18 sep Van wij-zij naar samen
Van wij-zij naar samen bij Cargonaut
Samen met de haven in Rotterdam is Schiphol de belangrijkste logistieke ‘hub’ van Nederland. Dagelijks passeert er een enorme hoeveelheid goederen (Cargo) van en naar Schiphol. Cargonaut is dé regisseur van informatiestromen voor die goederen. Als regisseur zorgt Cargonaut ervoor dat de logistieke ketenpartijen en de douane voorzien zijn van volledige, transparante en betrouwbare informatie en zo optimaal op elkaar zijn afgestemd.
Cargonaut bevindt zich op een spannend speelveld. De organisatie is een zelfstandig agentschap wat eigendom is van de community. Aan de ene kant heeft Cargonaut de macht van een monopolist, en aan de andere kant is zij kwetsbaar en afhankelijk van stakeholders. Stakeholders als de douane, de Schipholgroep, carriers als KLM en afhandelaren, zowel klein als groot.
Toen Cargonaut in september 2017 op ons pad kwam, had de organisatie net het besluit genomen te gaan verhuizen. Wij werden gevraagd om het verhuisproject te coördineren en te koppelen aan de strategische doelen van de organisatie. Concreet betekende dit dat de nieuwe werkomgeving Cargonaut moest ondersteunen in de volgende doelen.
- Mensen, ketens en communities verbinden en optimaal laten functioneren. Als bruggenbouwer wil Cargonaut verschillende partijen met elkaar verbinden en zo samen tot een beter, sneller en slimmer Schiphol komen.
- Differentiatie van drie Business Area’s. Om de community in de toekomst goed te blijven ondersteunen besloot Cargonaut de organisatie in te delen in drie verschillende Business Area’s. Een area beheert het basisplatform met betrouwbare en transparante informatie, een tweede area ontwikkelt samen met de ketenpartners slimme informatieoplossingen. De derde area geeft advies voor optimalisatie in de keten.
Cargonaut had al een ‘projectteam’ opgezet met daarin verschillende werkgroepen. Wij werden de sherpa van deze verschillende projectleiders. Voor ons een mooie uitdaging om de talenten van de organisatie in hun kracht te zetten.
Het opdrachtteam
Nanne Onland, CEO: 'Niet alleen een fijne plek om samen te werken, maar automatisch ook meer transparantie en verbinding. Met de hulp van Proven een absolute versneller in de organisatorische doorontwikkeling van Cargonaut.'
Onze successen
Binnen 5 maanden de verhuizing gerealiseerd
Fysieke werkomgeving als onderdeel van een grotere cultuurverandering
Een plek waar communities & medewerkers samenkomen en kruisbestuiving kan plaatsvinden
Aanpak
Het eerste wat wij doen bij een nieuwe opdracht is ons onderdompelen in de organisatie. Zo snel mogelijk willen wij het DNA leren kennen. Samen met de programmamanager Marjolein hebben we onze stappen 1 tot en met 4 doorlopen. In al deze stappen hebben we niet alleen stil gestaan bij de fysieke werkomgeving, maar ook bij de digitale. Bovendien hebben we gekeken naar houding en gedrag (hoe ga je met elkaar om in de nieuwe werkomgeving), en ondersteuning (wat heb je nodig van HR, Facilitair en IT om zo goed mogelijk je werk te kunnen doen).
Op basis van gesprekken, onze quickscan wendbare organisatie en workshops die we hielden, zagen wij dat Cargonaut grote uitdagingen had rondom ‘verbinding’. Intern miste Cargonaut een wij-gevoel. De toenmalige indeling van de werkomgeving – in groepjes (business vs. IT, medewerkers vs. management, oud vs. nieuw) en verdeeld over twee verdiepingen – had hier een groot aandeel in.
De nieuwe werkomgeving moest dus verbinding centraal stellen. Dit deden we op verschillende niveaus.
- Verbinding met Cargonaut en de strategie.
