Het Nederlands Rode Kruis heeft PROVENPARTNERS gevraagd om meer regie te krijgen op de online activiteiten. Daarvoor zijn de online initiatieven van het Nederlands Rode Kruis onder de loep genomen en is een start gemaakt met het vertalen, analyseren, inventariseren en definiëren hiervan ten behoeve van een nieuw NRK Intranet, de vernieuwde corporate site en de andere initiatieven op internet.

Het informatielandschap van het Rode Kruis is in kaart gebracht, waaronder het internet (corporate site), de doelgroepensites, afdelingssites en de inzet van social media (LinkedIn, Hyves, Twitter en YouTube). Per platform zijn de visie, doelstellingen en strategie geformuleerd zodat die bijdragen aan de overkoepelende missie van het Nederlands Rode Kruis. Daarnaast is een managementdashboard opgezet voor het meten van het bereik en effect van de communicatie- en marketinginspanningen. Proven Partners heeft hiervoor een multichannel aanpak en doelgroepenbenadering ontworpen.

Wat kun je als gemeente met social media? Web 2.0 toepassingen bieden kansen voor de gemeentelijke dienstverlening, met name voor de communicatie, marketing en innovatie in samenwerking met externe stakeholders.

Neem bijvoorbeeld een grote gemeente in de Randstad, waarmee Proven Partners deze kansen concreet in kaart heeft gebracht. Deze gemeente is in permanente ontwikkeling, heeft de digitale dienstverlening (e-government) sterk verbeterd en zoekt naar manieren om de sociale technologie te benutten.

Het doel hiervan is zowel het verbinden van nieuwe doelgroepen aan de gemeente als het ondersteunen van de ambities voor de komende jaren. Deze ambities zijn ondermeer het streven naar de beste dienstverlening voor de burgers door meer de dialoog op te zoeken (participatie), een uitstraling als beste werkgever voor nieuw personeel en een verdergaande samenwerking met de regionale partners. In een brainstorm zijn de beste kansen verkend. Per initiatief is een plan van aanpak opgesteld. Een interessant initiatief is het publiek betrekken bij een festival met hedendaagse kunst, dans, theater en muziek.

Hiervoor wordt met eenvoudige middelen een interactieve community gecreërd met Hyves als vertrekpunt, waar mensen kunnen meedenken en doen. Hierbij kunnen ze aangeven waar de straat optredens plaatsvinden, welke optredens ze willen zien en feedback geven op de optredens. De kracht van deze aanpak is een nieuwe manier van festival promotie door het overbrengen van een gevoel en ervaringen, wat kan met YouTube filmpjes, performance previews en artist impressions.

Dit is slechts één voorbeeld van de impact van social media. Gedecentraliseerde bottom up initiatieven zijn makkelijk op te starten en de kosten hiervan zijn erg laag. Dankzij de makkelijke uitwisseling van informatie ontstaat met deze technologie een krachtig instrument voor de organisatie en coördinatie van groepen mensen. De burger krijgt de kans zowel zijn mening als zijn/haar stem te laten horen. Deze ontwikkelingen hebben diepgaande gevolgen voor de overheid en haar dienstverlening. Het fragment van film Us Now (zie onder) verbeeld deze ontwikkeling.

Zoals duidelijk is, zorgt social media voor de empowerment van burgers. Zij organiseren zich niet meer zoals vroeger via het maatschappelijk middenveld zoals de vakbonden. Mensen organiseren zich rond thema’s en belangen, zoals hun eigen buurt, of geluidsoverlast. Daardoor verandert de relatie tussen de burger en overheid aanzienlijk. Dit heeft ook voordelen voor gemeenten. Sommige vraagstukken zijn te complex om binnen de gemeente zelf op te lossen. Of vergen draagvlak van bewoners in een vroeg stadium. Gezien het economisch getijde en de bezuinigingen kunnen gemeenten juist hier op efficiënte wijze gebruik maken van de collectieve denk- en participatiekracht van burgers. Samen sta je natuurlijk veel sterker.

Dat vergt wel lef van gemeenten. Haal beleidsvraagstukken uit de achterkamertjes en zet de deuren open voor betrokkenen. En dat heeft consequenties voor de manier van werken. Functies, taakverdelingen, coördinatie en de stijl van leiding geven verschuiven mee, van een hiërarchische structuur naar een netwerk waar procesbegeleiding een belangrijke vaardigheid is. Dit vergt de nadruk op andere competenties van ambtenaren en gedeeltelijk een andere inrichting van de organisatie als geheel.

De vraag is daarom niet of je als gemeente wel of niet moet twitteren… Juist de dialoog aangaan en samenwerking zoeken over de grenzen heen waar iedereen aan kan bijdragen creëert meerwaarde. Neem bijvoorbeeld het schoolvoorbeeld van participatie, Verbeter de Buurt, winnaar van de E-Participatie Awards 2009 in de categorie Samenleving. Waarom wint dit initiatief? Allereerst omdat burgers op een simpele, gebruiksvriendelijke, transparante wijze betrekt bij het verbeteren van buurten. Burgers plaatsen een melding of een idee in Google Maps en gemeenten kunnen reageren op een melding die geplaatst is. Op die manier ontstaat er een directe dialoog tussen gemeenten en hun burgers. Via Twitter en per e-mail is het mogelijk om meningen en ideeën van gebruikers te delen met de makers van verbeterdebuurt.nl.

