Kent u dat? Uw organisatie heeft vele websites, er ontbreekt samenhang en niemand heeft daadwerkelijk de regie. Marketeers ontwikkelen campagnesites voor hun doelgroepen, Corporate Communicatie ontwikkelt websites voor zakelijke partners, zonder rekening te houden met het gehele online landschap. In de loop van tijd ziet men door de bomen het bos niet meer.

Zo’n situatie laat zich het best omschrijven als een virtuele tuin waarin ‘duizend bloemen bloeien’. Er is een bont landschap ontstaan waarin veel initiatieven het daglicht zien, wat op zich een teken is van vruchtbaarheid. Tegelijkertijd blijkt dat meer regie geen overbodige luxe is, want de groei is ongestuurd, versnipperd en blijk lastig te onderhouden.

Wij vergelijken een internetlandschap wel eens met een tuin. Die moet worden onderhouden en eens in de zoveel tijd gesnoeid, want anders overwoekeren de verschillende planten elkaar. Als van alles mag worden gezaaid door verschillende tuiniers, dan ontstaat al snel wildgroei. Zo is het ook met internetomgevingen. Wanneer lange tijd veel ruimte en vrijheid is gegeven om allerlei initiatieven te starten, dan kan sprake zijn van wildgroei. Het is dan van belang om weer overzicht te krijgen, inventariseren wat er is en afspraken te maken over het onderhoud en beheer. Meer sturing is wenselijk, liefst vanuit een integrale blik met goed overzicht op het gehele internetlandschap. Voor effectief beheer van een gecompliceerd internetlandschap is daarom een regisseur nodig in onze visie. De regisseur coördineert, heeft een helikopterview en geeft ruimte aan alle spelers binnen het landschap, maar ook sturing indien nodig. Iedereen kent dan z’n rol en weet op welk moment welke bijdragen worden verwacht. Daarbij is het vooral belangrijk dat je:

• Weet wat je heb staan
• Weet wat je wilt behouden en wat je weg wilt doen
• Weet hoe je het gaat beheren (governance model)

Een beheerorganisatie wordt niet van het ene op het andere moment in de organisatie geplaatst. Nu kan gekozen worden om de gehele tuin om te ploegen. Vervolgens kun je nieuwe plantjes erin zetten, maar het risico bestaat dat de huidige plantjes dit niet overleven. Het is daarom raadzaam om een ‘snoeiplan’ te ontwikkelen en op een gestructureerde wijze de tuin gefaseerd in te richten. Onze ervaring is dat werken vanuit een groeimodel de beste resultaten geeft. De noodzakelijke afstemming wordt ondergebracht binnen de overlegstructuren van bestaande gremia. Dat voorkomt dat dit weer apart kunstje wordt terwijl de meerwaarde vooral naar voren komt bij een inbedding in de huidige organisatiestructuur. Daarmee wordt het ‘landschapsbeheer’ een vast onderdeel van de routine.

Om te komen tot een ’governance’ model gebruiken wij onze Proven aanpak die uit vijf stappen bestaat:

1. Vertalen:
het vertalen van missie, doelstellingen en strategie in randvoorwaarden en uitgangspunten;
2. Analyseren:
het in kaart brengen van de huidige situatie;
3. Inventariseren:
het verhelderen van de wensen;
4. Definiëren:
het definiëren van het “governance” model;
5. Veranderen:
het laten werken van het “governance” model in de praktijk.

Heeft u last van wildgroei en wilt u weer de regie over uw tuin, neem dan gerust contact met Tom Verhoeve.

Bij het veranderen van organisaties zijn zes aspecten van belang: Strategie, Structuur, Systemen, Managementstijl, Cultuur en Personeel. Deze zes organisatievariabelen vormen het ESH organisatiemodel.Het ESH model is onderdeel van het DOR model (doelen stellen, organiseren en realiseren). ESH richt zich specifiek op het organiseren van organisaties. De zes organisatievariabelen staan met elkaar in balans.

• Strategie is de manier waarop, en het geheel van middelen waarmee, vooraf vastgestelde doelen worden nagestreefd;
• Managementstijl is het geheel van kenmerkende gedragspatronen van het management;
• Personeel is het geheel van karakteristieken en vaardigheden van medewerkers;
• Structuur is de verdeling en compensatie van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
• Cultuur is het geheel van gemeenschappelijke normen en waarden van een groep mensen en hun gedrag als uiting daarvan;
• Systemen zijn de regels en procedures waarmee het dagelijks functioneren gestuurd wordt (bron: Kor & Wijnen).

ESH staat voor evenwichtig, samenhangend en heterogeen. Evenwichtig omdat elk element even(ge)wichtig is. Alle vragen ze tijd, energie en aandacht van het management. Het is samenhangend, want als je een van die zes elementen verandert, heeft dat gevolgen voor de andere vijf elementen. De organisatievariabelen moeten dan ook op elkaar worden afgestemd.En tot slot is het model heterogeen: de invulling van de elementen varieert. Er zijn bijvoorbeeld verschillen tussen formeel en informeel, tussen intern en extern, en naar tijd en plaats.

De praktijk van veranderen

In een verandertraject moet met al deze aspecten rekening worden gehouden. De toegenomen omgevingsdynamiek betekent dat organisaties, als het ware, steeds vaker permanent in verandering zijn, waardoor continu een (nieuw) evenwicht gevonden moet worden tussen de zes aspecten van het ESH model.

In de professionele organisatie met verandervermogen is de juiste kennis op de juiste plaats in de organisatie aanwezig, zodat op ieder niveau de juiste beslissing genomen kan worden. Hoe moet deze organisatie met een groot verandervermogen er dan uit zien?

In de praktijk zien wij een continue beweging in de organisatiestructuren tussen de flexibele/(project)teamorganisatie en de geregelde/bureaucratische organisatie. Het ideaal is zowel optimalisatie van de geregelde organisatie als flexibiliteit, gecombineerd met een externe focus.

Nieuwsgierig hoe PROVENPARTNERS het ESH-model toepast? Neem contact op met Leo van der Vorst.