11 mei Twintig jaar wendbaarheid
Twintig jaar wendbaarheid; hoe wendbaar zijn organisaties in Nederland?
De huidige coronacrisis stelt de wendbaarheid van organisaties flink op de proef. Een virus dat opeens ons land bereikt en impact heeft op het leven van iedereen en op alle organisaties. Wij zien op verschillende niveaus mooie voorbeelden van organisaties die hun wendbaarheid laten zien in deze tijd:
- Op individueel niveau zien we verschillende mensen die een verpleegkundige- of zorgachtergrond hebben en zichzelf beschikbaar stellen om te helpen in de zorg. Of mensen die, doordat er een tekort is aan mondkapjes, besluiten om in hun vrije tijd thuis mondkapjes te gaan naaien. Deze mensen kijken wat er in hun omgeving gebeurt en of ze hier zelf invloed op uit kunnen oefenen door daarop in te spelen.
- Op team niveau zien we ook mooie voorbeelden van wendbaarheid. Bij een van onze klanten heeft het facilitaire team medewerkers voorzien van bureaustoelen, zodat mensen thuis de optimale werkplek kunnen creëren.
- Ook op organisatieniveau zien we mooie dingen ontstaan waar de wendbaarheid uit blijkt. Zo zijn er tentenbedrijven die minder werk hebben doordat alle evenementen zijn afgelast, maar die nu hebben bedacht om hun tenten aan ziekenhuizen te leveren. Veel ziekenhuizen (zoals het Jeroen Bosch Ziekenhuis) hebben hier gebruik van gemaakt. Of Van der Valk hotels die besluiten om delen van hun hotel beschikbaar te stellen voor patiënten van ziekenhuizen. Organisaties die iets zien gebeuren in hun omgeving en kijken hoe ze daarin mee kunnen bewegen.
Alle bovenstaande voorbeelden laten zien dat medewerkers, zzp-ers, teams en organisaties creatief omgaan met de huidige crisis en ook snel en adequaat reageren en stappen maken om dingen voor elkaar te krijgen. Je ziet als organisatie of team dat de behoefte van je klant verandert, of misschien zelfs wegvalt. Bij wendbare organisaties, teams en medewerkers zie je dat ze snel meebewegen met elke behoefte die er ontstaat in hun omgeving.
Onze visie op wendbaarheid
Bovenstaande zijn mooie voorbeelden van hoe je op meerdere niveaus wendbaar kunt zijn. Wij gunnen iedere organisatie om een wendbare organisatie te worden, zodat je op elk moment (crisis of niet) snel en adequaat in kunt spelen op dat wat er in je omgeving gebeurt. Dit houdt in dat je nooit meer hoeft te reorganiseren omdat je in balans bent met je omgeving.
Wij werken aan wendbaarheid op drie verschillende niveaus, waarbij we het team altijd centraal stellen omdat we uitgaan van de kracht van Team Based Working. Wanneer we gericht veranderen starten we met de beweging altijd in eenheden van ongeveer 10 personen. Door teams als startpunt te nemen en centraal te stellen krijg je beweging in je verandering en raak je daarmee ook de individuele medewerkers en uiteindelijk de organisatie. Samengevat: wendbaarheid op drie niveaus!
– Team
Wendbare teams zijn open teams die van buiten naar binnen werken. Teams werken vraaggericht en zijn bewust van en bewegen mee met dat wat er in hun omgeving gebeurt.
– Medewerkers
Binnen die open teams kun je alleen functioneren als je wendbare medewerkers hebt die verbonden zijn. Verbonden met hun team en met de organisatie. Dit houdt in dat ze eigen verantwoordelijkheid nemen en regelruimte hebben in het werk wat ze doen.
– Organisatie
De verbonden medewerkers in open teams samen zorgt voor een wendbare organisatie die doelgericht is. Dit houdt in dat ze focus en samenhang hebben. Je bepaalt als organisatie waar je aandacht aan geeft en waar je bewust geen aandacht aan geeft. Op een dusdanige manier dat de zaken die je doet altijd in samenhang met elkaar zijn.
