Afgelopen 16 februari heeft PROVENPARTNERS de cursus ‘sociale digitale vaardigheden’ gelanceerd. Dit gebeurde tijdens de Ambtenaar2.0 dag. Een inspirerende dag met verrassende workshops en vernieuwende presentaties voor de ambtenaar van nu.

Met digitale middelen omgaan met grote hoeveelheden informatie

Eén van de workshops was in handen van Tom Verhoeve die de ongeveer 40 deelnemers meenam langs de verschillende facetten van de cursus. De cursus leert hoe medewerkers door vaardigheden en attitude (houding) de juiste digitale applicaties te hanteren om om te gaan met de grote hoeveelheid van informatie.

Kennis zit in hoofden van mensen

Na een inventarisatie over hoe 2.0 de aanwezigen zichzelf achtten (gemiddeld een 6), ging Tom in op het onderwerp Informatie. Zo stelde hij dat Het Nieuwe Werken gericht is op kenniswerk en dat kennis bestaat uit Informatie * Ervaringen + Vaardigheden + Attitude ( K= I * EVA). Informatie is er inmiddels teveel, waardoor het belangrijk is om snel de juiste informatie te filteren. Dat vereist vaardigheden als ‘analyseren van informatie’ en ‘analyseren van context’ die belangrijk zijn om de informatie op waarde te schatten. De volgende stap is dan het omzetten van deze informatie naar kennis.

Eigen praktijk als voorbeeld

Door het laten zien van praktijk voorbeelden uit de eigen organisatie nam Tom de deelnemers mee door het externe en interne applicatielandschap van PROVENPARTNERS en het belang van integratie (middels RSS) hierbij. Vragen die gesteld werden door de deelnemers waren ‘hoe om te gaan met sociale media op individueel niveau in relatie tot de organisatie? ‘ en ‘hoe kun je een keuze maken in applicaties uit het enorme aanbod?’. Gesteld werd dat je authentiek moet zijn online. Bovendien moet men af van een scheiding werk/privé. Een medewerker is onlosmakelijk verbonden met de organisatie waarvoor ze werken. Ook online. Hier moet dus bewust mee om worden gegaan.

Dank voor input!

Als laatste onderdeel van de workshop hebben de deelnemers  input gegeven voor de aanscherping van de cursus. De competenties die terugkomen in de cursus werden goed ontvangen. Vraag die werd meegegeven is ‘hoe krijg je medewerkers zover dat ze intrisiek gemotiveerd zijn om vrijwillig naar deze cursus te gaan’. Hierbij zal duidelijk gemaakt moeten worden ‘what’s in it for me?’. Hierbij willen we de deelnemers dan ook hartelijk bedanken voor de input!

Meer weten?

Voor meer informatie over deze cursus zie de productpagina of neem contact op met Tom Verhoeve.

Recensies workshop

foto met dank aan Elmine.

Op rePublic vindt mede ViW’er Bas van Leur dat de overheid geld verkwist met het nieuwe werken initiatieven. In de homogene overheidswereld opereren zo’n 200 diverse initiatieven, zo stelt hij. Dat vraagt uiteraard om een reactie:

“Wat!!!?? Slechts 200 initiatieven? Da’s wel erg weinig!”

Data

Laat ik eerst wat data op een rijtje zetten. De overheid bestaat uit:

• 430 gemeenten,
• 27 waterschappen,
• 13 ministeries,
• 12 provincies,
• 8 stadsregio’s,
• en nog een aantal meer op afstand opererende organen (zbo’s en dergelijke).

Een staatje op InOverheid leert ons dat er ruim 317.000 ambtenaren zijn. Een eenvoudige rekensom levert vervolgens dat 0,32% van de totale aantal ambtenaren werkt aan initiatieven o.g.v. het nieuwe werken. Dit is overigens gebaseerd op de cijfers van Bas (200 initiatieven met ieder zo’n 5 betrokkenen). Rijp en groene initiatieven door elkaar.

