Meer samen. Meer integraal. Meer toekomstbestendig.
Dat is het Servicebureau van RIBW Overijssel!

Een gesprek tussen Jennie Scholtmeijer, Maarten Jonge Poerink, Jacquelien Otten en Jiska Ouwerkerk van RIBW Overijssel van Annemarie van den Broek en Leo van de Vorst van PROVENPARTNERS. Over ontwikkeling naar een Integraal Servicebureau.

EEN INTEGRAAL EN TOEKOMSTBESTENDIG SERVICEBUREAU
Wat was de aanleiding voor vormgeven aan een Integraal Servicebureau?
Jennie Scholtmeijer, Manager Mens & Kwaliteit: “Onze organisatie heeft als missie ‘Worden wie je bent’, waarbij we mensen met een psychische kwetsbaarheid ondersteunen om hun eigen regie te vinden. Om deze missie te versterken, zagen we in 2021 de kans om onze interne samenwerking te verbeteren. We wilden een Servicebureau creëren waarin de afdelingen Bedrijfsvoering en Mens & Kwaliteit samenkomen om efficiënter, effectiever en meer geïntegreerd te werken.”

Maarten Jonge Poerink, Manager Bedrijfsvoering: “Het ging om meer dan alleen processen optimaliseren. Om stappen te maken richting toekomst en waarde toe te voegen aan het primair proces wilden we de acties binnen het Servicebureau veel meer vanuit samenhang oppakken en meer focus aanbrengen in dat wat we doen.”

WENDBARE VERBETERAANPAK
Hoe hebben jullie deze ontwikkeling aangepakt?
Jacquelien Otten, Programma-secretaris: “We zijn begonnen met het vormgeven aan een jaarprogramma, waarin we doelgericht invulling hebben gegeven aan ‘Wat willen we bereiken?’ en tegelijkertijd actiegericht keuzes hebben gemaakt in ‘Wat gaan we doen?’. Om de stap van bedenken naar doen te maken, was rolbewustzijn binnen de verbeterteams een sleutelfactor in de eerste fase van de samenwerking. Iedere medewerker weet nu welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden hij of zij heeft als het gaat om de acties en de rol binnen het verbeterteam. Dat zorgt voor meer eigenaarschap. Er is tegelijkertijd aandacht voor het optimaliseren en uitvoeren van het jaarprogramma en de verbeteracties. We leren met elkaar en zo komen we steeds beter in de verbeteraanpak en versterken we de onderlinge samenwerking. Dat sluit goed aan bij één van onze kernwaarden ‘ontwikkelingsgericht’. Startnotities helpen ons om concrete resultaten te benoemen en daar naartoe te werken.”

Maarten Jonge Poerink: “Door te bedenken en doen tegelijkertijd, hebben we afgelopen jaren mooie stappen gemaakt. Ergens aan beginnen en dat breidt zich als een olievlek uit. Toen we in 2023 af durfden te stappen van alle acties te benoemen als project, kwamen we in een stroomversnelling. Het bleek dat de meeste acties helemaal niet in één keer goed hoefden, maar in meerdere slagen konden worden opgepakt als verbeteractie. Dat het er vooral om ging om met elkaar in de doe-modus te komen. PROVENPARTNERS heeft hier met een hands-on aanpak enorm aan bijgedragen.”

Leo van de Vorst: “Het was voor de organisatie wennen om te sturen op doelen EN op acties. Om dat én | én te doen vraagt oefening. Het is een praktische organisatie met bevlogen doeners. We zijn daarom met een aantal professionals van RIBW Overijssel samen gaan zitten om een passende verbeteraanpak vorm te geven voor de organisatie. Waarbij we een methodisch zuivere aanpak volgen (Scrum-light als agile-aanpak) met woorden die volledig aansluiten bij de dagelijkse taal van de mensen in de organisatie en de kernwaarden van RIBW Overijssel. Het kernteam zorgt samen dat er koers gehouden wordt, de verbeterteams werken onder begeleiding van 2 verbetercoaches samen toe naar resultaat. Zo draagt het Servicebureau gericht bij aan de strategische beweging van de organisatie.”

