Bereid je voor op de tijd na deze coronacrisis!

Na 8 weken is het eindelijk zo ver. De scholen mogen volgende week weer open en de reguliere zorg komt weer opgang (NOS, 2020). Het lijkt erop dat we nu langzaamaan steeds meer mogen, al is het op 1,5 meter afstand. Een tijd waar iedereen, en zeker de medewerkers in de zorg, naar uitgekeken hebben. Juist nu wordt er ook gevreesd voor emotionele overbelasting voor zorgmedewerkers (Volkskrant, 2020). Want het ‘gewone’ leven gaat direct verder en de werkdruk was al hoog. Geen extra rust, vakantie of tijd om stil te staan bij wat er is gebeurd. Wij denken dat het juist nu tijdens het kantelpunt cruciaal is voor teams in de zorg om de balans op te maken en met elkaar het ‘echte’ gesprek aan te gaan. Hoe? Dat vertellen we in dit artikel.

Wees voorbereid

Enerzijds blijk uit onderzoek (ARQ Kenniscentrum Impact, 2020) dat het merendeel van de mensen uit zichzelf hersteld van een ingrijpende situatie. We beheersen verschillende manieren om met emoties om te gaan in diverse situaties. Naarmate de stress toeneemt, hebben we vaak nog maar één reactie waar we in kunnen doorschieten. Zoals medewerkers in de zorg nu alleen nog maar zorgen voor cliënten. Anderzijds wordt er verwacht dat stress steeds opnieuw terugkomt (Volkskrant, 2020). De hersteltijd van medewerkers is namelijk (te) kort. Medewerkers kunnen te maken krijgen met structurele overbelasting en op termijn zelfs met PTSS (Post Traumatische Stress Stoornis).

Uit onderzoek is ook gebleken dat rouwverwerking vooral een individueel proces is. Iedereen verwerkt overbelasting namelijk op een andere manier en op eigen tempo. Hoe gaat dit samen met teamontwikkeling? Wij denken dat het van belang is om met het team te kijken naar waar iedereen staat. Wat heeft iedereen meegemaakt en wat heeft het team nodig om weer vooruit te kunnen? In de praktijk zien wij regelmatig dat emoties en gevoelens pas besproken worden als medewerkers uit het proces stappen en de tijd krijgen om te evalueren hoe het gaat. Pas dan vindt het ‘echte’ gesprek plaats. Het kan nu natuurlijk voorkomen dat er individuen in het team zitten die nog niet verder kunnen en hulp nodig hebben bij het verwerken. Het is belangrijk om hierbij stil te staan met het team en deze individuen door te verwijzen naar professionele hulp, zoals individuele rouwverwerking.

Een team wat al jaren goed samenwerkt kan door de crisis ook opgeschud worden. Vaak zie je dat patronen worden uitvergroot zowel positief als negatief. Sommige teams worden hecht en groeien naar elkaar toe. Anderen vallen terug in oud gedrag en patronen, vaak doordat er in crisistijden snel is gehandeld. Er is meer en langer gewerkt zonder dat medewerkers even uit het proces zijn gestapt om te reflecteren. Wat natuurlijk heel normaal is in tijden van crisis. Het is wel van belang om op dit moment weer de focus op het team te leggen. Zo’n heftige tijd verwerk je namelijk door met elkaar te delen wat er is gebeurd en individuele behoefte uit te wisselen. Het team gaat eigenlijk terug naar de basis om vanuit daar weer te kunnen gaan groeien!

Hoe houd je dan zo’n teamsessie en zorg je dat emoties worden gedeeld en het échte gesprek wordt gevoerd? Hierbij enkele tips:

1. Wij raden aan om gebruik te maken van een gespreksleider die buiten het team staat. Dit kan een teamcoach of psycholoog zijn (intern of extern) die ervaring heeft met het begeleiden van gesprekken binnen teams.
2. Geef iedereen de ruimte om zijn of haar verhaal te doen en spreek hierbij spelregels af. Luister, vat samen, vraag door, vul niet in voor een ander, laat een ander uitpraten en oordeel niet.
3. Het is belangrijk om oog voor het individu te hebben en tegelijkertijd het team verder te helpen om vooruit te kunnen. Als er individuen zijn die dit niet kunnen, verwijs deze dan door voor individuele rouwverwerking.
4. Sluit de sessie af met iets positiefs en concreets. Laat iedereen bijvoorbeeld een actie bepalen die bijdraagt aan rustmomenten/ontspanning binnen het team.
5. Meer tips of begeleiding nodig? Bel ons gerust!

Wat kan je als leidinggevende doen?

Bovenstaande laat zien dat je als leidinggevende van een team voor lastige en wellicht onbekende situaties kunt komen te staan. Er zijn een aantal dingen die je als leidinggevende kunt doen voor je medewerkers en je team(s).

• Informatievoorziening

Het is belangrijk om je medewerkers op een juiste manier te voorzien van informatie. Spreek verwachtingen uit die je hebt van je medewerkers, maar daarnaast ook wat ze van jou kunnen verwachten. Zo kom je minder snel voor verrassingen te staan en houd je zo helder mogelijk wat er speelt.
Zorg hierbij dat er ook genoeg contactmomenten zijn om die informatie en verwachtingen naar elkaar uit te spreken. Zeker in deze coronacrisis waar (nieuwe) informatie en eventuele maatregelen die daaraan vasthangen snel kunnen veranderen is het belangrijk om je medewerkers daar tijdig mee te nemen en op de hoogte te brengen wat dit voor hen betekent.

• Geef aandacht aan je medewerkers

Een hoge werkdruk kan er misschien voor zorgen dat er vooral aandacht gaat naar het primaire zorgproces, maar juist in deze hectische tijden is het belangrijk om extra aandacht te geven aan je medewerkers. Vraag wat er speelt, welke behoeftes je team heeft en waar ze tegenaan lopen.

• Aanvullende ondersteuning

Door genoeg aandacht te besteden aan je medewerkers kun je tijdig signaleren als medewerkers aanvullende ondersteuning nodig hebben. Besef dat je als leidinggevende ook niet alle problemen voor je eigen medewerkers op kunt lossen en dat soms een psycholoog, coach of arts de juiste hulp kan bieden. Zorg dat je hier de juiste verwijzingen voor hebt en bespreek transparant met je team dat die aanvullende ondersteuning beschikbaar is.

• Toon je eigen emoties

Deze coronacrisis doet ook wat met jou als leidinggevende. Emoties en gevoelens mag ook jij met je medewerkers delen. Je eigen kwetsbaarheid tonen zorgt ervoor dat je die kwetsbaarheid ook terugkrijgt en een open gesprek (het échte gesprek) met elkaar kunt voeren.

• Structuur en ritme

Daarnaast helpt het mensen om ‘gewoon’ structuur en ritme te hebben in deze dagen. Dat kan een houvast voor ze zijn. Daarbij is een goede werk-privé balans cruciaal. Juist in tijden waar de werkdruk hoog is, is het belangrijk om voldoende ontspanning te nemen. Als leidinggevende is het goed om dit scherp in de gaten te blijven houden en op (bij) te sturen.

Bronnen

• IASC Reference Group on Mental Health and Psychosocial Support in Emergency Settings. “Briefing note on addressing mental health and psychosocial aspects of COVID-19 OutbreakVersion 1.0”. February 2020.
• International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies. “Mental Health and Psychosocial Support for Staff, Volunteers and Communities in an Outbreak of Novel Coronavirus”, version 2020.
• International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies, Unicef & WHO.“Social Stigma associated with COVID-19: A guide to preventing and addressing social stigma”. Updated 24 February.