Intranet Congres 2009: nieuwe fase voor Intranet!
De helft van de ondervraagden vindt dat hun intranet ingrijpend moet worden vernieuwd, blijkt uit de Intranet Monitor, een online onderzoek naar intranet gehouden onder 1077 organisaties. Dat roept vragen op, zeker als blijkt dat men dit serieus meent, want meer dan de helft is een totaal nieuw intranet aan het voorbereiden. Als we James Robertson mogen geloven, één van de sprekers op het Intranet Congres 2009, is die vernieuwingsslag een terugkerend fenomeen. Eens in de twee á drie jaar, wanneer het intranet weer uit z’n voegen barst met outdated content, neemt de noodzaak hiervoor weer toe. Met de nodige humor vertelde Robertson dat we weer een nieuw design maken, de kleurtjes veranderen en wellicht een nieuw logo toevoegen. Hij noemt dit een ‘era of repeated redesign’.
Daar schuilt een waarheid in. Het is ook niet makkelijk, want de focus ligt vaak op de content en communicatie, duidde Robertson aan. Wij sluiten ons hierbij volledig aan. De huidige generatie intranetten zijn vaak minder geschikt voor het ondersteunen van samenwerking en de bedrijfsactiviteiten. En juist daar valt geld te verdienen met intranetportals, want deze bieden als webplatform een enorme potentiële kans het informatielandschap van uw medewerkers te verbeteren en kunnen daarmee een belangrijke boost aan uw bedrijfsdoelstellingen geven.
Keynote speaker Peter Hinssen schetste met de nodige flair tijdens het congres de idiote verschijnselen wanneer een hardcore IT’er moet communiceren met (lijn)managers hierover. Ze spreken beiden een andere taal. Of hoe sla je als communicatiemedewerker de brug tussen intranet, de bedrijfsprocessen en medewerkers? Ondanks de nodige complexiteit is een goed werkend informatielandschap geen overbodige luxe, maar bijna een gewoongoed, volgens Hinssen. In ieder geval voor de digitale generatie, de Homo Zappiens. Hinssen spreekt in dit verband van de ‘consumerization of IT’, oftewel de consument heeft nu betere spullen thuis dan op het werk.
Ook volgens de uitkomsten van de Intranet Monitor verschuift de nadruk van topdown informatie voorziening naar interactie, personalisatie én integratie met Web 2.0 en de bedrijfsprocessen. Want, wil je slimmer zijn dan je concurrenten, dan is optimaal gebruiken van lokale kennis (in hoofden van mensen of andere vestigingen) en gebruik maken van informele communicatiebronnen bijna een must. Weet u welke experts in huis zijn en welke kennis zij hebben? Of welke informatie ligt opgeslagen op al die harde schijven in het bedrijf?
Ook iets simpels als het digitalisering van formulieren is niet genoeg, stelt Robertson. Laat deze online invullen zodat ze digitaal verwerk kunnen worden. Dat scheelt tijd, mail en uren. Maar voordat u begint is het van belang eerst helder te krijgen hoe intranet bijdraagt aan de missie, visie en doelstellingen van uw bedrijf. Elke inspanning dient hieraan gekoppeld te zijn. Wat is de business case van uw intranet? En hoe centraal staat de gebruiker eigenlijk?
Web 2.0 toepassingen helpen van het intranet een waardevol platform te maken. Door informatie te bundelen, social bookmarking, expertprofielen, wiki’s en intelligente zoekmachines die ook een kijkje nemen in de informele kant van de organsiaties (blogs, communities en gebruikte tags). Maar het zal duidelijk zijn dat een goed functionerend intranet geen sinecure is. De inspanningen moeten de moeite waard zijn, voor uw bedrijf en de medewerkers. En hoewel de tweede generatie intranet daar een goede bijdrage aan kan leveren, blijkt het toch weer een vak apart die waarde te realiseren.
‘Nieuw Leren’ bijeenkomst een succes
Het is op zich wat paradoxaal om met vijftig mensen in een klassieke collegezaal met aan de grond geschroefde stoelen een uur te gaan zitten luisteren naar de presentatie van prof. Wim Veen (TU Delft) over ‘het nieuwe leren in organisaties’ waarin juist het tegenovergestelde wordt besproken. Een plezier was het niettemin!
Vol passie verhaalde Wim Veen over de veranderde (digitale) wereld waarin jongeren van nu opgroeien, en de effecten die dat heeft op hoe ze zich de wereld eigen maken. Hij noemt hen Homo Zappiens, wij de Kennisreiziger. Opererend in netwerken, niet-lineair en multi-taskend lossen ze de problemen op waarvoor ze zich gesteld zien. Niet alleen onze onderwijsinstellingen zijn nog niet echt ingericht op die nieuwe realiteit, die voor onze kinderen een gegeven is, maar ook de organisaties waarin we werken zullen veranderen onder invloed van de nieuw instromende medewerkers.
In de panel-discussie na de presentatie van Wim Veen, was het woord aan enkele leerlingen en studenten, en enkele jonge medewerkers van bedrijven. Zij beschreven hun realiteit van alledag, en reageerden op vragen uit de zaal en op elkaar. In mijn rol als moderator van de discussie had ik een eenvoudige middag. Vol energie werd er doorgediscussieerd tot het eind van de beschikbare tijd. De borrel was daarna het toneel voor het vervolg van intensieve uitwisseling.
Het viel me op dat de jongeren in veel van hun antwoorden uitgingen van intrinsieke motivatie, en hun sociale relaties centraal stelden als informatiefilter (‘dan vraag ik gewoon iemand die ik ken om hulp’). Vanuit de ‘andere’ kant van de zaal gingen veel van de vragen juist over informatie-objecten en het beoordelen van de ‘objectieve’ kwaliteit ervan, terwijl bij de jongeren dus informatie op zich geen primaire rol speelde maar de sociale context waarin die informatie werd gedeeld.
Het een is daarbij wat mij betreft niet beter of slechter dan het ander, maar ’slechts’ een gegeven verandering die we een plek moeten geven in onze organisaties. Er wordt een beroep gedaan op ons verandervermogen, en dat is zoals ook in de zaal werd opgemerkt op zich niets nieuws. Dat is dan ook de richting die we als follow-up willen inslaan. Binnen onze community of practice de Kenniscirkel zullen we naast napraten over de bijeenkomst ook inventariseren hoe binnen onze verschillende organisaties ontwikkeling nu is vormgegeven. Om vervolgens in een verdiepingssessie de vraag te stellen hoe een ‘New Academy’ er uit zou zien, en welke van de huidige ontwikkel-interventies dan wel of niet zullen veranderen.
Zie ook de videobeelden die Hans Mestrum on-line zette, of lees de terugblik van panellid Elmine Wijnia (die ook foto’s in deze posting maakte). De sheets van de presentatie van Wim Veen zijn als powerpoint file te downloaden.
Proven Partners (2000 - 2010)