Onze top drie van opdrachten rondom de werkomgeving

Dit jaar bestaat PROVENPARTNERS 20 jaar! Een mooi moment om terug te blikken, herinneringen op te halen en trends te ontwarren. Zo schreven we al een artikel waarin oud-medewerkers terugblikten op hun tijd bij ons. In dit artikel blikt Dries terug over de top drie opdrachten rondom de werkomgeving! Mocht je nog niet bekend zijn met wat wij doen in werkomgevingen, lees dan hier over onze werkwijze.

De werkomgeving van Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)

De opdracht bij VNG van 2005 tot in 2007 is ons bijgebleven omdat het de eerste opdracht was die we van a tot en met z hebben uitgevoerd. Het doel was om de werkomgeving te laten aansluiten op het veranderprogramma “Focus op voorsprong”. Wij hadden de volledige verantwoordelijkheid: van conceptontwikkeling tot aan realisatie. De opdracht was een voorloper op het gebied van Het Nieuwe Werken; we keken integraal naar zowel de fysieke als de digitale werkomgeving en hadden aandacht voor het gedrag in die werkomgeving. Op basis van de wensen van de organisatie gingen we van een cellenkantoor naar een transparantere open werkomgeving. VNG had bijvoorbeeld als een van de eersten een bibliotheekruimte in plaats van een concentratiewerkplek (rustige werkzone, groen op de afbeelding hiernaast). In het midden realiseerden we het episch centrum waarin actief werd samengewerkt (actieve werkzone, oranje op de afbeelding hiernaast).

Tijdens het gehele project was de relatie met de klant intensief en goed. Het mooie is dat die relatie er na 15 jaar nog steeds is, en nog steeds goed voelt!

PostNL en diens vele werkomgevingen

PostNL (TPG, TNT, PostNL) was één van de eerste klanten van PROVENPARTNERS en is gedurende de afgelopen 20 jaar steeds in beeld gebleven. De vele opdrachten op het gebied van werkomgeving hadden vaak ‘besparen’ als doelstelling. Ik weet nog wat TNT (tegenwoordig: PostNL) ons vroeg: “Dries, we hebben veel gebouwen, veertig. Hoe gaan we besparen?” Ons antwoord was: “We kunnen gaan werken waar we wonen. Dus bijvoorbeeld niet elke dag richting Den Haag reizen als ik Amsterdam woon en er ook plek is in Amsterdam. Zeven gebouwen voor mensen om te werken waar ze wonen.” Hierdoor zijn er structureel miljoenen bespaard. De directeur van TNT Real Estate destijds, Flip Verwaaijen, werd steeds meer overtuigd dat het om meer ging dan alleen het faciliteren van flexplekken. In dit soort processen gaat het ook om de juiste begeleiding van mensen. Inmiddels hebben we al twintig jaar een goede relatie met Flip. Dries: “Hij staat zelfs in het voorwoord van ons boek, dynamisch werken in een duurzame omgeving.” Hieronder een uitgewerkt concept voor het hoofdkantoor in Den Haag, wat op de dag van vandaag nog steeds flexibel wordt gebruikt.

Portbase, de werkomgeving verplaatsen van haven naar centrum

Portbase was gevestigd in Pernis, de haven van Rotterdam, en wilde meer richting het centrum van Rotterdam verhuizen maar hadden geen idee hoe dit aan te pakken. Op basis van eerste gesprekken stelde wij een businesscase in one day voor. Dit gaf antwoord op de vraag: Wat gaat dit traject mij kosten en opleveren? We hebben samen met een aantal medewerkers van Portbase en input van onze netwerkpartner Rever een overzicht opgeleverd waarin alle aspecten van Het Nieuwe Werken waren meegenomen. Hiermee kon de directie richting de aandeelhouders voor akkoord. Na het akkoord kon de daadwerkelijke transformatie plaats vinden.

We hebben een mooie opdracht uitgevoerd waarin “Het Nieuwe Samenwerken” centraal stond met daarin outputsturing en thuiswerken als thema’s. Uiteindelijk leverde dat een inspirerende, open en gastvrije fysieke werkomgeving op, en een digitale werkomgeving met altijd en overal toegang tot de relevante informatie. De werkomgeving stimuleert om samen te werken over de teams heen. Tevens hebben we samen met de betreffende medewerkers de staffuncties als secretariaat, officemanagement, facilitymanagement en ICT geprofessionaliseerd en geïntegreerd. Door integraal naar de werkomgeving te kijken, dat wil zeggen door te kijken naar de fysieke en digitale werkomgeving, houding en gedrag en de ondersteunende diensten, heeft Portbase stappen gemaakt richting een wendbare organisatie.