Een week in het leven van Sherpa Judith Werkhoven

Judith Werkhoven

Een week in het leven van sherpa: Judith Werkhoven

Judith Werkhoven is sinds september 2017 werkzaam als Change Consultant bij Proven Partners. Ze draagt als sherpa bij aan uiteenlopende projecten, zowel in publieke als privaat domein. Wij willen je meenemen in een week in het leven van Judith zodat je inzicht krijgt in een werkweek van een consultant.

Maandag: Een dagje Sevagram in Heerlen

De week van Judith verloopt als volgt, ze stapt maandagochtend om 6.00 uur in haar auto in Utrecht om naar de eerste klant van de week te gaan, Sevagram in Heerlen. Tijdens haar autorit belt ze haar collega’s met wie ze in de opdracht samenwerkt om sessies voor of na te bespreken of  voor een smalltalk. Vandaag heeft ze haar collega Leo aan de telefoon. Ze bespreken de komende sessie met de OR van Sevagram. De agenda is duidelijk, ze weten op welke manier ze de sessie gaan aanvliegen en ze nemen de vier verschillende scenario’s welke plaats kunnen gaan vinden door. De voorbespreking zorgt ervoor dat ze op iedere situatie kunnen inspelen en voor elke situatie een opdracht klaar hebben om samen met het team te kunnen uitvoeren.

Half negen aangekomen bij Sevagram, is er nog tijd voor een snelle kop koffie. Het weekend wordt met een andere collega doorgenomen en rond kwart voor negen lopen ze gezamenlijk naar de ruimte waar het ontwikkelteam bij elkaar komt. Dit team wordt opgeleid om de Samen Sturen gedachte te leren en in de toekomst anderen te kunnen opleiden binnen hun eigen organisatie.

Het ontwikkelteam heeft elke maandag een vast programma. Er wordt gestart met een Daily Stand Up, waarmee de dag wordt doorgenomen en er terug en vooruit wordt geblikt. Daarna staat er een intervisie gepland waar de leden van het team “de roddel” techniek leren. Een hoofdstuk uit het boek ‘Sturing en Ruimte’ en/of klantencasussen worden besproken. Tussendoor worden de teamsessie voor en/of nabesproken. Het voor- en nabespreken heeft als doel iedereen op de hoogte te stellen van wat er speelt in de verschillende teams.

In de middag gaat Judith samen met een collega van Sevagram naar de teamsessies. Tijdens de sessies focust Judith zich op verschillende rollen binnen haar adviesfunctie. Hieronder volgt een schema van de verschillende modellen/rollen.

Judith: Tijdens de teamsessie ben je procesbegeleider. Daarnaast zorg je dat teamleden LSD (luisteren, samenvatten en doorvragen) toepassen en niet voor een ander invullen (NIVEA). Je begeleidt het team van bovenstroom, naar onderstroom en weer terug naar de bovenstroom.
rollen van adviseur proven partners

Dinsdag: Een start met een Daily Stand Up en Touwtrekken

Dinsdag start ze om 9.00 u met een Daily Stand Up. Ook hier spreekt het ontwikkelteam de dag door en worden de sessies voor- en nabesproken. Vandaag heeft Judith samen met een collega van ORO een intakegesprek met een nieuw team. Het team wil gaan starten met “Samen Sturen”. Daarin wordt hen uitlegt dat er eerst een nulmeting gedaan wordt, vervolgens een QuickScan en dat er een 1e sessie wordt gepland om de uitslag van de QuickScan te bespreken.

In de middag staat een workshop gepland met betrekking tot Sturing en Ruimte. Judith bereidt een “touwtrek”-sessie voor en schrijft wat stellingen op. Het touwtrekken wordt ingezet om de deelnemers meervoudig te leren kijken en ze te laten inzien dat er niet maar één waarheid is. Voor een team kunnen dit soort sessies gebruikt worden om echt naar elkaar te leren luisteren en hen te laten inzien dat dit niet zo makkelijk is als het lijkt, maar wel noodzakelijk.
Na afloop van de workshop wordt er aan de deelnemers gevraagd wat ze morgen anders zouden doen. In dit geval werd er aangegeven dat zij LSD (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen) meer willen inzetten. Vooral het doorvragen werd als een belangrijk onderdeel gezien, maar ook het niet invullen voor een ander was een belangrijk leerpuntje die wordt meegenomen naar de dag van morgen.

Aan het eind van de dag belt ze vanuit haar auto met een collega. Vandaag belt Judith haar collega Jaya, zij is in april in dienst getreden en heeft om een coaching-gesprek gevraagd.

