Resultaatgericht verbinden bij Portbase

Resultaatgericht Verbinden bij Portbase

Portbase, gevestigd in Rotterdam en een cruciale speler in de Nederlandse havens, maakt met ruim 100 medewerkers IT-oplossingen voor de logistieke sector. Het bedrijf is georganiseerd op het raakvlak van logistiek en ICT compleet met de bijbehorende culturen. Portbase ging verhuizen en vroeg ons daarbij te helpen. Van een oud gebouw in Pernis verhuisde ze naar een compleet nieuw te realiseren werkomgeving in centrum Rotterdam. PROVENPARTNERS begeleidde Portbase bij het ontwerpen van en verhuizen naar de nieuwe werkomgeving.

Portbase zag goed in dat deze verhuizing een gouden kans was om ook hun eigen organisatie scherper in te richten. Zij wilden naast een nieuwe werkomgeving ook direct een nieuwe manier van organiseren. De directie gaf bijvoorbeeld aan operationeel een stap terug te willen doen en te focussen op strategie. De verantwoordelijkheid voor operationele zaken kwam hierdoor bij het team van vijf afdelingshoofden te liggen, het primair procesmanagement team (PPMT). Na het werkomgevingstraject werden wij gevraagd om te begeleiden bij de nieuwe organisatieontwikkeling en om de processen te optimaliseren. Daarnaast kregen wij de vraag directie en management te begeleiden bij hun doorontwikkeling: management development.

Van werkomgeving via procesoptimalisatie naar management development. Een reis van ontwikkeling door alle lagen van de organisaties heen – een volledig integrale aanpak. Om te zorgen dat dit geen losse elementen bleven, hebben we de trajecten samengebundeld in het programma Resultaatgericht Verbinden.

Het opdrachtteam

Leo van de Vorst
Judith Werkhoven sherpa

Onze successen

Wendbare werkomgeving

Primaire processen geoptimaliseerd

Eigenaarschap in de teams

Verhoging van executiekracht

Aanpak

Het gehele traject bij Portbase heeft ongeveer anderhalf jaar geduurd en begon met het realiseren van en verhuizen naar de nieuwe werkomgeving maar breidde zich gaandeweg uit naar integrale organisatieontwikkeling. Om te zorgen dat alles goed verliep, hebben we -paradoxaal- alles tegelijk aangepakt. Dit klinkt als een valkuil, maar is juist een kans. In ons programma Resultaatgericht Verbinden bundelden we alle elementen van de organisatieontwikkeling samen en creëerden we focus en samenhang. Door alles tegelijk aan te pakken en continu de samenhang te benadrukken kan je als organisatie de volgende stap in je ontwikkeling maken.

Wendbare werkomgeving

Zoals gezegd, het begon met het realiseren van de nieuwe wendbare werkomgeving. Dit hebben wij begeleid middels onze vijf stappen. Uiteindelijk is hier een prachtige werkomgeving uit voortgekomen in het hartje van Rotterdam die helemaal het DNA van de organisatie uitstraalt. Als afronding van de laatste stap heeft een 1-meting als evaluatie van de nieuwe werkomgeving plaatsgevonden.

Doorontwikkeling organisatie: Resultaatgericht verbinden

Na de verhuizing werden we gevraagd om de organisatie door te ontwikkelen. Dit deden wij middels ons programma Resultaatgericht Verbinden. Het doel van dit programma was om de executiekracht te vergroten en te verbinden. Het programma bestond uit drie sporen: teamontwikkeling, PPMT en management development. De laatste twee lichten we toe.

