Zullen we vergaderingen afschaffen?

Efficienter werken met Sturing & Ruimte. Veel mensen klagen over een vergadercultuur in hun bedrijf. Managers over drukke agenda’s en van vergaderingnaar vergadering moeten lopen en geen tijd meer te hebben voor andere zaken; medewerkers over nutteloze bijeenkomsten die veel te lang duren en waar maar een klein deel relevant van is. Vanuit de filosofie van sturing en ruimte kun je dan gaan nadenken over verbeteracties op de ene as, zonder op de andere iets in te leveren en dan kun je op beide assen tot verbetering komen.

Sturing: efficiënt vergaderen.
Hier is veel over onderzocht en gepubliceerd. Tips zoals het duidelijk benoemen van het doel van een agendapunt, stukken vooraf verspreiden en doornemen, voorzitter procesmatig laten sturen en niet inhoudelijk, regelmatig resumeren wat besproken en besloten is, concrete actiepunten met actiehouder en deadline benoemen helpen een vergadering efficiënter en effectiever te laten verlopen.

Ruimte: minder vergaderen.
Hier helpen tips als het verlagen van de vergaderfrequentie (teamoverleg bv. tweewekelijks ipv wekelijks), het inkorten van de vergadertijd (langer dan 2 uur is niet effectief) of bv. staand vergaderen. Onderzocht is dat dit ook leidt tot kortere en minder vergaderingen.

Vanuit het concept van sturing en ruimte zijn beide soorten acties prima, zolang niet op de andere as wordt ingeleverd. Uitdagend is echter om je oordeel uit te stellen en bij het denken te beginnen vanuit het maximum van de paradox. Dit brengt nieuwe vergezichten naar voren en kan leiden tot andere creatieve inzichten. In dit voorbeeld begonnen we te denken vanuit het afschaffen van alle vergaderingen! Dit geeft veel ruimte en dan kun je vervolgens na gaan denken wat er qua sturing mis zou gaan. Al pratend met managers uit de welzijnssector kwamen we zo op maatwerk oplossingen voor deze situatie zoals:

• het informeren van mijn team over directiebesluiten kan ook via Intranet of E-mail en ik gebruik de teamvergadering alleen om kort reacties te vragen;
• als we samen ergens iets van moeten vinden doe ik aan time-boxing. We discussiëren een afgesproken tijd en daarna dank ik iedereen voor de bijdrage en beloof een wijs besluit te nemen (en dit natuurlijk ook terug te melden). Bij voldoende vertrouwen mag een leider autoritair optreden en hoeft niet iedere beslissing in volledige consensus uitgepolderd te worden, scheelt veel tijd;
• we houden eens per kwartaal een benen-op-tafel sessie waarin we samen vooruitkijken en terugkijken. Doel hiervan is los komen van waan van de dag en we nemen geen besluiten! Voordeel is dat andere vergaderingen meer over waan van de dag mogen gaan en we strategische uitwijdingen van deelnemers afkappen en verplaatsen naar dit overleg. Scheelt veel haantjesgedrag en tijd.

Misschien geen baanbrekende oplossingen, maar in deze situatie wel een voorbeeld hoe paradoxaal denken kan leiden tot andere oplossingen dan de direct voor de hand liggende. En door het andersom benaderen geeft het meer lucht en zullen ook andere vergaderingen kritischer bekeken worden.