Rond het thema “de waarde van het nieuwe werken” hebben 31 mei 2011 diverse experts en ervaringsdeskundigen zich verzameld in het Buitenhuis. Bijzonder aan dit event is dat het al cocreërend met onze relaties tot stand gekomen. Centraal stonden de opbrengsten die 10 jaar het nieuwe werken ons heeft gebracht.

In dit artikel blikken we terug op de sfeer van de dag, inhoudelijke terugblikken volgen later.

Na een heerlijke kop espresso van Red Beans werd de dag afgetrapt door Tom Verhoeve van Proven Partners. Hij nam de aanwezigen mee in een denkkader rond het nieuwe werken (HNW).

Hierna presenteerde Judith van Delft de eerste opbrengsten van de dag: haar onderzoeksresultaten van de Universiteit Utrecht. Judith heeft in maart en april jongstleden de invloed van de werkomgeving op de thuis/werk balans van de werknemer en op de relatie tussen werknemer en organisatie onderzocht. Deze bevindingen zijn zeer waardevol voor ons gebleken en ook NU.nl zag de waarde in.

http://www.slideshare.net/provenpartners/flexibel-werkern-vergroot-betrokkenheid

Vervolgens gingen de deelnemers uiteen naar 2 workshops die een antwoord moesten geven op de vraag: Wat zijn de opbrengsten van HNW op het gebied van Goedkoper (o.l.v. Ageeth Telleman) en Leuker en Aantrekkelijker (o.l.v. Freek Claessens)?

Bij de workshop goedkoper is het nieuwe werken spel gespeeld. De opbrengsten van goedkoper zitten volgens de groep niet alleen in geld, maar ook in waarden die niet uit te drukken zijn in geld. Denk aan plezier hebben in het werk, of dat keuze vrijheid zorgt voor meer en betere output. Een andere waarde is het leren van elkaars kennis en kunde. Kortom, goedkoper is in deze workshop niet ingevuld als geld besparen, maar vooral als extra opbrengsten.

De opbrengsten op leuker en aantrekkelijker zitten volgens de groep  op het vlak van het ontmoeten van andere (soms onbekende) collega’s (uit je schulp kruipen). Je hebt elkaar nodig om je werk goed te doen. Het Nieuwe Werken geeft inspiratie en dat geeft je vleugels om je werk goed te doen. Ook het vervagen van hiërarchie is aangegeven als een meerwaarde. Je ontmoet elkaar eerst vanuit de mens i.p.v. de functie of rol die iemand vervult. Dit creëert een veilige relatie.  Ander voordeel van HNW is het terugdringen van de vergadercultuur doordat je elkaar vaker ziet en bewust gaat kiezen als je een vergadering gaat plannen.

http://www.slideshare.net/provenworkspace/hnw-freek-claessens300511

Na een korte pauze werd weer uiteen gegaan in twee workshops. Ditmaal met de focus op Beter (o.l.v. Nelly Spanjersberg) en Flexibeler (o.l.v. Nan van Grootel). Tijdens de workshop beter is ter plekke een mindmap gemaakt door Iris Wijnveldt. Vertrouwen was een woord dat steeds weer terugkeerde in deze workshop.

In de workshop flexibeler is met stellingen gewerkt. De groep gaf aan dat minder regels een duidelijke opbrengst van het nieuwe werken is. De arbo regelgeving loopt hierin helaas nog achter in vergelijking met de praktijk. Bevoegdheden liggen lager in de organisatie en er is meer eigen verantwoordelijkheid bij de werknemer. Dit komt ten goede aan de creativiteit.

Flexibiliteit gaat bovendien twee kanten op: organisaties gaan gelijksoortige mensen aantrekken en de medewerker kiest een werkomgeving die bij hem past. Ook werkt het nieuwe werken aan wederzijds vertrouwen en respect. Een punt waar nog verder over gediscussieerd kon worden was welke resultaten je afspreekt binnen je organisatie. Zeker met het oog op ‘vanuit vertrouwen controleren’. Ook de managementmethodiek “Sturing en Ruimte” sluit hier mooi op aan.

Leo van de Vorst zorgde tenslotte voor de rode draad door alle opbrengsten heen. Deze zullen we in een later artikel verder uitwerken.

Via deze weg willen we alle cocreanten nogmaals bedanken voor de locatie en input voor deze middag. Voor vragen n.a.v. dit verslag kun je contact opnemen met Tom Verhoeve.

Intranetportals bieden als webplatform een enorme potentiële kans de digitale werkomgeving van uw medewerkers te verbeteren en kunnen daarmee een belangrijke boost aan uw bedrijfsdoelstellingen geven. Wij bezochten het Intranet Congres 2009 en dit viel ons op.

De helft van de ondervraagden vindt dat hun intranet ingrijpend moet worden vernieuwd, blijkt uit de Intranet Monitor, een online onderzoek naar intranet gehouden onder 1077 organisaties. Dat roept vragen op, zeker als blijkt dat men dit serieus meent, want meer dan de helft is een totaal nieuw intranet aan het voorbereiden. Als we James Robertson mogen geloven, één van de sprekers op het Intranet Congres 2009, is die vernieuwingsslag een terugkerend fenomeen. Eens in de twee á drie jaar, wanneer het intranet weer uit z’n voegen barst met outdated content, neemt de noodzaak hiervoor weer toe. Met de nodige humor vertelde Robertson dat we weer een nieuw design maken, de kleurtjes veranderen en wellicht een nieuw logo toevoegen. Hij noemt dit een ‘era of repeated redesign’.