PPMT

Bij Portbase kwam de verantwoordelijkheid voor operationele zaken te liggen bij de vijf managers, deze vormden samen het PPMT. Als sherpa hebben wij het PPMT begeleid in hun reis via 3 sporen:

  1. Optimalisatie eigen proces
  2. Samenhang creëren in het primaire proces
  3. Duidelijkheid scheppen in de randvoorwaarden

 

Het begeleiden van het PPMT voltrok zich in vier fasen, met als uiteindelijk doel dat eigenaarschap bij de managers kwam te liggen en dat wij als sherpa’s op afstand monitoren. De vier fases waren:

  1. Definiëren (continu co-creatie)
  2. Opbouwen (deelnemen door managers, ontzorgen door sherpa’s)
  3. Faciliteren (uitvoering door managers, feedback door sherpa’s)
  4. Sherpa verzekering (uitvoering door managers, sherpa’s monitoren op afstand)

 

Via tweewekelijkse overleggen en vele sparsessies tussendoor zijn de drie sporen tegelijk aangepakt en is de executiekracht vergroot. Het gehele traject duurde ongeveer zes maanden, daarna hielde de sherpa’s op afstand de situatie in de gaten, oftewel de reisverzekering van Proven Partners.

Management Development

Daarnaast werden we gevraagd om ook de doorontwikkeling van de managers te begeleiden. Deze management development (MD) hebben we aangepakt door middel van vier sessies, elk kwartaal een sessie. Deze sessies stonden in verbinding met eerdere trajecten, zoals een intern programma genaamd Relinked, de workshops over Houding en Gedrag in de werkomgeving en een traject over sturen op output.

In deze vier sessies hebben we verschillende zaken behandeld met als rode draad het thema executiekracht. We zijn samen gaan definiëren wat executiekracht is voor Portbase, wat oorzaken waren voor het missen aan executiekracht en hoe we dit konden verbeteren.

Dit hebben we als sherpa’s aangepakt met verschillende middelen, zoals een masterclass Sturing en Ruimte, het maken van een doelenboom, het leggen van kernkwadranten, omdenken, meervoudig kijken, het bepalen van defensiestrategie et cetera.

Zo hebben we samen antwoord gekregen op de probleemanalyse “Wat moet er in onze manier van organiseren veranderen om meer executiekracht te hebben?” Bovendien hebben de vier MD-sessies geleid tot een sociaal contract waarin de bijdragen en afspraken van en tussen de managers staan vastgelegd.

Resultaat

Gedurende dit gehele traject van anderhalf jaar hebben we vele mooie resultaten geboekt! Allereerst natuurlijk de fantastisch nieuwe wendbare werkomgeving in hartje Rotterdam. Uit de evaluatie, middels onze quick-scan, is gebleken dat de medewerkers erg blij zijn met deze wendbare werkomgeving en dat deze beter past bij hun activiteiten. Daarnaast heeft het programma Resultaatgericht Verbinden geleid tot onder andere de volgende successen:

  • Teams werken transparanter en wendbaar samen
  • De primaire processen zijn geoptimaliseerd en staan meer in verbinding met elkaar
  • Het management is qua eenduidigheid in stijl naar elkaar toe gegroeid; randvoorwaarden zijn duidelijker voor iedereen
  • Er is meer eigenaarschap aanwezig bij de teams
  • Management heeft zich doorontwikkeld en meer gericht op het verhogen van de executiekracht en verbinding maken met elkaar en de organisatie
  • Management heeft een sociaal contract opgesteld om dit te bewerkstelligen

Hoe is het nu?

Wij hebben ons als sherpa teruggetrokken en Portbase maakt nu de volgende stappen zelf. De wendbare werkomgeving is nog volledig intact en er hebben al meerdere interne verhuizingen plaatsgevonden. Tenslotte hebben management en PPMT goede stappen gezet in resultaatgericht verbinden. De primaire processen, zoals opgesteld, lopen nog steeds hetzelfde en ook het sociaal contract is nog steeds geldend. Via portfoliomanagement – het beheren van het totaal aan systemen en projecten – kunnen ze op een wendbare manier sturen op de strategische doelstellingen. Hiermee worden de vervolgstappen gemaakt.

Share and Enjoy !

0Shares
0 0