Plan-do-check-act

Plan, Do…, wat kwam daarna ook alweer?

Nu menig bedrijfsterrein onder een bruinoranje bladerendek bezaaid raakt, zijn veel organisaties aan het nadenken over de strategische koers voor het nieuwe jaar. Scenario’s, SWOT analyses en andere strategische documenten zijn de voeding voor inspiratiesessies op verschillende niveaus. In de komende weken en maanden resulteert dit in begrotingen, kaderbrieven en speerpunten voor 2019. Vanuit PROVENPARTNERS vinden wij het belangrijk om vooruit te kijken en de “P” van de Plan-Do-Check-Act-cyclus uitvoerig uit te voeren. Echter vanuit onze adviespraktijk merken we dat het bij veel organisaties daar blijft hangen. Veel organisaties maken plannen en een deel daarvan gaat de plannen daadwerkelijk uitvoeren. Een vraag die (helaas) vaak overgeslagen wordt is: “Hoe is het afgelopen jaar verlopen en wat hebben we ervan geleerd?”. De checkfase blijft hiermee onderbelicht terwijl dit een voorwaarde is om als organisatie, team en individu te kunnen groeien. Onze insteek is om meer organisaties in de check-modus te krijgen zodat ook zij de vruchten kunnen plukken van wat men een lerende organisatie noemt.

Meerdere cycli naast elkaar

PROVENPARTNERS ziet PDCA als een proces waarvan er meerdere tegelijk kunnen plaatsvinden (zie onderstaande afbeelding). Veelal vinden er twee PDCA-cycli tegelijk plaats. De organisatie is aan het einde van het jaar aan het evalueren in welke mate afgesproken resultaten in dat jaar behaald zijn en waarom er verschillen zitten tussen de geplande en werkelijke resultaten. Anderzijds vormen deze bevindingen input voor de planvorming van volgend jaar. Deze leerlessen kunnen namelijk gebruikt worden om plannen efficiënter en effectiever uit te voeren. Bijvoorbeeld: bij één van onze klanten in de zorgsector zagen we dat sommige speerpunten niet gehaald zijn omdat men er te weinig tijd in gestoken had. Een nadere analyse aan de hand van een Doel-Inspanningen-Netwerk liet zien dat een ander speerpunt alle aandacht opgeslokt had. Een duidelijke oorzaak dus voor het niet behalen van de gewenste resultaten én een extra aandachtspunt voor volgend jaar.

plan-do-check-act

Sturen op meerdere niveaus

PDCA zien we als een integraal proces dat zich op meerdere niveaus tegelijk in de organisatie afspeelt, namelijk op organisatie, team- (of afdeling-) en individueel niveau. Onderstaande afbeelding laat zien hoe dit er voor de plan-fase uitziet.

planfasePlan

In de plan-fase wordt veelal begonnen met het opstellen van de kaders of speerpunten voor het nieuwe jaar (stap 1 in bovenstaande afbeelding). Vanuit de principes van Sturing en Ruimte adviseren we organisaties om dit met een diverse delegatie vanuit de hele organisatie op te stellen. Des te makkelijker wordt de vertaalslag naar de teams of afdelingen gemaakt en worden de plannen breed gedragen. Dit leidt tot een aantal speerpunten die de input zijn voor de organisatie prestatieafspraken (OPA) voor het volgende jaar. Teams pakken deze kaders vervolgens op en werken deze uit in de team prestatieafspraken (TPA), in veel organisaties ook wel het teamjaarplan genoemd (stap 2). De teamspeerpunten hebben een sterke verbinding met de organisatiespeerpunten, maar zijn afgestemd op de context en inhoud van het team. Tot slot worden de teamspeerpunten vertaald op medewerkersniveau (stap 3). Dit leidt tot kaders voor de persoonlijke prestatieafspraken (PPA). Dit plan bevat een directe verbinding met de teamspeerpunten en heeft daarnaast een persoonlijk karakter, namelijk wat een medewerker zelf wil bereiken. De kaders zijn hiermee op alle niveaus bekend, wat ruimte geeft om op persoonlijk, team en organisatieniveau de plannen in te gaan vullen (stap 4 tot en met 6). Deze plannen worden afgestemd op de kaders zodat acties en geplande resultaten op één lijn zitten.

