Langdurige relatie met PostNL

relatie PROVENPARTNERS met PostNL

Klant door de jaren heen…. van TPG Post, TNT naar nu PostNL

PROVENPARTNERS en PostNL hebben inmiddels een lange geschiedenis. Sinds de oprichting van PROVENPARTNERS in 2000 is PostNL al klant. Toen heette PostNL nog TPG en daarna TNT, met o.a. dochteronderneming Cendris. In dit artikel willen we jullie meenemen in onze reis met PostNL en staan we stil bij de verschillende opdrachten rondom wendbaar werken die onze relatie heeft gevormd (Het Nieuwe Werken, Agile werken, Digitale transformatie en Fysieke werkomgeving).

Hard en zacht
Bij Cendris werden wij gevraagd om mee te denken en te werken aan nieuwe “heren printschuren” zoals toenmalig directeur Flip Verwaaijen dat zo mooi noemde. De productie van Printing & Distributie moest omhoog en daar waren nieuwe locaties voor nodig. De werkomgeving stond hierbij centraal. Wij mochten naast de fysieke werkomgeving ook integraal meedenken over de digitale werkomgeving. Later hebben wij ook de verschillende hoofdkantoren in Hoofddorp (o.a. TNT) en Den Haag onder de loep genomen.

Ook de centrale IT afdeling van PostNL heeft ons geregeld gevraagd om IT projecten en programma’s in goede banen te leiden. De laatste jaren zijn wij ook steeds vaker betrokken bij team- en organisatieontwikkelingsvraagstukken. Hierbij valt te denken aan het laten landen en laten werken van Werken 2.0 en de Agile transformatie. Hierbij staan vooral houding en gedrag en de nieuwe manier van werken centraal.

PROVENPARTNERS heeft ons ondersteund bij het ontwikkelen van het ambitieuze Green-Office werkomgevingsconcept. Ook zij zien de werkomgeving breder dan alleen het kantoor, hebben oog voor eigentijdse manieren van werken en creëren de brug naar de bedrijfsprocessen en de mensen die daarin werken.

Fysieke en digitale werkomgeving
PROVENPARTNERS nam een bijzondere rol in als een van de voorlopers op het gebied van Het Nieuwe Werken (HNW). Wij spraken zowel de taal van de ICT-ers, HRM-ers, als de FM-ers en fungeerde daarmee als brug tussen deze afdelingen. Wij hielpen de organisatie begrijpen dat vraagstukken rondom HNW integraal benaderd moesten worden. Het gaat niet alleen om de tafels en de stoelen, maar juist om integrale aandacht voor ICT, Facilities, HRM en Communicatie. Voeg daar houding en gedrag aan toe en je hebt een integrale projectorganisatie. Alleen zo behaal je succes! Bij PostNL zijn we bij ongeveer 20 projecten betrokken geweest op het gebied van fysieke en digitale werkomgevingen.

Van Het Nieuwe Werken, Werken 2.0 naar Agile werken
Naast deze ‘harde’ projecten heeft PROVENPARTNERS ook altijd een rol gespeeld in de transformatie van de organisatie naar andere manieren van werken. Juist in combinatie met de fysieke en digitale werkomgeving is het belangrijk om vast te stellen hoe de verschillende teams functioneren en in de toekomst willen gaan werken.

De directie heeft hierin een strategisch keuze gemaakt. Uiteindelijk wil de organisatie het volgende bereiken:

  • De behoeften van de klant en consument zijn in een hoog tempo aan het veranderen. Het snel realiseren van klantwensen is een must.
  • Het leveren van waarde voor de klant. Hiermee bedoelen we merkbare verbetering voor de klant.
  • Aanbrengen focus, van functie naar proces. Iedereen die bijdraagt aan de oplossing.
  • Kostenverlaging door minder herstelwerk.
  • Meer werkplezier door eigen verantwoordelijkheid en vrijheid (zelf-organiserend te zijn).

 

Onze huidige opdracht
De betreffende IT-afdelingen nemen naast hun dagelijkse werkzaamheden deel aan projecten en programma’s vanuit de business die op een waterval of scrum manier worden uitgevoerd. De moeilijkheidsgraad zit in de verschillende methodieken en frameworks waarbinnen de organisatie moet opereren. PostNL vroeg ons om ‘Agile’ werken beter te laten landen in de organisatie. “Hoe kunnen we die verschillende manieren van werken optimaal combineren?”

Kick-off
We zijn bij een aantal afdelingen begonnen. Als eerste stonden we stil bij het waarom van agile werken. Door vele gesprekken aan te gaan stelden wij vast met welk sentiment tegen Agile aan gekeken werd. Daaruit bleek al snel dat het sentiment onderling sterk uiteenliep. De een zag het direct zitten en ziet het als kans om efficiënter en effectiever in de verschillende teams te kunnen werken. Anderen waren juist heel sceptisch; eerst zien en dan geloven. Na het beter leren kennen van de verschillende medewerkers binnen het team ontstond er een DNA-foto van de verschillende teams en in hoeverre ze nu al wel of niet te maken hebben met agile werken. De organisatie was nog op de oude manier georganiseerd en wou tegelijkertijd agile werken doorvoeren met alle uitdagingen van dien.

0-meting
Om te weten waar de afdelingen staan, hebben wij Agile-scans uitgezet. Hieruit bleek dat de desbetreffende afdelingen op alle onderdelen hoger scoorden dan de benchmark (o.b.v. metingen bij andere organisaties). De medewerkers voelen zich in grote mate verbonden met de organisatie, maar de samenwerking met andere teams kan beter. Naast het goed plannen en uitvoeren van werkzaamheden is er weinig aandacht voor het evalueren van de resultaten, het proces en van daaruit te leren. De grootste uitdaging zit in het volgende: hoe kunnen de medewerkers het dagelijkse ad-hoc werk goed combineren met de verschillende scrum projecten waarin ook veel tijd van hen wordt gevraagd?

Gewoon doen
Op basis van de individuele gesprekken en de resultaten van de 0-meting hebben we een realistisch beeld gekregen van wat er moet gebeuren om de twee werelden van adhoc werk enerzijds, en volgens scrum werken anderzijds goed op elkaar af te stemmen. Samen met de verschillende teams hebben we op basis van de resultaten middels het raamwerk Kanban een verbeterplan gerealiseerd. Hierbij volgen wij zoveel mogelijk de rituelen van Scrum en SAFe. De essentie is: denk groot, doe klein en verbeter continu.

Nu we de verschillende teams hebben ondersteund zijn wij volgens ons sherpa model de organisatie verantwoord aan het loslaten, zodat ze zelfstandig de nieuwe manier van werken aan het invullen zijn. Wij begeleiden momenteel de scrummasters en product/platform -owners in de nieuwe rol, volgens het teach-the-teacher principe.

Langdurige relatie
PROVENPARTNERS heeft al een jarenlange relatie met PostNL op verschillende niveaus, afdelingen en rollen binnen de organisatie. Door continu te schakelen en te verbinden op individueel, team en organisatieniveau weten wij alleen daar toegevoegde waarde te bieden waar het echt nodig is. Al jarenlang partners, niet groot, maar wel intens en langdurig. Wij zijn trots op zo’n lange track record met elkaar en hopelijk trekken we dat de volgende jaren gewoon door.

Share and Enjoy !

0Shares
0 0