Initiatieven

Sommige initiatieven zijn gericht op cultuurverandering (Vernieuwing Rijksdienst), andere zijn gericht op fysieke werkomgevingen (bv nieuwe huisvesting VNG, Den Bosch, Zaanstad, Provincie Overijssel), weer andere gericht op ict zaken (bv Digitale Werkomgeving Rijksdienst) en dan ook nog een aantal gericht op ontmoeten (bv open koffies).

Eén overheid?

Even terug naar je stelling: overheden lijken op elkaar. Ja, dat klopt. In ieder geval op papier. Maar dé overheid bestaat niet. Het zijn verschillende organisaties, met verschillende taken, cultuur en verantwoordingsslagen. Dat betekent automatisch dat je maatwerk moet plegen. Veel van deze hnw-initiatieven werken juist aan een interorganisatorische oplossing (ambtenaar2.0, ambtenaar voor de toekomst, functiegebouw rijk).

Van 0,32% naar minstens 1%

Kortom, van verkwisting lijkt mij geen sprake te zijn. Eerder een gezonde insteek om maatschappelijke verandering goed te vertalen naar de eigen organisatie.

Sterker nog, ik ben van mening dat minstens 1% van de totale overheid als vliegwiel moet werken aan het nieuwe werken, zodat in korte tijd de hele overheid daadwerkelijk als één organisatie werkt!

Wat vind jij?

Wat kun je als gemeente met social media? Web 2.0 toepassingen bieden kansen voor de gemeentelijke dienstverlening, met name voor de communicatie, marketing en innovatie in samenwerking met externe stakeholders.

Neem bijvoorbeeld een grote gemeente in de Randstad, waarmee Proven Partners deze kansen concreet in kaart heeft gebracht. Deze gemeente is in permanente ontwikkeling, heeft de digitale dienstverlening (e-government) sterk verbeterd en zoekt naar manieren om de sociale technologie te benutten.

Het doel hiervan is zowel het verbinden van nieuwe doelgroepen aan de gemeente als het ondersteunen van de ambities voor de komende jaren. Deze ambities zijn ondermeer het streven naar de beste dienstverlening voor de burgers door meer de dialoog op te zoeken (participatie), een uitstraling als beste werkgever voor nieuw personeel en een verdergaande samenwerking met de regionale partners. In een brainstorm zijn de beste kansen verkend. Per initiatief is een plan van aanpak opgesteld. Een interessant initiatief is het publiek betrekken bij een festival met hedendaagse kunst, dans, theater en muziek.

Hiervoor wordt met eenvoudige middelen een interactieve community gecreërd met Hyves als vertrekpunt, waar mensen kunnen meedenken en doen. Hierbij kunnen ze aangeven waar de straat optredens plaatsvinden, welke optredens ze willen zien en feedback geven op de optredens. De kracht van deze aanpak is een nieuwe manier van festival promotie door het overbrengen van een gevoel en ervaringen, wat kan met YouTube filmpjes, performance previews en artist impressions.

Dit is slechts één voorbeeld van de impact van social media. Gedecentraliseerde bottom up initiatieven zijn makkelijk op te starten en de kosten hiervan zijn erg laag. Dankzij de makkelijke uitwisseling van informatie ontstaat met deze technologie een krachtig instrument voor de organisatie en coördinatie van groepen mensen. De burger krijgt de kans zowel zijn mening als zijn/haar stem te laten horen. Deze ontwikkelingen hebben diepgaande gevolgen voor de overheid en haar dienstverlening. Het fragment van film Us Now (zie onder) verbeeld deze ontwikkeling.

Zoals duidelijk is, zorgt social media voor de empowerment van burgers. Zij organiseren zich niet meer zoals vroeger via het maatschappelijk middenveld zoals de vakbonden. Mensen organiseren zich rond thema’s en belangen, zoals hun eigen buurt, of geluidsoverlast. Daardoor verandert de relatie tussen de burger en overheid aanzienlijk. Dit heeft ook voordelen voor gemeenten. Sommige vraagstukken zijn te complex om binnen de gemeente zelf op te lossen. Of vergen draagvlak van bewoners in een vroeg stadium. Gezien het economisch getijde en de bezuinigingen kunnen gemeenten juist hier op efficiënte wijze gebruik maken van de collectieve denk- en participatiekracht van burgers. Samen sta je natuurlijk veel sterker.

