Gemeente Bernheze (strategisch vermogen)

Het strategisch vermogen van gemeente Bernheze vergroten

Richting het einde van 2015 gaat de gemeente van Bernheze aan de slag met het vergroten van haar strategisch vermogen. De aanleiding hiervoor is de uitkomst van een aantal diverse onderzoeken. De resultaten van deze onderzoeken tonen aan dat het wenselijk is voor de gemeente om 1) scherpe(re) (bestuurlijke) keuzes te maken en 2) een strategische blik te ontwikkelen in wisselwerking met het bestuur. Destijds niet geheel onverwacht, gezien de contexten omgeving. Drie factoren spelen een grote rol bij deze voorgestelde ontwikkeling: landelijke decentralisatie (van zorg), opkomst van opgave gericht werken en de wijziging van afdelingen naar clusters. Om deze uitdaging het hoofd te bieden, wordt Proven Partners ingeschakeld.

In hun rol als sherpa hebben Leo van de Vorst en Jos Breas vervolgens de bestuurlijke en ambtelijke reis ondersteund in de reis naar een vergroot strategisch vermogen. Hierbij is de PAR-aanpak gebruikt als houvast (zie afbeelding 1). Allereerst is de toentertijd huidige strategievoering uitgebreid verkend (Positie). Daarna is er samenhang aangebracht in alle doelen, thema’s en activiteiten. Vervolgens zijn er speerpunten benoemd en verder verdiept (Ambitie). Tot slot zijn er acties in gang gezet om de ambitie waar te maken (Reis).

par model

Het model van strategisch vermogen

Uit de positiebepaling bleek dat het bestuur en de ambtelijke organisatie elkaar onvoldoende voeden en uitdagen. Dan zie je dat er weinig sprake is van een gezamenlijke visie en dat een heldere strategische koers ontbreekt. Medewerkers en bestuurders missen als gevolg hiervan de organisatorische en bestuurlijke focus en prioritering, welke richting geeft in het dagelijkse werk. Het strategisch vermogen van de gemeente dient daarom versterkt te worden (zie afbeelding 2).

In verschillende werksessies met MT, College B&W en de Raad is het belang van voeden en uitdagen gedeeld en middels een rollenspel geoefend. Deze eerste stappen werden door de deelnemers ervaren als een versterking in de onderlinge relatie en een opmaat naar een vergroot strategisch vermogen van Bernheze.

Zo hebben we organisatie samenhang gekregen

Uit de positiebepaling kwam verder naar voren dat er binnen de gemeentelijke organisatie een wildgroei is aan lijstjes met doelen, thema’s, budgetposten, projecten en activiteiten. Deze versnippering heeft ertoe bijgedragen dat sommige medewerkers individualistisch én op basis van de “waan van de dag” zijn gaan handelen. Om dit patroon te doorbreken is één doelenboom voor Bernheze opgesteld die alle andere lijstjes overbodig maakt. Twee uitgangspunten hierbij waren:

  • De bestuurlijke-en ambtelijke doelen komen samenin één doelenboom;
  • Deze doelen worden opgedeeld in reguliere doelen, welke een meerderheid van het werk beslaan (70%) en verbeter-/vernieuwdoelen, gericht op ontwikkeling en innovatie (30%).

Om de juiste keuze te maken zijn in een aantal sessies met MT, College B&W en Raad een toetsingskaders ontwikkeld. De drie belangrijkste waren: het belang/de ambitie van het thema, de mate waarin het thema goed op orde is en de mate waarin het thema bijdraagt aan het unieke profiel van Bernheze. Na een aantal verbeterslagen zijn alle thema’s gecategoriseerd en is de doelenboom voor Bernheze ontstaan (zie afbeelding 3). Dit heeft gezorgd voor strategische samenhang, herkenbaar en werkbaar vanuit bestuurlijk en ambtelijk perspectief.

Bernheze doelenboom

Zo hebben we organisatie focus gekregen

De volgende stap was het aanbrengen van focus in de bestuurlijke thema’s en ambtelijke organisatie. Hiervoor zijn drie speerpunten benoemd, welke in de doelenboom te herkennen zijn als paarse bollen. Door Raad en College is in eerdere discussies het belang van Recreatie, Wonen en Landbouw voor de gemeente Bernheze vastgesteld. Echter de mate waarin erop ingezet moet worden is wisselend, gezien de huidige situatie (hoe goed doen we het thema al?) en het ambitieniveau (waar willen we met het thema naar toe?). Om die reden is het versterken van de regionale samenwerking op het gebied van recreatie nadrukkelijk benoemd door de Raad als speerpunt. Landbouw en Wonen worden opgepakt als bestuurlijke aandachtspunten. Daarnaast zijn naar aanleiding van de evaluatie van het bestuursprogramma nog een aantal thema’s vastgesteld welke prioriteit hebben in de realisatie tot en met het einde van de bestuursperiode.
Binnen de ambtelijke organisatie is gekozen voor het speerpunt Teamorganisatie. Dit ligt in het verlengde van het traject Zelfsturing, waar in het kader van de reorganisatie in de afgelopen twee jaar hard aan gewerkt is. Juist oppakken van een speerpunt in de teamontwikkeling past in het stadium waar de organisatie momenteel staat.In samenwerking met de sherpa’s is een reisplan opgezet, die nauw aansluit bij het ontwikkelritme van de organisatie.
Het fundament voor Bernheze is nu één doelenboom waar alle activiteiten ondergebracht kunnen worden. Dit draagt bij aan het maken van scherpere strategische keuzes, verdere concretisering en gemeenschappelijke taal.

Input bestuursprogramma

De periode die daarop volgde is de gemeente Bernheze de geleerde werkwijze verder eigen gaan maken om het strategisch vermogen verder te laten groeien. De speerpunten zijn verder uitgewerkt en activiteiten worden benoemd en uitgevoerd. Daarnaast is het geleerde proces geborgd zodat het ook volgend jaar, bij het bepalen van de koers, kan worden toegepast.

Tenslotte is deze werkwijze een onderlegger geworden bij het bepalen van het bestuursprogramma bij het aantreden van een nieuwe Raad en College na de verkiezingen. Strategisch vermogen wordt daarmee een rode draad binnen Bernheze, welke flexibel meebeweegt als de omgeving hierom vraagt. Proven Partners blijft als sherpa aangehaakt en ondersteunt Bernheze in de stappen die worden gezet.