Integraal samenwerken bij RIBW Overijssel – Servicebureau

Doel EN resultaatgericht vormgeven aan een integraal servicebureau. Daar zijn de afdelingen Bedrijfsvoering en Mens & Kwaliteit in 2021 mee gestart. Zij hebben een mooie basis gelegd om daar samen een succes van te gaan maken!

RIBW Overijssel richt zich als sterk regionaal en lokaal gewortelde instelling op het ondersteunen van mensen met een psychische kwetsbaarheid bij het vormgeven van hun dagelijks leven. Met ‘Worden wie je bent’ als mensvisie die uitdrukt dat er dynamiek zit in de opgave van alledag. Je bent nooit ‘af’ én bent wie je bent. RIBW Overijssel heeft een helder beeld van hoe dat er in hoofd, hart en gedrag uitziet. Met een ambitieuze koers om zichzelf toekomstbestendig te houden en de gezamenlijke droom te realiseren.

PROVENPARTNERS begeleidt de teams Bedrijfsvoering en Mens & Kwaliteit om hier gericht vorm aan te geven. Vanuit de behoefte om als één Integraal Servicebureau, waarvan deze 2 afdelingen het grootste deel vormen, samen verder te komen. Om huidige systemen en processen los te laten. Vanuit vakmanschap nog meer van toegevoegde waarde te zijn voor de zorgteams in de regio. Een belangrijke stap bij het vormgeven aan de koers van RIBW Overijssel!

Om van visie naar uitvoering te komen, zijn we in het voorjaar van 2021 bij RIBW Overijssel gestart met workshops ‘Sturing & Ruimte’, waarin we praktische dilemma’s hebben besproken en hebben gezorgd voor een theoretische verdieping. Met het management hebben we de strategische kaders vormgegeven.

Naast een gedeelde ambitie voor het Servicebureau zijn we nog voor de zomervakantie met het management en de senior-specialisten van de afdelingen Bedrijfsvoering en Mens & Kwaliteit gekomen tot een 3-tal programma’s:

• Programma 1: Medewerker goed toegerust
• Programma 2: Efficiënter maken van ondersteuning en dienstverlening
• Programma 3: Inzetten vakmanschap

Om te zorgen voor kruisbestuiving over de afdelingen heen is de keuze gemaakt om per programma in duo’s te gaan werken, met 2 coördinatoren per programma. De programma-coördinatoren hebben na de zomer de medewerkers uit de teams meegenomen in deze nieuwe manier van werken. Letterlijk ‘op de zeepkist’ hebben zij de programma’s gepresenteerd.

Vanuit deze basis zijn we met alle medewerkers praktisch gaan verkennen hoe we tot klantgerichte oplossingen konden komen. Oplossingen waarmee we konden zorgen voor echte impact bij de zorgteams. Concrete resultaten waar we met elkaar naar toe werken. De nieuwe werkwijze werd door de teams positief ontvangen, tegelijkertijd waren er ook zorgen over de haalbaarheid. ‘Is het allemaal wel realistisch qua tijdspad en ambitie?’

De programma’s lopen parallel aan de reguliere werkzaamheden van de teams. Het management heeft hierbij een scheiding aangebracht in het vernieuwen/innoveren van de strategie en het verbeteren van het primaire proces. We doen en denken tegelijkertijd. Door dit verschil te benadrukken, kunnen we samen sneller meters maken. ‘Laten we kijken waar we tegenaan lopen en zoeken naar oplossingen’, is de insteek. We doen en kijken steeds naar hoe het bijdraagt aan het grotere geheel.

Om de programma’s in de organisatie te borgen zijn we gekomen tot een governance-structuur. Door te werken met terugkerende afspraken en rolbeschrijvingen, houden we zicht op de voortgang en werken we stap voor stap richting een wendbaar servicebureau.

Terugkerende afspraken zijn meteen voor het hele jaar ingepland in de agenda’s. Per rol zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden benoemd.

Parallel aan het vormgeven van de samenwerking is gestart met het vormgeven van de jaarplannen. De bovengenoemde programma’s zijn daar leidend in.

Bij het vormgeven aan de programma’s halen we heel bewust doelen en acties uit elkaar. Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk zien we dit vaak door elkaar loopt. Juist bewustwording van deze verschillen en het gericht sturen op het één en op het ander maakt dat je veel gerichter toewerkt naar een wendbare organisatie. Waarom? Omdat dit 2 verschillende werelden zijn!

Sturen op doelen
De bovengenoemde programma’s vloeien voort uit de missie en visie van RIBW Overijssel. Doelgericht vormgeven aan een programma stelt de programmamanager en programma-coördinator in staat om te zien of je met elkaar de juiste richting te pakken hebt en daar gericht op te sturen. Gaandeweg het proces worden de doelen steeds verder SMART geformuleerd, Daarbij stellen zij zich steeds de vraag: ‘Bereiken we onze doelen?’

Sturen op acties
Om te komen tot klantgerichte oplossingen, zijn concrete resultaten benoemd waar we met elkaar naar toe werken. Actiegericht vanuit inhoud, met een duidelijke focus en afbakening. Om richting te geven aan wat we precies gaan doen en draagvlak te creëren voor het te behalen resultaat, zijn regievoerders aangesteld. Zij stellen zelf de werkgroepen of projectteams samen en weten daarbij de expertise van collega’s te benutten. Om snel een vliegende start te kunnen maken, zorgen de regievoerders ervoor dat de acties door middel van een startdocument worden afgestemd met de programma-coördinatoren. Geen uitgebreide plannen, want het gaat ten slotte om het resultaat! De verfijning komt ook hier gaandeweg het proces.

In een aantal maanden tijd is het gelukt om vorm te geven aan integrale jaarplannen. De programma-coördinatoren in duo’s zijn in gesprek met regievoerders om gericht vorm te geven aan de programma’s. Startnotities krijgen vorm. Het lukt steeds beter om doelen en acties uit elkaar te houden en te sturen op samenhang, waarmee vakmanschap steeds meer decentraal komt te liggen: bij de programma-coördinatoren en de regievoerders in plaats van bij het management. Uiteraard blijft dit een proces waarin we continu leren met elkaar.

In de praktijk merken we dat er twee bewegingen ontstaan door deze manier van werken. Enerzijds het wendbaar organiseren vanuit de programma’s. Anderzijds zien we dat er meer verbinding ontstaat tussen de afdelingen Bedrijfsvoering en Mens & Kwaliteit. Dat de ‘praktische’ mensen de meer inhoudelijk gedreven mensen leren om meer resultaat gericht te werken. En dat er andersom meer aandacht ontstaat voor de wijze waarop men met elkaar samenwerkt. Daarmee komen er 2 werelden samen en kan men als integraal servicebureau de begeleider nog meer centraal stellen.

Vanuit een stevige eerste basis, heeft een evaluatie plaatsgevonden. De startnotities zijn klaar en de werkgroepen krijgen vorm.

De komende periode zal gericht zijn op het verder versterken van vakmanschap en het vergroten van de zichtbaarheid van het servicebureau. Tegelijkertijd is daarbij aandacht voor het optimaliseren en uitvoeren van de programma’s, het door-ontwikkelen van de startnotities naar gerichte plannen en het uitvoeren van de acties. Wij kijken er naar uit om hier samen met de teams verder vorm aan te gaan geven.