Intranet bij het Ministerie van BZK

Het introduceren van een organisatie-breed Intranet bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Voor deze casus gaan we meer dan twintig jaar terug in de tijd. Een tijd waarin veel bedrijven net kennis hadden gemaakt met het world wide web. Leo en Dries werkten nog bij Twynstra Gudde en Leo mocht op acquisitiegesprek bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) om te kijken of hij als programmamanager aan de slag kon. De beginvraag was simpel: “geef ons een intranet”. Een nieuwe term, want intranet bestond eigenlijk nog niet. Leo had net het intranet geïntroduceerd bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat enmet die ervaring op zak kon hij gelijk bij BZK aan de slag!

In 2000 richtten Leo en Dries PROVENPARTNERS op. BZK besloot met Leo mee te gaan; het ministerie is daarom een van onze eerste klanten! De organisatie (het kerndepartement) bestond uit ruim 2300 medewerkers waarvan een groot deel in hetzelfde pand in Den Haag werkte.

Enfin, terug naar de opdracht. Leo was dus als programmamanager verantwoordelijk om het intranet te introduceren; een behoorlijke uitdaging want hoe introduceer je iets waarvan niemand weet wat het precies is? Gesprekken over het verschil tussen internet en intranet waren in het begin veelvuldig het geval.

Het opdrachtteam

Leo van de Vorst

Onze successen

Een interactief, participerend Intranet (zeker voor die tijd)

Breed draagvlak aan participatie in de gehele organisatie

Een aparte afdeling webteam buiten ICT en communicatie opgericht en geïmplementeerd

Aanpak

Als programmamanager kreeg Leo de beschikking tot een eigen “webteam”, bestaande uit redacteuren, developers en adviseurs. Want zo’n intranet moest vanaf de basis opgebouwd worden. De introductie binnen de organisatie liep volgens vier doelen, oftewel ICKP.

– De I staat voor het delen van Informatie; het intranet zou een mogelijkheid vormen voor staf/ ondersteuning om allerlei zaken op het Intranet te plaatsen zodat de medewerkers eenduidig geïnformeerd kunnen worden.

– De tweede pijler staat voor Communicatie. Via het Intranet kan je vragen stellen en iedereen kan daarop antwoorden. Het platform is immers van iedereen en voor iedereen.

– De derde pijler gaat over Kennisuitwisseling: het Intranet kan ondersteunen in het stroomlijnen van kennis; het kan medewerkers uitdagen om nieuwe dingen te co-creëren.

– Tot slot, de vierde pijler doelt op het stroomlijnen van interne Processen.

Eigenlijk worden vandaag de dag nog steeds deze bouwstenen gebruikt bij het introduceren van een Intranet, alleen duurt het nu geen twee jaar meer voordat een organisatie toe is aan de derde en vierde pijler; medewerkers zijn immers al veel meer gewend aan online (samen)werken. Waar vroeger de nadruk lag op het sociale aspect van intranet, ligt de nadruk vandaag de dag veel meer op het verschil benadrukken tussen social media enerzijds en de rol van het sociale intranet m.b.t. communities en portalen anderzijds.

Het webteam riep de medewerkers van het BZK op om zich te melden met goede ideeën. Ook gaf het uitleg over het web, dingen die voor ons nu heel basaal zijn: “Je kan werken met crosslinks, je kan doorverwijzen. Je hoeft geen grote documenten meer op je harde schijf te plaatsen, maar kan heel visueel informatie over brengen. Je kan zelfs beelden plaatsen, want een beeld zegt meer dan duizend woorden”.

Als iemand kwam met een goed idee deden we een intake. Van daaruit moest er een projectplan gemaakt worden; wij hielpen daar dan uiteraard bij. We lieten de medewerkers analoog een pagina samenstellen, met geeltjes plakkend op A4 “creëerden” de mensen hun eigen webpagina die de developers vervolgens online bouwden. We kozen hierbij het motto: laat duizend bloemen bloeien. Oftewel, geef alles de ruimte. Iedereen die iets wilde mocht zich bij het webteam melden. Zoals bij iedere organisatieverandering merkten we ook hier dat we zowel bottom-up as top-down moesten werken. Enthousiastelingen melden zichzelf met hun ideeën, maar wij wilden ondertussen ook dat iedere afdeling gerepresenteerd werd op het Intranet; dus bij sommige afdelingen gingen wij actief langs.

Na een jaar ging het Intranet zich steeds meer vormen. Het platform begon te leven. We deden veel om het interactief en beeldend te maken; het webteam had een eigen studio waar het video’s liet opnemen. Regelmatig werd er een video item geplaatst op het Intranet waarin de toenmalige minister van BZK (Klaas de Vries) werd geïnterviewd. Hierdoor werd het platform uiteindelijk zelfdragend, gebruikers gingen steeds meer content zelf plaatsen. Wat daarbij hielp is dat we al vrij snel ook informele plekken op het Intranet maakten, zoals een koffiecorner. Daar hebben we veel discussies over gevoerd binnen de organisatie: “moet dat nou wel, kunnen we het niet zakelijk houden”? Wij waren, en zijn, er juist van overtuigd dat de enige manier waarop een Intranet gaat leven is als het een plek wordt waar men elkaar ontmoet. Formeel én informeel.

Resultaat

Op gegeven moment werd het lastiger; het webteam had formeel natuurlijk een opdrachtgever, maar in de praktijk eigenlijk twee. Niet alleen de IT-afdeling vond er wat van, maar ook de afdeling voorlichting en communicatie. Dat was goed natuurlijk, want beide afdelingen voelden betrokkenheid. Al gauw kwamen we met een oplossing; het webteam hoorde niet onder IT of onder communicatie, maar onder allebei; het team hoort dus thuis onder de baas van de baas. Al gauw doopten ze het webteam tot webatelier en viel het onder de plaatsvervangend secretaris-generaal.

Na een jaar of vijf mochten we onze opvolger gaan werven. Waar PROVENPARTNERS goed de rol van kwartiermaker invulde, door vanuit programmamanagement bijvoorbeeld de governance in te richten en medewerkers te enthousiasmeren, was onze opvolger Margot Lagendijk juist goed in het uitbouwen en perfectioneren van het Intranet. We hebben een jaartje samengewerkt om alle kennis over te dragen: fade in, fade out.

Hoe is het nu?

Inmiddels zijn we twintig jaar verder. Rond 2010 ging het BZK intranet over naar een rijksbreed intranet. Het is mooi om af en toe samen met onze opvolger en leden van het webatelier van het BZK terug te kijken op een ongelofelijk leuke tijd. Het is haast niet te bevatten dat het nog maar twintig jaar geleden is dat het intranet een nieuw begrip was…

Toch is de basis van onze manier van werken vrijwel hetzelfde gebleven. Zo werken wij bij het introduceren van een (sociaal) Intranet ook nu nog altijd top-down EN bottom-up. We bewaken organisatie brede kaders maar laten de inhoud en het eigenaarschap bij de teams zelf, en bewegen mee met hun energie. Sturing en Ruimte dus.

Share and Enjoy !

0Shares
0 0