Do

Medewerkers gaan aan de slag met hun persoonlijk plan om zowel persoonlijke als teamspeerpunten te bereiken. De optelsom van alle acties van medewerkers binnen één team resulteert in de uitvoering op teamniveau. Tot slot is de som van alle team-uitvoeringen de “do” op organisatieniveau. Er wordt dus op drie niveaus gewerkt aan de uitvoering van de plannen, waarbij er een direct link is tussen individu, team en organisatie.

Check

De derde stap, de check-fase, is zoals eerder aangegeven een belangrijke schakel in de PDCA cyclus. Op meerdere momenten in het jaar wordt gemonitord in welke mate de geplande speerpunten gerealiseerd (gaan) worden. Dit wordt op drie niveaus gecheckt. Aan medewerkers wordt gevraagd of de afspraken die ze beschreven hebben in hun persoonlijk plan gerealiseerd zijn[1]. Veelal volgt bij de evaluatie aan het eind van het jaar een gesprek met een manager als opmaat voor de planvorming van volgend jaar. Een mooi moment om “check” en “plan” in elkaar over te laten gaan. Dit heeft namelijk meerdere voordelen. De medewerker wordt bewust van het belang van sturen op zijn of haar eigen resultaten. Daarnaast krijgt de medewerker inzicht hoe hij of zij de kans om persoonlijke resultaten te behalen kan vergroten. Dit is een grote winst voor individu, team én organisatie. Eén niveau hoger wordt aan het team gevraagd om de resultaten te checken. Dit vraagt veelal om een gezamenlijke sessie van het team om harde en zachte resultaten te wegen en betekenis te geven. Ondersteuning vanuit management of stafafdelingen kan hierbij wenselijk zijn[2]. Tot slot gebruikt het management alle input om op organisatieniveau te evalueren. Zoals eerder aangegeven kan het betrekken van een brede delegatie van medewerkers vele voordelen opleveren. Het inbrengen van bijvoorbeeld praktijkervaringen kan de check van de organisatieresultaten meer kwaliteit geven. Op deze manier wordt ook makkelijker een verbinding gemaakt tussen de verschillende niveaus (medewerker-team-organisatie).

Act

Tot slot leidt de evaluatie van de plannen veelal tot acties. Halverwege het jaar zijn dit bijvoorbeeld inspanningen om alsnog de resultaten te behalen. Aan het einde van het jaar loopt de “act” direct door in het plan voor het volgende jaar. Zowel de activiteiten die zijn blijven liggen als de leerlessen van afgelopen jaar vormen de basis hiervoor.

PDCA nieuwe stijl

Samenvattend leidt het sturen op meerdere niveaus en het samen laten lopen van meerdere cycli tot ontwikkeling van medewerkers, teams en de organisatie als geheel. PDCA is niet langer een papierentijger met een sterk dwingend topdown karakter, maar biedt ruimte aan vernieuwing, ontwikkeling en verantwoordelijkheid op alle niveaus. Onze ervaring is dat medewerkers PDCA nieuwe stijl als “eye-opener” zien en een handige tool vinden om te sturen op individuele, team- en organisatieresultaten. De cirkel is naar onze mening op deze manier helemaal rond.

[1] PROVENPARTNERS maakt gebruik van eenvoudig in te vullen formats waarmee medewerkers in een korte tijd hun prestaties kunnen analyseren om zo te groeien in hun ontwikkeling.

[2] Sommige organisaties hebben in teams aandachtsfunctionarissen of portefeuillehouders benoemd. Dit zijn medewerkers die binnen een team de ambassadeur/aanjager zijn van een bepaald thema, zoals productie, kennis, kwaliteit, relatiebeheer en teamorganisatie. Deze medewerkers zouden de check kunnen voorbereiden voor het team in samenwerking met staf en/of management, bijvoorbeeld door stuurinformatie te presenteren.