Dat vergt wel lef van gemeenten. Haal beleidsvraagstukken uit de achterkamertjes en zet de deuren open voor betrokkenen. En dat heeft consequenties voor de manier van werken. Functies, taakverdelingen, coördinatie en de stijl van leiding geven verschuiven mee, van een hiërarchische structuur naar een netwerk waar procesbegeleiding een belangrijke vaardigheid is. Dit vergt de nadruk op andere competenties van ambtenaren en gedeeltelijk een andere inrichting van de organisatie als geheel.

De vraag is daarom niet of je als gemeente wel of niet moet twitteren… Juist de dialoog aangaan en samenwerking zoeken over de grenzen heen waar iedereen aan kan bijdragen creëert meerwaarde. Neem bijvoorbeeld het schoolvoorbeeld van participatie, Verbeter de Buurt, winnaar van de E-Participatie Awards 2009 in de categorie Samenleving. Waarom wint dit initiatief? Allereerst omdat burgers op een simpele, gebruiksvriendelijke, transparante wijze betrekt bij het verbeteren van buurten. Burgers plaatsen een melding of een idee in Google Maps en gemeenten kunnen reageren op een melding die geplaatst is. Op die manier ontstaat er een directe dialoog tussen gemeenten en hun burgers. Via Twitter en per e-mail is het mogelijk om meningen en ideeën van gebruikers te delen met de makers van verbeterdebuurt.nl.

De procesarchitectuur van samenwerking in participatie met burgers is belangrijk, want vertrouwen is langzaam opgebouwd en snel verloren. Vooraf de spelregels definiëren, duidelijkheid scheppen over de aanpak, de uiteindelijke besluitvorming en wat met bijdragen wordt gedaan is van essentieel belang. Let daarom naast de kansen ook op de risico’s bij participatie en de inzet van social media.

Proven Partners heeft veel ervaring opgedaan met de inzet hiervan binnen het bedrijfsleven en diverse gemeenten. Wil je meer weten over de kansen met social media voor de communicatie, marketing en innovatie in samenwerking met externe stakeholders? Neem dan vrijblijvend contact op met Tom Verhoeve.

Sociale media bieden een interactief platform voor gebruikers die met uiterst toegankelijke communicatie technologie onderling informatie uit kunnen wisselen. Content kan door eenieder worden ontdekt, gelezen, gedeeld en veranderd. Kenmerkend voor sociale media is de verschuiving van monoloog naar dialoog. Social media wordt steeds meer mainstream in 2009, blijkt uit een evaluatie van Allyson Kapin van Fastcompany.

Ook politici benutten vaker social media in de communicatie met kiezers. Terzake, de variant van 2Vandaag bij onze zuiderburen, meldde onlangs dat Belgische politici massaal gebruik maken van Facebook. Meer dan de helft van 200 gescreende parlementsleden heeft een profiel tegenover 1 op de 6 Belgen. Ze tonen hun persoonlijk leven met foto’s van familie, vrienden en feestjes. Het moet kunnen, is modern en spreekt bovendien de kiezer aan. Sociale netwerksites zijn belangrijk, want ze vergroten het bereik en de kiezer wordt zo op verschillende manieren aangesproken. En vrienden worden is makkelijk, toont Terzake aan. Na één dag heeft de verslaggeefster een imposant politiek netwerk opgebouwd van twintig politici (van de dertig uitnodigingen).

Net als bedrijven gebruiken politici de populariteit van sociale netwerken om met hun doelgroep in contact te komen. Gebruikers ervaren dit enerzijds als interessant, maar zijn beduidend op hun hoede voor ‘vriendjespolitiek’. Toch kan het participeren in sociale netwerken bijdragen aan de marktwaarde van politici, zeker wanneer echte communicatie met betrokkenen goed wordt gearrangeerd.

Ook wie niet meedoet, voelt dat het moet. ‘Facebook is zo belangrijk geworden dat we de komende vijf jaar allemaal erop moeten als onderdeel van de campagnestrategie’, vertelt een Belgische politicus. Hij zit zelf nog niet op Facebook, maar zal zijn koudwatervrees moeten overwinnen. In Nederland zijn voornamelijk linkse politici zijn actief op de netwerksite Hyves, blijkt uit een onderzoek van de weblog Hyped.

