Het Nederlands Rode Kruis heeft PROVENPARTNERS gevraagd om meer regie te krijgen op de online activiteiten. Daarvoor zijn de online initiatieven van het Nederlands Rode Kruis onder de loep genomen en is een start gemaakt met het vertalen, analyseren, inventariseren en definiëren hiervan ten behoeve van een nieuw NRK Intranet, de vernieuwde corporate site en de andere initiatieven op internet.

Het informatielandschap van het Rode Kruis is in kaart gebracht, waaronder het internet (corporate site), de doelgroepensites, afdelingssites en de inzet van social media (LinkedIn, Hyves, Twitter en YouTube). Per platform zijn de visie, doelstellingen en strategie geformuleerd zodat die bijdragen aan de overkoepelende missie van het Nederlands Rode Kruis. Daarnaast is een managementdashboard opgezet voor het meten van het bereik en effect van de communicatie- en marketinginspanningen. Proven Partners heeft hiervoor een multichannel aanpak en doelgroepenbenadering ontworpen.

Onder de regie van PROVENPARTNERS is bij een ministerie organisatiebreed intranet opgezet. Onder het mom Laat duizend bloemen bloeien zijn bottom up diverse initiatieven gestart en samengebracht. Daardoor zijn de informatiehuishouding en interne communicatie verbeterd. Het intranet ondersteunt tevens in belangrijke mate de bedrijfsvoering en primaire processen.

Klik op de diaprojector om de casestudy full-screen te lezen.

Intranetportals bieden als webplatform een enorme potentiële kans de digitale werkomgeving van uw medewerkers te verbeteren en kunnen daarmee een belangrijke boost aan uw bedrijfsdoelstellingen geven. Wij bezochten het Intranet Congres 2009 en dit viel ons op.

De helft van de ondervraagden vindt dat hun intranet ingrijpend moet worden vernieuwd, blijkt uit de Intranet Monitor, een online onderzoek naar intranet gehouden onder 1077 organisaties. Dat roept vragen op, zeker als blijkt dat men dit serieus meent, want meer dan de helft is een totaal nieuw intranet aan het voorbereiden. Als we James Robertson mogen geloven, één van de sprekers op het Intranet Congres 2009, is die vernieuwingsslag een terugkerend fenomeen. Eens in de twee á drie jaar, wanneer het intranet weer uit z’n voegen barst met outdated content, neemt de noodzaak hiervoor weer toe. Met de nodige humor vertelde Robertson dat we weer een nieuw design maken, de kleurtjes veranderen en wellicht een nieuw logo toevoegen. Hij noemt dit een ‘era of repeated redesign’.

Daar schuilt een waarheid in. Het is ook niet makkelijk, want de focus ligt vaak op de content en communicatie, duidde Robertson aan. Wij sluiten ons hierbij volledig aan. De huidige generatie intranetten zijn vaak minder geschikt voor het ondersteunen van samenwerking en de bedrijfsactiviteiten. En voor organisaties juist daar valt geld te verdienen met intranetportals, want deze bieden als webplatform een enorme potentiële kans de digitale werkomgeving van uw medewerkers te verbeteren en kunnen daarmee een belangrijke boost aan uw bedrijfsdoelstellingen geven.

Keynote speaker Peter Hinssen schetste met de nodige flair tijdens het congres de idiote verschijnselen wanneer een hardcore IT’er moet communiceren met (lijn)managers hierover. Ze spreken beiden een andere taal. Of hoe sla je als communicatiemedewerker de brug tussen intranet, de bedrijfsprocessen en medewerkers? Ondanks de nodige complexiteit is een goed werkende digitale werkomgeving geen overbodige luxe, maar bijna een gewoongoed, volgens Hinssen. In ieder geval voor de digitale generatie, de Homo Zappiens. Hinssen spreekt in dit verband van de ‘consumerization of IT’, oftewel de consument heeft nu betere spullen thuis dan op het werk.

Ook volgens de uitkomsten van de Intranet Monitor verschuift de nadruk van topdown informatie voorziening naar interactie, personalisatie én integratie met Web 2.0 en de bedrijfsprocessen. Want, wil je slimmer zijn dan je concurrenten, dan is optimaal gebruiken van lokale kennis (in hoofden van mensen of andere vestigingen) en gebruik maken van informele communicatiebronnen bijna een must. Weet u welke experts in huis zijn en welke kennis zij hebben? Of welke informatie ligt opgeslagen op al die harde schijven in het bedrijf?

Ook iets simpels als het digitalisering van formulieren is niet genoeg, stelt Robertson. Laat deze online invullen zodat ze digitaal verwerkt kunnen worden. Dat scheelt tijd, mail en uren. Maar voordat u begint is het van belang eerst helder te krijgen hoe intranet bijdraagt aan de missie, visie en doelstellingen van uw bedrijf. Elke inspanning dient hieraan gekoppeld te zijn. Wat is de business case van uw intranet? En hoe centraal staat de gebruiker eigenlijk?

Web 2.0 toepassingen helpen van het intranet een waardevol platform te maken. Door informatie te bundelen, social bookmarking, expertprofielen, wiki’s en intelligente zoekmachines die ook een kijkje nemen in de informele kant van de organsiaties (blogs, communities en gebruikte tags). Maar het zal duidelijk zijn dat een goed functionerend intranet geen sinecure is. De inspanningen moeten de moeite waard zijn, voor uw bedrijf en de medewerkers. En hoewel de tweede generatie intranet daar een goede bijdrage aan kan leveren, blijkt het toch weer een vak apart die waarde te realiseren.