17 jul Samen Sturen in de zorg
Samen Sturen in de zorg
Al jaren gaan steeds meer (zorg)organisaties over op zelfsturende teams. Die teams zijn verantwoordelijk voor het totale proces van zorg leveren en kunnen, waar nodig, terugvallen op teamcoaches. Veel organisaties hebben daarmee een vrije val gemaakt. Van een ‘traditioneel’, hiërarchisch aangestuurde organisatie naar een organisaties waar teams zelf aan het roer staan. Na het doorvoeren van deze verandering, zie je dat organisaties in een ‘rustperiode’ komen. En niet iedere organisatie is dan blij met het resultaat. De strategische kaders zijn niet helder, de organisatie is niet wendbaar, de teams werken onderling niet goed samen en de teamcoaches zijn niet goed uitgerust.
Van zelfsturen naar Samen Sturen
Wij helpen organisaties om het goede van zelfsturing te behouden en daar duidelijke kaders en richting aan toe te voegen. Wij noemen dat Samen Sturen. Samen Sturen geeft teams de ruimte om zelf te organiseren, en vergroot daarmee het geluk van de cliënt. Bovendien optimaliseert Samen Sturen het functioneren van de organisatie doordat er continu verbinding is tussen de organisatie, het team en de medewerker. Daarnaast draagt het bij aan het nemen van persoonlijk eigenaarschap bij de individuele medewerker. Op die manier is het veel eenvoudiger voor de zorgorganisatie om wendbaar te zijn in de snel veranderende omgeving. In dit artikel zoomen we graag in op onze praktijk. We vertellen over de verbinding die wij maken tussen organisatie, teams en medewerkers. We staan stil bij eigenaarschap in het team en vertellen heel graag meer over hoe wij zelf Samen Sturen.
Wil je lezen hoe we Samen Sturen bij Sevagram hebben toegepast? Lees dan hier onze casus!
Organisatie, teams en medewerkers verbinden
Samen Sturen bestaat uit organisatieontwikkeling, teamontwikkeling en medewerker ontwikkeling. Door continu deze drie niveaus met elkaar te verbinden en daarop te sturen staat de cliënt centraal. Er is ruimte om de cliënt op maat te helpen, van zorg naar geluk noemen wij dat. Precies dat bieden, wat de cliënt op dat moment vraagt; en dat kan elke dag anders zijn!
Medewerkers geven wij dus eigen verantwoordelijkheid en regelruimte; zij hebben mandaat nodig om op dat moment samen met de cliënt te kunnen bepalen wat goed is. Wij helpen medewerkers bij het ontwikkelen van persoonlijk leiderschap en helpen hen om persoonlijke doelen op te stellen. Teams helpen wij met saamhorigheid en vraaggericht zijn. Wij helpen teams bij het maken van, en sturen op teamplannen. Ook focussen wij op teamontwikkeling. Dit doen wij altijd aan de hand van een concreet onderwerp zoals kwaliteit, roostering, logistiek, veiligheid, productie of relatiemanagement. Zo helpen we teams om elke dag een beetje meer te groeien.
De organisatie helpen wij met het aanbrengen van een strategisch kader. Een kader met focus en samenhang. Niet alles tegelijk, maar juist gericht op dát wat hen onderscheidt van de rest. Tot slot helpen wij leidinggevenden om binnen dit gehele speelveld te acteren. We helpen hen de strategie te vertalen naar de operatie en andersom. Sturing en kaders te geven waar gewenst, en juist ruimte en vrijheid te bieden waar mogelijk.
Dit alles kan je alleen maar bereiken als de organisatie wendbaar is. De complexe omgeving vraagt en verandert veel en daar moet de organisatie continu op in blijven spelen. Alleen dan kan je de continuïteit van de zorg voor, en dus het geluk van de cliënt bewerkstelligen.
Zo helpen we alle neuzen dezelfde kant op!
Een zorgorganisatie in het zuiden van het land heeft vier prachtige speerpunten. Vier doelen waar de organisatie de komende jaren op wil sturen. De speerpunten zijn zowel extern als intern gericht, zetten de cliënt centraal en geven de medewerkers eigen regie. Wat bleek echter, deze speerpunten waren op de werkvloer helemaal niet bekend! Wij leggen dan continu de verbinding. Enerzijds helpen we het managementteam bij het verder concretiseren van de doelen. We zorgen ervoor dat de doelen meetbaar worden én dat de samenhang tussen de doelen is geconcretiseerd. Ondertussen geven we de medewerkers in de teamsessie de ruimte om de speerpunten naar hun eigen inzicht in te vullen. “Wat betekent het speerpunt voor jullie, hoe kunnen jullie dit jaar als team een bijdrage leveren aan het speerpunt?” Deze aanpak geeft het team meer regie én meer gevoel bij de organisatiedoelstellingen. Ondertussen gebruiken we de uitkomsten van het teams bij onze gesprekken met het management. Dit helpt hen weer om de speerpunten te concretiseren. Natuurlijk functioneren wij niet enkel als boodschapper, wij willen juist de bruggenbouwer te zijn. Dat doen wij door bijvoorbeeld een aantal medewerkers uit te nodigen om samen met het managementteam na te denken over de doelen voor 2019; hoe kunnen we er in 2019 voor zorgen dat de vier speerpunten nog meer gaan leven? Echt Samen Sturen dus!
