18 feb Ruimte in de zorg
Ruimte in de Zorg
In driekwart van alle teams die wij ondersteunen, in het teamontwikkelingsproces als sherpa, staan problemen met de roostering centraal. Waarbij het verschilt of het gaat om roosterwensen zoals vaste vrije dagen of het überhaupt rond kunnen krijgen van een basisrooster. De oplossing is niet eenduidig en per situatie verschillend. Wij zijn ervan overtuigd dat het te maken heeft met Sturing en Ruimte. Middels twee interviews laten wij je zien dat beide even belangrijk zijn. In dit artikel lees je het interview over Ruimte. Klik hier om meer te weten te komen over Sturing.
Leo van de Vorst
over Ruimte
Voor dit interview heb ik gesproken met Leo van de Vorst. Hij is ruim 25 jaar actief als adviseur en is graag betrokken bij complexe veranderingen. Als sherpa is hij actief in de zorg waar hij teamsessies begeleid op alle niveaus. Aan hem heb ik gevraagd hoe hij denkt over het geven van ruimte in de huidige tijd met arbeidsproblematiek.
Wat kan ruimte toevoegen aan de situatie waarin veel teams in de zorg zich nu in bevinden?
Het woord eigenaarschap. Laat het team beseffen dat zij voor 50% eigenaar zijn van het probleem. De cirkel van invloed is namelijk veel groter dan gedacht. De oplossing wordt nu regelmatig ergens anders neergelegd. Door het team de ruimte te geven om voor 50% eigenaar te worden van het probleem, kader je het probleem in en laat je het team zelf op het speelbord. Als ze dat voelen en dat eigenaarschap pakken, dan kunnen ze zelf ook de oplossingen kiezen.
Een mooi voorbeeld hiervan is een team waarbij roostering een probleem vormde. Het team was niet tevreden met de manier waarop het rooster werd gemaakt en is zelf gaan roosteren. Een medewerker die op dat moment aan het re-integreren was, heeft dit opgepakt. Op deze manier sloeg men twee vliegen in één klap.
Een ander voorbeeld is een teamsessie die op een middag om 15:00 plaatsvond. Tijdens de sessie besefte een medewerker dat hij de enige was die een kopje koffie had gedronken met de nieuwe stagiaire die die dag was begonnen. Dit leidde tot het besef dat als het team bij instroom gastvrij is, het in hun eigen voordeel is. Het zit in kleine dingetjes.
Lost gastvrij zijn dan het personeelstekort op en leidt het tot nieuwe instroom? Wel, nee. Leidt het tot eigenaarschap? Absoluut ja, en dat is precies wat ruimte toe kan voegen aan veel teams in de zorg. Sturen op eigenaarschap is eigenlijk ook nooit nodig. In een team zitten altijd medewerkers die het initiatief pakken en als je deze mensen stimuleert, trekken zij iedereen mee.
Kan er ook sprake zijn van te veel ruimte? Nee, het kan wel zo zijn dat er te weinig sturing is. Ik ben in een situatie geweest waarbij een team een groot personeelstekort had en de werkdruk hoog lag. In dit team was er weinig sturing en die hebben wij proberen toe te voegen door proefballonnetjes met mogelijke oplossingen voor te dragen. Alles wat wij aandroegen was echter niet goed en als wij dit patroon naar het team spiegelde kwamen we alsnog niet verder. Als het ‘laten inzien dat de cirkel van invloed groter is dan gedacht wordt’ niet werkt en alle proefballonnetjes met oplossingen worden doorgeprikt, kun je vanuit ruimte niets meer.
Wat we wel hebben gedaan? Sturing toevoegen. Er is een plan gemaakt voor verbetering met daarin duidelijke afspraken waar keihard op gestuurd is. En ondanks de arbeidsproblematiek lag de focus op een goed en stabiel team. Alleen ruimte is dus niet genoeg, maar zo is alleen sturing dat ook niet.
Als laatste nog 2 tips voor leidinggevende/managers:
#1 Toverwoord: samen. Neem elkaar mee in alle overwegingen. Speel geen mooi weer als manager en ga er als medewerkers niet vanuit dat de manager altijd de oplossing heeft. Deel verwachtingen met elkaar.
#2 Waardeer wat er is en voeg toe. Bedank elkaar voor datgene wat iemand al doet. Bespreek vanuit daar dat jij denkt dat er meer of iets anders nodig is.