Judith: Een Sherpa kijkt paradoxaal en meervoudig naar vraagstukken. Dit houdt in dat er niet één waarheid is. Dat het niet 'of' en 'maar' is maar EN. Ieder heeft zijn of haar waarheid en beide mogen er zijn. Naar elkaar luisteren, doorvragen, samenvatten en niet invullen voor een ander leidt tot het echte vraagstuk. Pas dan kun je het echte gesprek voeren!

‘Touwtrekken’, zo doe je dat!
Je neemt een stelling. De deelnemers die het eens zijn met de stelling gaan aan de ene kant van het touw staan. De deelnemers die tegen zijn gaan aan de andere kant staan. Het is nu de kunst om elkaar te overtuigen. En nee, niet overtuigen in de zin van wie het hardst schreeuwt heeft gelijk. Maar overtuigen door te luisteren, vragen te stellen, door te vragen en vooral door niet voor een ander in te
vullen. Dit noemen we ook wel NIVEA: Niet Invullen Voor een Ander.
We zijn geneigd om elkaar te overtuigen door feiten te stapelen. Maar wat nou als we écht naar elkaar zouden luisteren, zouden doorvragen en niet alleen maar elkaar zouden bombarderen met feiten zonder echt te weten wat de gedachte achter het ingenomen standpunt is? Juist, pas dan voer je het echte gesprek met elkaar. Dit vraagt van beide partijen wel openheid, transparantie en bovenal het vermogen om echt te luisteren. Misschien veranderd jouw standpunt daardoor wel en snap jij je
collega veel beter! In ieder geval zal je merken dat er niet maar één waarheid is!
Probeer deze oefening ook eens in je eigen organisatie. Je zult merken dat het niet zo eenvoudig is als het lijkt, maar oefening baard kunst. En niet te vergeten dat de uitkomsten en teamsessie voor waardevolle inzichten en goede teamontwikkeling zorgt.

touwtrekken proven partners

Woensdag: Een vol programma bij Cargonaut

Woensdag vertrekt Judith richting Cargonaut, gevestigd op luchthaven Schiphol. Ze moet relatief laat beginnen en het voelt als uitslapen. Aangekomen bij het prachtige pand van Cargonaut, bekijkt Judith eerst de opstijgende en landende vliegtuigen. Het blijft een mooi gezicht hoe zo een gevaarte kan opstijgen en even droomt ze ervan dat zij in het vliegtuig zit naar een verre exotische bestemming. Maar al snel “roept” haar volle agenda.

De rol bij Cargonaut is een bijzondere rol. Ze is hier in november 2017 gestart met als opdracht: help ons met digitale en fysieke werkplekken te creëren. De opdracht werd daarna het verandertraject genaamd ‘koersvast verbinden’, om vervolgens als teamcoach en daarna in de rol van HR/OPS-consultant te fungeren.

De dag start dynamisch met operationele HR- zaken. Ze bekijkt de voortgang van de vacatures en voert gesprekken over opleiding en performance managementcyclus. In de middag staat er overleg gepland. Hier zorgt ze als secretaris ervoor dat de agenda wordt nageleefd. Ook zorgt ze voor timemanagement tijdens het overleg.

Vervolgens staat er een overleg met de community managers gepland met als agendapunt: blik naar de toekomst.

Al is het een vol programma, Judith is bevlogen en gaat gericht te werk. Ze werkt wij-gericht, de klant staat centraal. Doordat ze weet waar de klant wakker van ligt, kan zij zich inleven in de klant en is ze wendbaar in de verschillende rollen die ze in een dag op zich neemt. Zo komt ze vol energie uit de vergaderingen, de klant bepaald tenslotte de koers.

Donderdag: Een inspirerende en veelzijdige dag 

Donderdag zit Judith weer vroeg in de auto. Voor haar is de auto een tweede woning. Als consultant rij je het hele land door en zit je dus ook veel in je auto. Tijdens de autoritten wordt er veel gebeld, niet alleen met collega’s maar ook met klanten.

De dag start met een conference call met medewerkers van ORO. De sessie van dinsdag wordt doorgesproken en de actiepunten worden uitgezet.

Vervolgens rijdt ze naar Den Haag waar ze haar dag start bij FMO. Hier is ze aan de slag als Change consultant en is ze verantwoordelijk voor de openingsdag waarin de omslag naar fysieke en digitale werkplekken gevierd wordt.

In de middag heeft ze een sollicitatiegesprek met een potentieel nieuwe collega. Tijdens het sollicitatiegesprek worden de kernwaarden van Proven Partners getoetst. Ben je wendbaar, wij-gericht, energiek enz. Het gesprek wordt positief afgesloten en de sollicitant krijgt te horen dat er een tweede gesprek plaats zal vinden met een voorbereidende opdracht.