Een wendbare organisatie (bestaande uit wendbare teams en medewerkers) hebben volgens PROVENPARTNERS 12 kenmerken. De 12 kenmerken hebben wij verdeeld over 6 organisatievariabelen (Strategie, Structuur, Personeel, Managementstijl, Systemen, Cultuur). Van al deze variabelen hebben wij een ruimtelijke variant (als voorbeeld bij strategie vernieuwing) en een sturingsvariant (als voorbeeld bij strategie stabiliteit) benoemd. Wij noemen dit de kracht van de paradox, waarin we uitgaan van het gedachtegoed van Sturing en Ruimte, waarbij er maximale sturing én maximale ruimte moet zijn. Door dit toe te passen in je organisatie word je pas echt wendbaar!
Niet geheel toevallig hebben wij een gevalideerde vragenlijst ontwikkeld die precies deze dingen meet. De wendbaarheid van organisaties op medewerker-, team- en organisatieniveau. En daarnaast de 6 organisatievariabelen verdeeld in de 12 kenmerken. Als wij starten bij een nieuwe klant is de uitkomst van deze vragenlijst ons vertrekpunt waar vanuit wij, samen met de klant, gericht gaan veranderen. Wij doen dit al twintig jaar in verschillende organisaties in diverse sectoren. Op basis van de uitkomsten van al deze vragenlijsten hebben wij een analyse gemaakt van de gemiddelde uitkomst (score) op wendbaarheid. Ook zo benieuwd?
Uitkomsten van 20 jaar wendbaarheid
Juist in de huidige crisis wordt de wendbaarheid van Nederlandse organisaties op de proef gesteld. Hoe wendbaar zijn organisaties nou echt? De belangrijkste uitkomsten op een rijtje!
Wendbare medewerkers kunnen niet samenwerken
Als we alle scans van de afgelopen twintig jaar naast elkaar leggen vallen er een paar dingen op: zo blijkt dat medewerkers op individueel niveau hun directe collega wendbaar vinden! Wendbaarheid bij individuen betekent dat rollen en taken voor medewerkers duidelijk zijn, medewerkers in staat zijn om hun gedrag aan te passen als situaties veranderen en dat er doelgericht wordt gewerkt waardoor er bijgestuurd kan worden. Als we echter naar het teamniveau kijken en vervolgens naar organisatieniveau, zien we steeds minder wendbaarheid.
Waar er binnen het team wel wendbaarheid is, is dit buiten het team niet het geval. Teamleden weten van elkaar wie waarvoor verantwoordelijk is, leren met elkaar van fouten en kunnen snel inspelen op veranderingen. Als het gaat om de samenwerking extern, met andere teams (niet alleen in crisissituaties), zien we duidelijk dat dit moeizamer verloopt. Dit komt omdat teams dan verbinding met anderen moeten maken. Teams met andere normen en waarden, andere werkwijze en met teams die anders omgaan met wendbaarheid. Optimaal met elkaar samenwerken blijkt dan lastig te zijn.
De structuur van de organisatie is daar een mooi voorbeeld van. Deze is vaak duidelijk en is er goed nagedacht over de inrichting van afdelingen en teams. In de praktijk blijkt echter dat organisatieonderdelen elkaar lastig kunnen vinden om samen te werken en daarmee niet op de hoogte van zijn van wat er organisatie breed gebeurd. Hierbij aansluitend is het dan helaas ook geen uitzondering dat de vraag van de klant niet (meer) centraal staat en teams niet van buiten (de vraag) naar binnen (het aanbod) werken.