Daar schuilt een waarheid in. Het is ook niet makkelijk, want de focus ligt vaak op de content en communicatie, duidde Robertson aan. Wij sluiten ons hierbij volledig aan. De huidige generatie intranetten zijn vaak minder geschikt voor het ondersteunen van samenwerking en de bedrijfsactiviteiten. En voor organisaties juist daar valt geld te verdienen met intranetportals, want deze bieden als webplatform een enorme potentiële kans de digitale werkomgeving van uw medewerkers te verbeteren en kunnen daarmee een belangrijke boost aan uw bedrijfsdoelstellingen geven.

Keynote speaker Peter Hinssen schetste met de nodige flair tijdens het congres de idiote verschijnselen wanneer een hardcore IT’er moet communiceren met (lijn)managers hierover. Ze spreken beiden een andere taal. Of hoe sla je als communicatiemedewerker de brug tussen intranet, de bedrijfsprocessen en medewerkers? Ondanks de nodige complexiteit is een goed werkende digitale werkomgeving geen overbodige luxe, maar bijna een gewoongoed, volgens Hinssen. In ieder geval voor de digitale generatie, de Homo Zappiens. Hinssen spreekt in dit verband van de ‘consumerization of IT’, oftewel de consument heeft nu betere spullen thuis dan op het werk.

Ook volgens de uitkomsten van de Intranet Monitor verschuift de nadruk van topdown informatie voorziening naar interactie, personalisatie én integratie met Web 2.0 en de bedrijfsprocessen. Want, wil je slimmer zijn dan je concurrenten, dan is optimaal gebruiken van lokale kennis (in hoofden van mensen of andere vestigingen) en gebruik maken van informele communicatiebronnen bijna een must. Weet u welke experts in huis zijn en welke kennis zij hebben? Of welke informatie ligt opgeslagen op al die harde schijven in het bedrijf?

Ook iets simpels als het digitalisering van formulieren is niet genoeg, stelt Robertson. Laat deze online invullen zodat ze digitaal verwerkt kunnen worden. Dat scheelt tijd, mail en uren. Maar voordat u begint is het van belang eerst helder te krijgen hoe intranet bijdraagt aan de missie, visie en doelstellingen van uw bedrijf. Elke inspanning dient hieraan gekoppeld te zijn. Wat is de business case van uw intranet? En hoe centraal staat de gebruiker eigenlijk?

Web 2.0 toepassingen helpen van het intranet een waardevol platform te maken. Door informatie te bundelen, social bookmarking, expertprofielen, wiki’s en intelligente zoekmachines die ook een kijkje nemen in de informele kant van de organsiaties (blogs, communities en gebruikte tags). Maar het zal duidelijk zijn dat een goed functionerend intranet geen sinecure is. De inspanningen moeten de moeite waard zijn, voor uw bedrijf en de medewerkers. En hoewel de tweede generatie intranet daar een goede bijdrage aan kan leveren, blijkt het toch weer een vak apart die waarde te realiseren.

Het is op zich wat paradoxaal om met vijftig mensen in een klassieke collegezaal met aan de grond geschroefde stoelen een uur te gaan zitten luisteren naar de presentatie van prof. Wim Veen (TU Delft) over ‘het nieuwe leren in organisaties’ waarin juist het tegenovergestelde wordt besproken. Een plezier was het niettemin!

Vol passie verhaalde Wim Veen over de veranderde (digitale) wereld waarin jongeren van nu opgroeien, en de effecten die dat heeft op hoe ze zich de wereld eigen maken. Hij noemt hen Homo Zappiens, wij de Kennisreiziger. Opererend in netwerken, niet-lineair en multi-taskend lossen ze de problemen op waarvoor ze zich gesteld zien. Niet alleen onze onderwijsinstellingen zijn nog niet echt ingericht op die nieuwe realiteit, die voor onze kinderen een gegeven is, maar ook de organisaties waarin we werken zullen veranderen onder invloed van de nieuw instromende medewerkers.

In de panel-discussie na de presentatie van Wim Veen, was het woord aan enkele leerlingen en studenten, en enkele jonge medewerkers van bedrijven. Zij beschreven hun realiteit van alledag, en reageerden op vragen uit de zaal en op elkaar. In mijn rol als moderator van de discussie had ik een eenvoudige middag. Vol energie werd er doorgediscussieerd tot het eind van de beschikbare tijd. De borrel was daarna het toneel voor het vervolg van intensieve uitwisseling.

Het viel me op dat de jongeren in veel van hun antwoorden uitgingen van intrinsieke motivatie, en hun sociale relaties centraal stelden als informatiefilter (‘dan vraag ik gewoon iemand die ik ken om hulp’). Vanuit de ‘andere’ kant van de zaal gingen veel van de vragen juist over informatie-objecten en het beoordelen van de ‘objectieve’ kwaliteit ervan, terwijl bij de jongeren dus informatie op zich geen primaire rol speelde maar de sociale context waarin die informatie werd gedeeld.

Het een is daarbij wat mij betreft niet beter of slechter dan het ander, maar ‘slechts’ een gegeven verandering die we een plek moeten geven in onze organisaties. Er wordt een beroep gedaan op ons verandervermogen, en dat is zoals ook in de zaal werd opgemerkt op zich niets nieuws. Dat is dan ook de richting die we als follow-up willen inslaan. Binnen onze community of practice de Kenniscirkel zullen we naast napraten over de bijeenkomst ook inventariseren hoe binnen onze verschillende organisaties ontwikkeling nu is vormgegeven. Om vervolgens in een verdiepingssessie de vraag te stellen hoe een ‘New Academy’ er uit zou zien, en welke van de huidige ontwikkel-interventies dan wel of niet zullen veranderen.

Zie ook de videobeelden die Hans Mestrum on-line zette, of lees de terugblik van panellid Elmine Wijnia (die ook foto’s in deze posting maakte). De sheets van de presentatie van Wim Veen zijn als  powerpoint file te downloaden.