Methodisch zuiver én pragmatisch werken betekent: één manier van werken kiezen die past bij wat je wilt bereiken, en deze methodiek consequent volgen. Vervolgens deze toe spitsen op de hectiek van alledag binnen jouw organisatie, volledig meebewegend met de praktijk. In deze blog nemen we je mee in welke manieren van werken er zijn, hoe je een overkoepelend programma opstelt en hoe je passende manieren van werken kiest bij je acties.

“De fabriek” van jouw organisatie

De meeste werkzaamheden van een organisatie zijn regulier, de dagelijkse processen. Wij noemen dit “de fabriek”. Voor een gemeente is “de fabriek” bijvoorbeeld vergunningen verstrekken en beleid ontwikkelen en uitvoeren. Voor een zorginstelling is “de fabriek” zorg verlenen aan cliënten. En voor een politiebureau is “de fabriek” o.a. meldingen opvolgen en proces verbaal opstellen. “De fabriek” is daarmee het hart van de organisatie: deze taken en verantwoordelijkheden geven de organisatie bestaansrecht.

Omdat “de fabriek” essentieel is voor je organisatie én omdat je deze handelingen iedere dag opnieuw doet, wil je alles wat je in “de fabriek” doet zo standaard mogelijk uitvoeren. Geen verrassingen, zo goed mogelijk en met zo min mogelijk (tijd)verspilling. “De fabriek” kun je dus het beste vangen in processen: een standaard set aan handelingen, met een duidelijk gedefinieerde input en output. Iedereen die verantwoordelijk is voor één of meerdere handelingen, weet wat er van hen verwacht wordt. En de klanten van de organisatie zijn tevreden en ontvangen een uitstekende service.

“De fabriek” vernieuwen via een programma

Het is fantastisch wanneer “de fabriek” op rolletjes loopt. Én een organisatie wil continu vernieuwen en blijven voldoen aan de veranderende eisen van de omgeving (bijv. wetgeving, voorkeur van klanten, maatschappelijke ontwikkelingen). Zodat “de fabriek” up-to-date blijft en steeds efficiënter wordt. Nou is het willen vernieuwen bij organisaties vaak niet het probleem. Iedere organisatie vandaag de dag wil wel “iets” met duurzaamheid, diversiteit en inclusie en digitalisering. Punt is, dat dit “iets” uiteindelijk impact gaat hebben op “de fabriek” en dus goed moet worden doordacht.

Het uitwerken van je vernieuwingsstrategie leidt tot programma’s per thema. Een programma is niets meer en niets minder dan een set van doelen, geclusterd per thema, waar inspanningen aan zijn gekoppeld. Je bouwt een programma op door een thema uit te splitsen in meerdere, samenhangende doelen. Een doel bevat altijd -er: veerkrachtigere teams, beter prioriteren, hoger rendement. Aan deze doelen koppel je inspanningen. Wát ga je doen om je doel te bereiken? Dit zijn concrete acties, zoals het aanleggen van een N-weg, het opstellen van een nieuw opleidingsprogramma of het vervangen van het kantoormeubilair. Door helder te zijn over de doelen wordt de koers helder. Door inspanningen te koppelen aan de doelen, weet iedereen wat je gaat doen en waarom.

Een programma, en dan?

Een goed programmaplan met doelen en inspanningen is pas de start van vernieuwing. Hierna moeten alle inspanningen nog worden uitgevoerd. Hoe doe je dat op een efficiënte manier?

Wij onderscheiden twee methodieken om een inspanning uit te voeren: via agile verbeteren of via een project. Agile verbeteren betekent dat je “gewoon ergens begint” en vanuit de agile mindset en methodiek in kleine stappen, kort-cyclisch verbeteringen aanbrengt aan “de fabriek”. Dus geen uitgebreide plannen, maar gewoon doen. Dit kan, wanneer het resultaat niet in één keer goed hoeft te zijn en er ruimte is om te leren (bijv. teamontwikkeling). Een project daarentegen gaat gepaard met een hoop voorwerk (o.a. een ontwerp maken) om te zorgen dat de uitvoering in één keer goed gaat. Dit is de beste aanpak, wanneer het resultaat nieuw en groots is en de oplevering in één big bang plaats moet vinden (bijv. nieuwbouw).

Methodisch zuiver werken, wat betekent dat je je zo goed mogelijk houdt aan de spelregels van de methodiek, zorgt ervoor dat je je inspanningen zo efficiënt mogelijk uitvoert. Het hoe te organiseren van de inspanning heb je dan al ondervangen. Dus in plaats van dat je een groep mensen bij elkaar zet met de boodschap: “maak maar een intranet”, kies je voor een projectaanpak. Dit maakt voor iedereen duidelijk dat er een projectplan opgesteld moet worden, dat het project uit verschillende fases bestaat en dat er een projectleider en werkgroepen zijn.

Omdat beide methodieken een ander ritme en andere spelregels met zich meebrengen, is het belangrijk om van tevoren na te denken over welke methodiek je wilt toepassen op je inspanning. Hier hebben wij wat simpele checkvragen voor opgesteld:

De praktijk is weerbarstig

Grote kans dat je nu als lezer denkt: ‘klinkt mooi! Maar in mijn organisatie zou dit nooit werken, want…’ Wij weten ook dat sommige organisaties wars zijn van agile werken. Of dat een fulltime sprint team kansloos kan zijn. Of dat de scheiding opdrachtgever – projectleider – werkgroep niet altijd zuiver te maken is.

Wat wij zonden vinden, is dat een organisatie het daarom niet probeert, en door blijft modderen in een wirwar van processen, verbeteracties en doelen.

Vergelijk het met een jungle:
Als de praktijk van jouw organisatie op dit moment aanvoelt als een jungle, dan kan methodisch zuiver werken op eerste gezicht best aanvoelen als een zonnig bounty eiland met prachtige stranden, wuivende palmbomen en altijd zon. Alleen, hoe zorg je ervoor dat je wegkomt uit de jungle en aankomt op dat bounty eiland? Door de eerste stap te zetten. Juist niet door het in één keer perfect te doen. En dan mag je de methodiek best aanpassen naar jouw praktijk. Bijvoorbeeld de gezamenlijke retro van een sprintovergang vervangen door een tips en tops lijst waar iedereen individueel aan bijdraagt. Of het projectplan op één A3tje schrijven. Of het ticketsysteem toch vervangen door meer gestructureerde vergaderingen. Door óók pragmatisch te blijven kijken naar wat past bij jouw organisatie, geef je de methodiek, maar vooral de inspanning een veel grotere kans van slagen.

De eerste stap naar methodisch zuiver werken

Enthousiast geworden, maar geen idee waar te beginnen? Dit is onze suggestie voor eerste stappen die jouw organisatie kan zetten:

Het kan even wennen zijn om methodisch zuiver én pragmatisch te gaan werken. Maar uiteindelijk zul je zien dat het bewust kiezen voor een methodiek en deze zo zuiver mogelijk uitvoeren mét oog voor de praktijk van alledag, de vernieuwing van “de fabriek” van jouw organisatie een flinke boost zal geven!

En… mocht je er niet uitkomen, je weet ons te vinden. 😉