Wij veronderstellen dat teams voornamelijk intern gericht zijn doordat het lastig is om verbinding te maken met andere teams, mede door onderlinge verschillen in cultuur zoals waarden en normen. De afgelopen jaren zagen wij geregeld teams die zich positief onderscheidden. Zij pakten eigenaarschap om de verbinding met andere teams te realiseren en het echte gesprek aan te gaan. Opvallend genoeg waren dit ook vaak de teams die de klant het meest centraal zetten: vanuit een drive konden deze teams de “barrière” makkelijker doorbreken. Deze teams zagen wij zelden hogerop klagen over “de ander”. Deze teams kortom, ervaarden een veel grotere cirkel van invloed dan teams die het lastig vonden om verbinding buiten het team te leggen.
Meer ruimte dan sturing
Op vijf van de zes variabelen (Strategie, Structuur, Personeel, Managementstijl, Systemen, Cultuur) scoort ruimte hoger dan sturing. Vanuit de paradox van Sturing en Ruimte streven wij de maximale variant van beide na. Wij verbinden deze uitkomst dan ook met de enorme hoeveelheid organisaties die aan de slag zijn gegaan om hun organisatie te veranderen in een zelfsturende organisatie. Oftewel teams zonder leidinggevende en soms ook organisaties zonder (duidelijk gecommuniceerde) visie.
Om wendbaar te kunnen zijn als organisatie is er, onzes inziens, echter ook sturing en sturingsinformatie nodig. Een organisatie heeft een visie en speerpunten nodig om focus aan te brengen en een organisatie heeft leiderschap nodig met duidelijke communicatie over de koers van de organisatie. Om wendbaar te kunnen zijn als team hebben we sturingsinformatie nodig om de eigen prestaties te kunnen monitoren en bij te sturen waar nodig (waarbij de klantvraag ALTIJD centraal staat). En juist hierop wordt ontzettend laag gescoord. Of wij geloven wij in zelfsturende organisaties? Nee. Wij geloven juist in zelforganiserende organisaties; daar waar teams binnen de kaders (en visie) vrij zijn om het werk in te vullen zoals zij, de professionals, denken dat het goed is.
En dan is er ook nog de rol van de leidinggevende/manager. Uit de resultaten blijkt dat deze voornamelijk een participatieve managementstijl hanteren waarin leren en ontwikkelen centraal staat. Super! Als we kijken naar hoe er gestuurd wordt, kan er nog wel wat verbeterd worden. Het lijkt erop, scherp gezegd, dat leidinggevende een participatieve stijl hanteren als een soort coach ter ondersteuning van de medewerkers. Wij geloven dat hieraan nog sturing moet worden toegevoegd om zo veel krachtiger te zijn. Sturing in de vorm van strategisch durven kiezen en hier duidelijk over communiceren. Al begint dit natuurlijk bij het bestuur van organisaties en is de taak aan leidinggevende om dit verder uit te dragen.
Conclusie?
In de huidige tijd staat het leren en ontwikkelen van talenten centraal. Uit de uitkomsten van de vragenlijst van de afgelopen twintig jaar, blijkt dat leidinggevende hier in mee gaan en medewerkers zelf wendbaar kunnen bewegen binnen teams en organisaties. Als het gaat om de samenwerking tussen teams loopt het echter moeizaam en juist hiervoor is sturing nodig. Hoe zet je de klant als organisatie en als team centraal, wat is de visie van de organisatie en wat zijn de kaders waarin medewerkers en teams kunnen bewegen? Creëer normen, waarden en gemeenschappelijk taal waardoor teams elkaar makkelijker kunnen vinden.
Hoe paradoxaal het ook klinkt, kaders creëren ruimte. En juist kaders zijn nodig in deze tijd waarin de wendbaarheid van teams en organisaties maximaal op de proef wordt gesteld.
Wat kan de quickscan voor jou betekenen?
Wil jij ook weten hoe jouw team en/of organisatie scoort op wendbaarheid? Laat het ons weten. Wij gaan graag in gesprek over hoe we bij jou de scan kunnen uitzetten. De gegevens zullen wij vervolgens analyseren en terugkoppelen. Dit doen wij geheel gratis! We hebben ruimte voor vijf analyses dus wees er snel bij!