MET MEER PLEZIER GERICHT VERANDEREN
Wat is er de afgelopen jaren veranderd?
Annemarie van den Broek: “Eerst werd alles vanuit een thematisch programma benoemd tot project en werden alle acties projectmatig aangepakt. Vanaf 2023 zijn we onderscheid gaan maken tussen projecten en verbeteracties. Daarmee zijn er nog maar drie tot vijf projecten per jaar en de rest wordt today-forward opgepakt. Je hoeft dus geen projectplannen meer te schrijven, maar je gaat vooral doen! Dat past bij de organisatie. Stap voor stap en direct implementeren in de praktijk.”

Jennie Scholtmeijer: “PROVENPARTNERS heeft ons geleerd om meer methodisch te gaan werken. Daardoor hebben we focus aan kunnen brengen in een gezamenlijk jaarplan. We hebben scherpe keuzes gemaakt in ‘wat gaan we wel doen’ en ‘wat doen we niet doen’ dit jaar. We hebben nu een integrale paraplu en werken samen gericht toe naar wat we willen bereiken. In plaats van jaarplannen per afdeling is er nu één stip op de horizon, bijvoorbeeld rondom gezondheidstechnologie. Het voordeel is dat de capaciteit beter wordt verdeeld. Je kunt je tijd immers maar één keer besteden. We bereiken meer resultaat, omdat we gerichter aan één onderwerp tegelijkertijd werken. In 2023 hebben we als organisatie ook nog de keuze gemaakt om te werken met een ontwikkel- en verbeteragenda in plaats van een jaarplan, dat geeft meer rust waardoor we nóg een slag hebben kunnen maken in onze effectiviteit en efficiency.”

ELKE DONDERDAG SAMEN
Wat zijn de sleutels tot succes in de verbeteraanpak van RIBW Overijssel?

CONTINU ONTWIKKELEN
Wat zijn de plannen voor de toekomst?
Jacquelien Otten: “In december is na evaluatie van de samenwerking besloten dat het kernteam ook gaat werken vanuit de verbeteraanpak. Want ook wij hebben duidelijk behoefte aan concrete acties en vooral focus. Dat betekent dat onze verbetercoaches, programmamanagers en programmasecretaris op een vergelijkbare manier als de verbeterteams aan de slag gaan met door-ontwikkeling op proces.”

Leo van de Vorst: “Ze blijven vanuit een vast verbeterritme bouwen aan ontwikkeling van de samenwerking binnen het Servicebureau. PROVENPARTNERS komt drie keer per jaar terug om vanuit onze methodische expertise te spiegelen, blinde vlekken te spotten, praktijkervaring te delen en successen te vieren. Zo kan de organisatie zich continu blijven ontwikkelen. Samen, met energie, het maximale bereiken!”

TIPS?
Wat willen jullie meegeven aan andere organisaties die een vergelijkbaar traject overwegen?
Annemarie van den Broek: “Begin klein en durf te leren door te doen. De ervaring leert dat quick-fixes niet bestaan. Verandering laat zich niet sturen. Iedere stap in het proces van de afgelopen jaren was nodig om te komen waar het Servicebureau nu staat. Gun jezelf net als RIBW Overijssel de tijd om stappen te zetten en “te worden wie je bent”.

Jiska Ouwerkerk: ”Een vaste (verbeter)dag kiezen, zodat je in een ritme komt helpt enorm om echt de slag naar continu verbeteren te maken. Doen in de doe-modus te komen worden mensen enthousiast, ga je ervaren wat in hoeveelheid werk behapbaar is en wordt je focus steeds beter’

Maarten Jonge Poerink: “Denk niet dat regelmatig evalueren op de samenwerking verspilde tijd en energie is! Door elke vier weken stil te staan bij wat er goed gaat en wat beter kan in de samenwerking, ga je patronen zien en kom je in een modus van continu verbeteren. Door tijdens de sprintovergang resultaten te delen, kun je successen vieren en zo creëer je niet alleen trots, maar ook energie om verder te gaan.”

Met de verbeteraanpak blijft RIBW Overijssel bouwen aan een toekomstbestendig Servicebureau, waarin vakmanschap, klantgerichtheid, ondersteunen en verleiden hand in hand gaan. RIBW Overijssel heeft circa 2.400 cliënten en circa 1.000 medewerkers.

PROVENPARTNERS ondersteunt organisaties vanuit het gedachtegoed van Sturing & Ruimte met Constructief Organiseren en Samen Sturen, waarmee wendbaarheid ontstaat, je tijd en geld bespaart én samen tot betere prestaties komt.

Het opdrachtteam