‘s Middags rijdt Judith terug naar Cargonaut. Hier heeft ze tijd om rond te lopen en te horen wat er zoal speelt op de werkvloer. Ook heeft ze tijd om met collega’s een kop koffie te drinken. Eind van de middag bespreekt ze samen met de directie het jaarplan van 2020.

Vrijdag: Een interne dag met als afsluiting een goed glas wijn

Vrijdag is een “thuiswedstrijd”, Judith stapt om 9.30u op de fiets en rijdt naar de locatie waar de andere collega’s naartoe komen voor een interne dag. Het voordeel van een klein bureau zonder kantoor is dat er vergaderd wordt op mooie afwisselende locaties, van het centrum in Den Bosch, tot in een museum in Herwijnen.

Judith houdt zich intern bezig met de Content Mapping, de site van Proven Partners, HR en acquisitie. Doordat wij een kleine organisatie zijn, wordt het mogelijk gemaakt om je te ontplooien in verschillende rollen en taken.

De interne dagen worden afgesloten met een borrel. Hier wordt er niet geschroomd om grappen over en weer te maken, elkaar op scherp te zetten met discussies en te genieten van een goed glas wijn.

de week van judith werkhoven

De opdrachten waar Judith aan werkt

De opdrachten waar Judith werkzaam is, zijn Sevagram, ORO, Cargonaut en FMO

Sevagram 

Sevagram is een onderscheidende maatschappelijk betrokken zorgorganisatie, die merkbaar betere mensgerichte zorg biedt in de regio’s Heerlen en Heuvelland. Zo’n 1900 Medewerkers en 1100 vrijwilligers zijn, elke dag weer, betrokken, gepassioneerd, innovatief en resultaatgericht, aan het werk oftewel bieden ‘Zorg met Bezieling’. (www.sevagram.nl)

ORO

ORO levert zorg en begeleiding in de Peelregio. Zij werken in alle wijken, dus je vindt hen altijd dicht bij huis. Jouw vraag is ons uitgangspunt. Samen zoeken ze naar het beste antwoord op je vraag. (www.oro.nl)

Cargonaut

Cargonaut verzorgt de informatievoorziening voor het luchtvracht knooppunt en geeft alle marktpartijen en de overheid de controle die nodig is voor een snelle foutloze afhandeling. Zo ontzorgen ze de logistieke ketens die via luchthaven lopen. Ze leveren volledige, betrouwbare en relevante data via hun information Exchange. Deze data verwerken en combineren ze voor logistieke ketenpartijen op Schiphol en daarbuiten. Ook maken ze de Schiphol community sterker en de luchtvracht slimmer. Dit wordt ook weer door data uit het systeem verrijken en te delen, processen te optimaliseren en op basis van afsprakenstelsels te verbinden. Samen met de community werken ze vanuit een meervoudig perspectief continu aan verbetering. (www.cargenout.nl)

FMO

FMO (Nederlandse Financieringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden) is de Nederlandse bank voor ondernemersontwikkeling. Het is de missie van FMO om ondernemers in staat te stellen een betere wereld te bouwen. FMO beheert fondsen voor de ministeries van Buitenlandse Zaken en Economische Zaken. (www.fmo.nl)

 

De interne zaken waar Judith zich mee bezig houdt

Doordat wij een kleine organisatie zijn, worden er tijdens de Heidagen in oktober de interne werkpakketten verdeeld. Het afgelopen jaar heeft ze de verantwoordelijkheid gehad over verschillende interne werkpaketten namelijk:

  • Branding
  • HR
  • Middenmanagement
  • Coaching
  • Acquisitie
  • Sollicitatieprocedure

Judith verzorgt de interne scholingsdagen.  Een terugkerende scholingen is de Summer School. Tijdens de Summer School is er een driedaagse scholing waarin intern gekeken wordt naar de rol van Procesadviseur. Ook het voeren van acquisitiegesprekken behoort bij haar werkzaamheden. Coaching-gesprekken voert Judith met de junior collega’s binnen de organisatie. Het nieuwe inwerkprogramma voor nieuwe collega’s is net af en hierin begeleidt en voert ze gesprekken met betrekking tot interne zaken zoals klanten-casussen, interne procedures, enz.

Onze organisatie is groeiende en omdat er voorheen geen middenmanagement en HR-taken waren, is deze laag in ontwikkeling. Haar taken zullen samen met de directie het organisatorisch aansturen van de organisatie zijn. Ze fungeert als aanspreekpunt binnen de organisatie voor alle niveaus, is medeverantwoordelijk voor het werving- en selectiebeleid voor nieuw personeel en het verwelkomen en inwerken van nieuwe collega’s.

Ook branding van het merk Proven Partners gaat Judith aan het hart. Ze laat door de nieuwe opzet van de site zien wie we zijn, wat we belangrijk vinden en hoe we erin staan.