Politieke organisaties hebben echter een gefragmenteerde omgeving die om meer direct en persoonlijk contact vraagt en daar gaat veel tijd in zitten. Volgens Forrester is het van belang eerst een ‘social strategy’ te formuleren willen bijdragen op sociale netwerken tot een gewenst resultaat leiden. Het bedrijven van (politieke) marketing vraagt om het maken van duidelijke strategische keuzes teneinde de juiste doelgroepen te bereiken. Daarvoor is een integrale aanpak geen overbodige luxe.

Onder de regie van PROVENPARTNERS is bij een ministerie organisatiebreed intranet opgezet. Onder het mom Laat duizend bloemen bloeien zijn bottom up diverse initiatieven gestart en samengebracht. Daardoor zijn de informatiehuishouding en interne communicatie verbeterd. Het intranet ondersteunt tevens in belangrijke mate de bedrijfsvoering en primaire processen.

Klik op de diaprojector om de casestudy full-screen te lezen.

Volgeboekt! Wie nog twijfelt aan de populariteit van Web 2.0 onder ambtenaren moet zijn mening rigoreus bijstellen. Zeker na de Werkconferentie Overheid 2.0 die donderdag 4 december gehouden is in de Jaarbeurs van Utrecht. Dit jaar zijn door staatssecretaris Bijleveld van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voor het eerst de eParticipatie Awards uitgereikt voor de beste online initiatieven vanuit de overheid en maatschappij.

RotterdamIdee eindigt als eerste in de categorie Overheid, omdat het burgers de mogelijkheid biedt mee te beslissen over verbeteringen in hun gemeente. Daarvan is op ruime schaal gebruik gemaakt en andere gemeenten kunnen deze aanpak eenvoudig overnemen. Buurtlink wint in de categorie Samenleving, omdat het een kant-en-klaar pakket biedt voor het inrichten van een eigen buurtwebsite. Het maakt gebruik van vele bestaande functies en door de indeling op postcode kunnen burgers elkaar gemakkelijk vinden.

Maar de grootste prijzenknallers van de dag, waren de drie maal 25.000 euro voor nieuwe ideeen waarvoor het ministerie van Binnenlandse Zaken een beroep op de creatieve denkkracht van burgers, ondernemers, en ambtenaren. Tijdens de werkconferentie is door de deelnemers gestemd. Het initiatief Hulp bij dit formulier (www.hulpbijditformulier.nl)is op de eerste plaats geindigd.

Kortom, de overheid is helemaal into Web 2.0 getuige ook de publicatie van het boek Ambtenaar 2.0 geschreven door Davied van Berlo. In zijn trendpresentatie sprak Van Berlo over de noodzaak van de overheid te veranderen door de technologische ontwikkelingen. ‘Web 2.0 staat voor open, sociaal en de gebruiker staat centraal’, vertelde hij de aanwezigen. ‘De overheid moet veranderen, wat moeilijk is, ook voor de ambtenaren zelf.’ De vooruitstrevende ambtenaar ziet verschuivingen in de relatie met de burger, de interne organisatie en het werk van ambtenaren.

De ambtenaar wordt procesbegeleider, want er zit nu eenmaal meer kennis buiten de muren van de organisatie dan daarbinnen. Informatie kunnen vinden en mensen erbij betrekken vergt andere vaardigheden. En andere organisatiekenmerken. Horizontale netwerken, meer ruimte voor creativiteit en de dialoog met de burger. Hoe ga je dat aansturen als manager?

Gedurende de werkconferentie wordt duidelijk dat Web 2.0 de ambtelijke gelederen nog lang zal bewegen. De overheid staat aan het begin van een groot avontuur waarvan de uitkomst nog onzeker is. Van Berlo zegt dan ook: ‘Er zijn geen standaard antwoorden voor deze ontwikkelingen. Wat we kunnen doen is onderzoeken, discussieren en experimenteren!’ Dat daarbij een frictie zal ontstaat tussen oud en nieuw neemt men op de koop toe. Dat zorgt natuurlijk ook voor de benodigde glans.