Meer resultaat in een veranderend sociaal domein – Praktijkcasus MEE Zuidoost Brabant

 

MEE Zuidoost BrabantIn de periode januari 2014 tot en met november 2015 heeft MEE Zuidoost Brabant samen met Proven Partners Resultaatverantwoordelijk Werken (RVW) ingevoerd. Het primaire doel was de slagkracht van de organisatie vergroten om te blijven opereren in een dynamische omgeving. Dit is gerealiseerd door de integrale verantwoording op een zo laag mogelijk niveau, dicht bij de cliënt, te leggen en door meer ruimte te geven aan medewerkers voor bezieling, kennis en innovatiekracht. Dit alles met een reductie van 60% management. Kortom, meer resultaat en lagere kosten.

Situatiebeschrijving

MEE Zuidoost Brabant is een onafhankelijke cliëntondersteuner voor mensen met een beperking. MEE Zuidoost Brabant helptmensen (weer) grip te laten krijgen op hun leven, onder andere door het versterken van de eigen kracht en het vergroten van de zelfredzaamheid. De organisatie is de afgelopen jaren geconfronteerd met grote wijzigingen in wet- en regelgeving door de overheveling naar gemeentelijke financiering (decentralisatie). Om deze en toekomstige veranderingen de baas te zijn, heeft MEE Zuidoost Brabant gekozen voor het organisatiemodel Resultaatverantwoordelijk Werken (RVW), met als uitgangspunt maximale sturing en maximale ruimte op alle niveaus in de organisatie.

PP-beeldmerk-RVW

Afbeelding 1: organisatiemodel Resultaatverantwoordelijk Werken

Het traject

Na het installeren van het projectteam, bestaande uit drie teamcoaches van MEE Zuidoost Brabant en twee projectmedewerkers van Proven Partners, is de invoering van RVW formeel van start gegaan met een kick-offbijeenkomst voor alle medewerkers. Hier werd de ingeslagen weg toegelicht, alsmede de stappen die in de komende periode gezet moesten gaan worden. De boodschap van deze dag was paradoxaal: de omgeving vraagt ons flink te veranderen én tegelijkertijd wordt ons gevraagd het goede werk dat we altijd geleverd hebben vooral voort te zetten. De invoering van RVW helpt ons beter om te gaan met dit soort paradoxale situaties nu en in de toekomst.

Het gedachtegoed en de aanpak van Sturing & Ruimte is de leidraad geweest voor de invoering van RVW bij MEE Zuidoost Brabant. De aanpak is in het kort samen te vatten met het credo Durf te meten – Durf te dromen – Durf te doen.

Durf te meten

Geheel in lijn met RVW is het projectteam de uitdaging aangegaan om alle resultaten van het traject te meten. Ten eerste is de 0-meting RVW uitgezet onder alle medewerkers. Deze vragenlijst liet op zowel de harde aspecten (strategie, structuur en systemen), als de zachte aspecten (cultuur, managementstijl en personeel), de mate van resultaatverantwoordelijkheid zien. Uit de resultaten bleek dat met name het organisatie-breed toepassen van de Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA), het verduidelijken van de structuur en het adequaat voorzien van stuurinformatie aandachtspunten waren voor de komende periode. Aanvullende gesprekken met medewerkers en managers lieten zien dat ook het resultaatgericht denken en doen nog niet in het DNA van iedereen zat.

PDCA cyclus

Afbeelding 2: PDCA cyclus

Durf te dromen

Medewerkers, MT leden, OR leden en externe belanghebbenden zijn betrokken in het formuleren van de stip op de horizon voor MEE Zuidoost Brabant. In verschillende sessies heeft het projectteam de deelnemers los gemaakt om onbegrensd te kunnen dromen. In onderstaande afbeelding is de gezamenlijke ambitie op alle organisatievariabelen weergegeven. Alle ambities, inclusief het vertrekpunt en alle formele besluiten, zijn vastgelegd in het organisatiemodel. Dit is het levende handboek geworden voor MEE Zuidoost Brabant met daarin beschreven hoe men resultaatverantwoordelijk (samen)werkt. Op verschillende momenten is het organisatiemodel herijkt, passend bij de interne en externe ontwikkelingen.