Eigen regie
Een van de pijlers van Samen Sturen is werken aan een organisatie met verbonden medewerkers met eigen verantwoordelijkheid en regelruimte. Dit vatten wij samen in de term eigenaarschap. Door eigenaarschap te creëren wordt een medewerker of een team zelf verantwoordelijk voor de beslissingen die het maakt. Wij geloven dat dat cruciaal is om verandering te bewerkstelligen. Wie anders dan de professional zelf kan immers aangeven waar hij/zij op dat moment behoefte aan heeft?
Deze opvatting gaat voor ons ver: zo vragen wij expliciet na iedere teamsessie of een team door wil met Samen Sturen. Ja en nee, beide is goed, als het hele team er maar achter staat. Bovendien willen wij iedere sessie voorbereiden met een (aantal) afgevaardigde(n) van het team. Zo wordt het proces van hen, in plaats van van ons. En zo wil het dat iedere sessie die wij geven anders is; ieder team is immers uniek!
Bijzonder is dat er veel paralellen zijn tussen onze manier van werken en dat van de zorgprofessionals. Ook in de zorg leggen we steeds meer regie bij de cliënt: in plaats van zorgen voor, zorgen met. De cliënt en de zorgprofessional samen aan het roer!
Samenwerken met een ontwikkelteam
Het mooie aan dit programma is, is dat wij zelf ook Samen Sturen. Bij iedere organisatie richten wij een ‘ontwikkelteam’ op. Het ontwikkelteam bestaat uit een aantal sherpa’s van Proven Partners én interne medewerkers van de zorgorganisatie, vaak, maar zeker niet altijd met een HR-achtergrond. Door de interne medewerkers op te leiden als sherpa zorgen wij ervoor dat Samen Sturen niet een project is van een aantal maanden. De interne sherpa’s zorgen ervoor dat Samen Sturen geborgd wordt in de organisatie. Wij helpen de interne medewerkers bij het ontwikkelen van kennis, competenties en talenten, zodat wij daarna een stapje terug kunnen doen. Fade in, fade out dus.
Een kijkje in de keuken
Annemarie van den Broek, HR-adviseur bij ORO vertelt wat een rol in het ontwikkelteam voor haar betekent: “Wil je echt structureel sturen op eigen regie in de teams dan kun je niet anders dan actief op alle niveaus in de organisatie aan de slag. De samenwerking met Proven Partners helpt om anders en objectief te kijken en het juiste toe te voegen waar dat het meeste nodig is. En dat kan bij ieder team wat anders zijn. Mooi om te zien is, dat dit telkens ook echt wat oplevert. Door concrete gespreksstof raken we vaak de onderwerpen waar het echt om gaat. De teams bepalen zelf waar ze verder mee willen en hoe ze wat willen doen en wij begeleiden hen op deze reis. Hierdoor voel je energie groeien en zie je mooie dingen ontstaan.
Het train de trainer principe wat Proven Partners hanteert is een intensief en leerzaam traject. Door gebruik te kunnen maken van de brede expertise van Proven Partners leer je snel. Het helpt je om nog meer te doen waar het meest je kwaliteiten liggen en om juist daarop door te ontwikkelen. Wat mooi is, is dat de samenwerking vanaf dag één als een team voelde, wat gaandeweg alleen maar versterkt. Door open, eerlijke feedback en vertrouwen groeien we met elkaar. Als HR-adviseur en lid van het ontwikkelteam voel ik elke dag de meerwaarde om in samenwerking met Proven Partners nog meer bij te kunnen dragen aan de organisatie. Niet alleen als lid van het ontwikkelteam, maar ook in mijn rol als HR Adviseur.”
Ontwikkelprogramma
Het train de trainer principe waar Annemarie naar refereert bestaat uit drie onderdelen. In de eerste maanden lopen de interne medewerkers met ons mee. Ze observeren hoe wij teams coachen, hoe wij met individuele medewerkers in gesprek gaan en hoe wij verbinding leggen. Langzamerhand pakken zij steeds meer een rol in de sessie en leren zij dus on the job. Na een half jaar starten wij met ons ontwikkelprogramma. Het ontwikkelprogramma bestaat uit 10 modules van 2 uur waarin wij interactieve ‘colleges’ geven. Na het volgen van dit programma doen alle ontwikkelteamleden een ‘proeve van bekwaamheid’. Eenmaal geslaagd volgt de keuze: in welke rol wil iedereen verder? Is dat als generalistische sherpa, of willen ze zich specifiek focussen op bijvoorbeeld teamcoach of organisatieadviseur? Op deze manier zorgen wij ervoor dat Samen Sturen niet een programma is wat Proven Partners komt draaien, nee, we borgen het als een traject binnen iedere organisatie. Benieuwd naar het ontwikkelprogramma, bekijk dan onderstaande infographic of neem contact op met Judith!