We merkten dat niet iedere medewerker zich verbonden voelde met de organisatie. Wij wilden dat ons traject die verbinding zou herstellen. Dit hebben we op verschillende manieren gedaan. Zo hebben we medewerkers onder het motto “samen de trechter in” actief meegenomen zodat de werkomgeving van hen allemaal zou worden. Als onderdeel daarvan namen wij alle medewerkers mee naar het nieuwe pand (toen nog een bouwplaats!), om workshops te houden over (de inrichting van) de nieuwe werkomgeving. Ook hebben we veel sessies georganiseerd tussen het managementteam en medewerkers. Sessies waarin gedachtes uitgewisseld werden, vragen werden gesteld en kritisch discussies plaatsvonden. Voor verbinding met het DNA van de organisatie zijn de vergaderruimtes vernoemd naar woorden die passen bij de dienstverlening die Cargonaut levert: ‘Doorzien’, ‘Doordacht’ en ‘Doordata’. - Verbinding met de community.
In de nieuwe werkomgeving is heel bewust gekozen voor een grote community ruimte, zodat de verschillende partijen (medewerkers, klanten, leveranciers, samenwerkingspartners) zich welkom voelen. De community ruimte moet aanvoelen als ‘huiskamer’ waar veel met elkaar gesproken wordt. En natuurlijk mocht een tafelvoetbaltafel niet ontbreken! - Verbinding met elkaar.
Wij hebben interventies gedaan om een cultuur te bewerkstelligen waarin medewerkers elkaar aanspreken. In de nieuwe werkomgeving zijn twee spreekruimtes tot ‘Luisteren’ en ‘Doorvragen’ gedoopt, om zo te benadrukken dat aannames doen tot het verleden behoort. Bij de indeling van de werkplekken hebben wij een vlekkenplan ingezet. Deze indeling van werkplekken op basis van de activiteiten die je doet en het team waartoe je behoort) draagt bij aan verbinding binnen teams én tussen teams. - Verbinding met Agile.
Cargonaut had een strategische keuze gemaakt om Agile te werken. Echter, daar zag je in de werkomgeving weinig van terug. Wij besloten Scrum teams optimaal te faciliteren door in het hele pand grote whiteboards te plaatsen.
Marjolein de Kruif, programmamanager fysieke werkomgeving: 'Jullie hebben ervoor gezorgd dat wij een enorme stap hebben gezet op het gebied van onze cultuur. Dat hadden we zonder jullie nooit gedaan. Initieel was iedereen tegen om te verhuizen en in vlekken te werken; we zagen allemaal redenen om het niet te doen. Jullie hebben ons tijdens workshops gespiegeld en doorgezet. Nu hebben we allemaal contact met elkaar, we lunchen zelfs samen.'
Resultaat
We kijken terug op een fantastisch traject! De werkgroep bleef, onder de bezielende leiding van Marjolein ontzettend positief. Geen tegenslag werd als tegenslag ervaren, telkens was het schouders eronder en gaan! Achteraf kan je wel zeggen dat het hele traject rondom de verhuizing al een eerste stap was in de verandering richting meer verbinding.
Bij binnenkomst zie je direct een grote open ruimte waar samen wordt geluncht, getafelvoetbalt en zelfs gepingpongd. Dit is de plek waar de community wordt ontvangen, zoals bijvoorbeeld tijdens Cargonaut & Friends, een samenwerkingsbijeenkomst van verschillende partijen in de community. Als je verder doorloopt kom je in de ‘werkruimte’ waarbij wij vier kwadranten hebben gerealiseerd. Dit brengt rust, gelijkwaardigheid en transparantie met zich mee, en wij merken dat het leidt tot meer verbinding. Medewerkers spreken elkaar rechtsreeks aan en er wordt veel (over teams heen) samengewerkt.
Het mooie aan deze werkomgeving is dat je het op verschillende manier kunt benutten, de vergaderzalen zijn multifunctioneel en worden soms zelfs ‘geboekt’ door communityleden!
Hoe is het nu?
De werkomgeving was een eerste stap in de cultuurverandering. Inmiddels helpen wij Cargonaut verder bij het bereiken van het volgende basiskamp. Daarover later meer!