Onze ervaringen in tijden van crisis

dimitri-karastelev-1Y-hk45tyMs-unsplash

Tijden van crisis

De coronacrisis heeft ons allen weer eens laten zien hoe onvoorspelbaar de sociaaleconomische context van organisaties is. In een paar weken tijd werkten we zoveel mogelijk thuis, waren er geen files meer en werd er in veel organisaties gekeken hoe medewerkers het beste gefaciliteerd konden worden vanuit huis. Dit benadrukt hoe belangrijk wendbaarheid is en om als organisatie mee te kunnen bewegen met deze ontwikkelingen. Wij denken dat het juist nu “het” onderwerp van gesprek is om op afstand toch verbondenheid te creëren. Verbondenheid binnen teams en samenwerking over teams en afdelingen heen om transparantie en wendbaarheid organisatie breed te stimuleren.

De digitale werkomgeving tijdens crisis

Een digitale werkomgeving, zoals Microsoft Office 365 en Google, zijn online tools die samenwerking faciliteren en waarmee je kunt videobellen, de agenda van jezelf en collega’s kunt inzien en kan samenwerken in documenten. De basis die nodig is om in deze crisis vanuit huis het werk op te kunnen pakken en in verbinding te blijven met jouw team en collega’s. Als adviseurs actief in meerdere organisaties zien wij dat het inrichten van de digitale werkomgeving vaak slaagt en dat de vorm die het krijgt bepalend is voor de verbinding die wordt gecreëerd.

De grote uitdaging is om juist nu ook de “echte” verbondenheid te creëren die we ervaarden toen we nog naar kantoor gingen. De samenwerking die we met anderen konden opzoeken en die normaal was aangezien we overal even binnen konden lopen of toevallig iemand tegenkwamen die ons verder kon helpen met een frisse blik. Wellicht nog belangrijker; dat we met anderen delen waar we mee bezig zijn zodat we in (grote) organisaties niet het wiel opnieuw uitvinden en elkaar actief kunnen opzoeken om kennisdeling en kenniscreatie te bevorderen.

Ook wij zijn vorig jaar gaan experimenteren met verschillende vormen van samenwerken. Ondanks dat wij al 20 jaar geen kantoor hebben, was het voor ons ook echt anders om elkaar niet meer te treffen op locaties van klanten (onze voornaamste werkplek). Wat hebben we gedaan en wat zijn onze ervaringen?

De gezamenlijke start van de dag

Om in verbinding te blijven met elkaar en om de dag gezamenlijk als team te kunnen starten, startten we de dag om 08.45 uur met elkaar. We hebben gevarieerd van inchecken, het uitvoeren van korte opdrachtjes, discussies over het nieuws tot de inhoud van opdrachten. Conclusie?

We zijn het er nog steeds niet over eens. Waar het enerzijds een moment was voor verbinding (waar we allen behoefte aan hebben) was het anderzijds ook een moment waar we juist energie op verloren.

Rosanne geeft bijvoorbeeld aan dat zij moeite had met de structuur en de sociale verplichting: “voor mij is het zijn van een adviseur gelijk aan vrijheid en dagelijkse afwisseling van werkzaamheden”. Toen we halverwege vorig jaar weer meer naar de klanten gingen, zijn we gestopt met de daily start ups en in de nieuwe lockdown hebben we het niet meer opgepakt. Op de interne dagen, die we 1 keer in de 2 weken hebben praten we uitgebreid bij en gedurende de week weten we elkaar makkelijk te vinden en ontstaat er een spontane verbinding, wat beter bij ons past.

De afsluiting van de week

Een ander moment van verbinding dat we creëerden was de borrel op vrijdagmiddag. Niet elke vrijdag maar eens in de twee weken. Het idee was om iedere week een wijn te kiezen uit de wijnbox die we allemaal hadden besteld, zodat we allemaal dezelfde wijn dronken. Daarover maakten we (elke keer iemand anders) een quiz over de wijn en het land van afkomst. ‘Ik kan er veel over zeggen maar het is echt een aanrader! Het was super leuk om te doen en lachend de week afsluiten wil iedereen wel natuurlijk’, zegt Rosanne. Melissa geeft aan deze momenten voor haar echt voor verbinding onderling hebben gezorgd. “Na een half jaar bij Proven Partners moesten we al volledig thuis werken, dus mede door deze middagen heb ik mijn collega’s ook op een informele manier leren kennen.”

Bellen versus beeldbellen

Terwijl beeldbellen het nieuwe normaal werd, was gewoon bellen ineens een stuk minder gebruikelijk. Afspraken die we voorheen telefonisch zouden hebben gedaan, veranderde in afspraken in Teams of Google Meet. Dit kostte ons meer energie en in gesprek met elkaar hebben we een nieuw uitgangspunt gekozen. Namelijk alle gesprekken die telefonisch kunnen, doen we telefonisch, alleen als het niet anders kan kiezen we voor beeldbellen. Een afspraak die ons allen goed bevalt. Zeker omdat we dan tegelijkertijd even kunnen wandelen (of ijsberen door de kamer).

De huidige tijd heeft ons verplicht om wendbaar mee te bewegen in de digitale wereld. Dat gaat ons steeds beter af en heeft ons doen verbazen wat er allemaal kan en mogelijk is. Verschillende teams hebben we bijvoorbeeld kunnen helpen door het goede gesprek te begeleiden online. Natuurlijk ligt onze voorkeur nog steeds bij het fysiek afspreken, laten we daarbij in de toekomst alleen niet vergeten wat de digitale werkomgeving aan mogelijkheden kan bieden!

Wat zijn ervaringen uit jouw team?

Share and Enjoy !

0Shares
0 0