactieruimtes en plekken waar kennis tussen verschillende afdelingen gedeeld kan worden.
In het werkomgevingsconcept is de aandacht sterk gericht op duurzaamheid. Dit betekent dat bijvoorbeeld toekomstige organisatieveranderingen voor een groot gedeelte opgevangen kunnen worden binnen het huidige concept. De afmetingen van de noodzakelijke gesloten ruimten zijn bijvoorbeeld dusdanig gekozen dat de functie van de verschillende ruimten in de toekomst kunnen veranderen zonder dat er verbouwingen noodzakelijk zijn. De ICT-infrastructuur is schaalbaar ingericht en er kan in principe op elke werkplek achter elke pc gewerkt worden. De vaste en mobiele telefonie zijn volledig geïntegreerd waardoor de bereikbaarheid sterk verbeterd is en er tevens een kostenreductie van het gebruik realiseerbaar is. Het digitaliseren van informatie is tevens in gang gezet en zal de komende jaren steeds meer gewoon gaan worden.
We hebben bij de VNG kortom een werkomgeving gecreëerd waarin gastvrijheid en modern werkgeverschap centraal staan. Een zone van werkplekken, een zone van ontmoeten en een zone van samenkomen met de klant zijn gerealiseerd.
John Waaijer - manager facilitair bedrijf: ``Ik heb heel wat nieuwe en vernieuwde kantoren gezien die als doel hadden het nieuwe werken zo goed mogelijk te ondersteunen. Voor mij is het resultaat dat we bij de VNG hebben behaald een van de beste.”
Hoe is het nu?
Inmiddels zijn we alweer tien jaar verder. Nog steeds maakt de VNG gebruik van het huidige pand. De bezettingsgraad is nog verder gedaald (aantal werkplekken per 10 medewerkers); er is dus ruimte vrijgekomen waar andere VNG gerelateerde bedrijven in zijn getrokken. Onze opdrachtgever John Waaijer is inmiddels werkzaam in gemeente Zoetermeer en kijkt nog steeds terug op een van zijn meest succesvolle projecten.