De procesarchitectuur van samenwerking in participatie met burgers is belangrijk, want vertrouwen is langzaam opgebouwd en snel verloren. Vooraf de spelregels definiëren, duidelijkheid scheppen over de aanpak, de uiteindelijke besluitvorming en wat met bijdragen wordt gedaan is van essentieel belang. Let daarom naast de kansen ook op de risico’s bij participatie en de inzet van social media.

Proven Partners heeft veel ervaring opgedaan met de inzet hiervan binnen het bedrijfsleven en diverse gemeenten. Wil je meer weten over de kansen met social media voor de communicatie, marketing en innovatie in samenwerking met externe stakeholders? Neem dan vrijblijvend contact op met Tom Verhoeve.

Kent u dat? Uw organisatie heeft vele websites, er ontbreekt samenhang en niemand heeft daadwerkelijk de regie. Marketeers ontwikkelen campagnesites voor hun doelgroepen, Corporate Communicatie ontwikkelt websites voor zakelijke partners, zonder rekening te houden met het gehele online landschap. In de loop van tijd ziet men door de bomen het bos niet meer.

Zo’n situatie laat zich het best omschrijven als een virtuele tuin waarin ‘duizend bloemen bloeien’. Er is een bont landschap ontstaan waarin veel initiatieven het daglicht zien, wat op zich een teken is van vruchtbaarheid. Tegelijkertijd blijkt dat meer regie geen overbodige luxe is, want de groei is ongestuurd, versnipperd en blijk lastig te onderhouden.

Wij vergelijken een internetlandschap wel eens met een tuin. Die moet worden onderhouden en eens in de zoveel tijd gesnoeid, want anders overwoekeren de verschillende planten elkaar. Als van alles mag worden gezaaid door verschillende tuiniers, dan ontstaat al snel wildgroei. Zo is het ook met internetomgevingen. Wanneer lange tijd veel ruimte en vrijheid is gegeven om allerlei initiatieven te starten, dan kan sprake zijn van wildgroei. Het is dan van belang om weer overzicht te krijgen, inventariseren wat er is en afspraken te maken over het onderhoud en beheer. Meer sturing is wenselijk, liefst vanuit een integrale blik met goed overzicht op het gehele internetlandschap. Voor effectief beheer van een gecompliceerd internetlandschap is daarom een regisseur nodig in onze visie. De regisseur coördineert, heeft een helikopterview en geeft ruimte aan alle spelers binnen het landschap, maar ook sturing indien nodig. Iedereen kent dan z’n rol en weet op welk moment welke bijdragen worden verwacht. Daarbij is het vooral belangrijk dat je:

• Weet wat je heb staan
• Weet wat je wilt behouden en wat je weg wilt doen
• Weet hoe je het gaat beheren (governance model)

Een beheerorganisatie wordt niet van het ene op het andere moment in de organisatie geplaatst. Nu kan gekozen worden om de gehele tuin om te ploegen. Vervolgens kun je nieuwe plantjes erin zetten, maar het risico bestaat dat de huidige plantjes dit niet overleven. Het is daarom raadzaam om een ‘snoeiplan’ te ontwikkelen en op een gestructureerde wijze de tuin gefaseerd in te richten. Onze ervaring is dat werken vanuit een groeimodel de beste resultaten geeft. De noodzakelijke afstemming wordt ondergebracht binnen de overlegstructuren van bestaande gremia. Dat voorkomt dat dit weer apart kunstje wordt terwijl de meerwaarde vooral naar voren komt bij een inbedding in de huidige organisatiestructuur. Daarmee wordt het ‘landschapsbeheer’ een vast onderdeel van de routine.

Om te komen tot een ’governance’ model gebruiken wij onze Proven aanpak die uit vijf stappen bestaat:

1. Vertalen:
het vertalen van missie, doelstellingen en strategie in randvoorwaarden en uitgangspunten;
2. Analyseren:
het in kaart brengen van de huidige situatie;
3. Inventariseren:
het verhelderen van de wensen;
4. Definiëren:
het definiëren van het “governance” model;
5. Veranderen:
het laten werken van het “governance” model in de praktijk.

Heeft u last van wildgroei en wilt u weer de regie over uw tuin, neem dan gerust contact met Tom Verhoeve.

Insight the Web is een tweemaandelijkse bijeenkomst voor ervaren communicatie managers, marketing managers en web managers van uiteenlopende organisaties zoals Higherlevel.nl, Gemeente Rotterdam, Oxfam Novib, KPN, Culios, Buurtleven, Eneco, Cinekid, Amnesty International, Robeco, VSNU, Nederlandse Rode Kruis………

Insight the Web is een exclusief en besloten netwerk, waarbij we in vertrouwde kring met elkaar kennis en ervaring willen uitwisselen. Alles wat hier besproken en gedeeld wordt blijft binnen de groep. Hiermee willen wij een sfeer te creëren waarin niet alleen de best practices worden gedeeld maar ook de grootste bloopers, juist vaak de grootste leermomenten! Een ieder die “insight the web” werkt, weet dat de echte pijn vaak zit onder de motorkap van een website; organisatorisch, technisch en beheer.

Insight the Web is exclusief, informeel, interactief, kosteloos en laag drempelig, en word je aangeboden door PROVENPARTNERS, WEBclusive en Winkwaves.

Interesse?

Neem contact op met Tom Verhoeve.