Ambities RVW

Afbeelding 3: ambities Resultaatverantwoordelijk Werken

Durf te doen

Om de ambities van MEE Zuidoost Brabant waar te maken, heeft het projectteam de inrichting van de organisatie onder de loep genomen. Niet alleen “harde” aspecten zoals structuur en systemen, maar ook de cultuur en managementstijl werden resultaatverantwoordelijk gemaakt. Zo werden alle medewerkers uitgedaagd om te denken en handelen in resultaten. Verschillende workshops met teams en individuele coaching-sessies gingen vooraf om de meerwaarde van RVW te ervaren en in het DNA te krijgen. Als gevolg hiervan was in de periode erna duidelijk te zien dat resultaten meer centraal in het werk stonden, bijvoorbeeld door tijdens teambijeenkomsten te praten over resultaten die bij cliënten of interne klanten behaald zijn. Tot slot zijn verschillende instrumenten geïmplementeerd om medewerkers zoveel mogelijk in de verandering te ondersteunen, zoals stuurinformatie op alle niveaus en een vernieuwde Planning & Control cyclus op basis van PDCA.

Vanuit de PDCA cyclus stond Plan en Do in 2014 centraal. Het formuleren van prestatieafspraken op persoonlijk, team enReactie consulent MEE 1 organisatieniveau was een hele cultuuromslag, met de nodige weerstand. Het komen tot resultaatgerichte prestatieplannen was een proces van vallen en opstaan. Vervolgens het prestatieplan gebruiken als leidraad in de uitvoering was voor de meeste medewerkers wennen. Geheel passend bij “durf te doen” deed iedereen dit in zijn of haar eigen tempo. Medewerkers kregen ondersteuning van teamcoaches en hadden het team als vangnet. Men leerde stap voor stap resultaatverantwoordelijk te werken. In de uitvoering stond bijvoorbeeld de vraag “wat wilt de klant bereiken” centraal en na afloop werd steeds vaker het resultaat geëvalueerd. Het proces was daarmee al resultaat.

Reactie consulent MEE 2Het Management Team had misschien nog wel de meeste moeite om oud gedrag los te laten en resultaatverantwoordelijk werken volledig te omarmen. Daarom heeft het MT verschillende sessies bijgewoond om de beweging te maken van “micro-sturing” (sturen op details en inspanningen) naar “macro-sturing” (sturen op doelen en resultaten). Daarnaast zijn er strategische werksessies georganiseerd om te komen tot SMART doelen en resultaten voor het volgende kalenderjaar.

 

Een nieuwe cyclus: durf te meten

Begin 2015 werd opnieuw een vragenlijst uitgezet onder het personeel. De 1-meting RVW liet een aanzienlijke verbetering zien voor bijna alle teams. De resultaten toonden ook dat het rondmaken van de PDCA cyclus in een kalenderjaar, in het bijzonder het uitvoeren van een Check op alle niveaus, nog veel aandacht behoefte. Concrete aandachtspunten voor de organisatie, met ondersteuning van het projectteam RVW, om in 2015 op te pakken.

Een nieuwe cyclus: durf te dromen

Met verschillende belanghebbenden is de ambitie van MEE Zuidoost Brabant opnieuw doorgesproken. Hieruit bleek dat de geformuleerde ambitie in 2014 nog steeds overeind stond. Alle externe veranderingen benadrukten dat de omslag in 2015 volledig gemaakt moest worden. RVW is daarom als organisatiemodel nog nadrukkelijker meegenomen in het jaarplan van de organisatie.

Een nieuwe cyclus: durf te doen

Met een jaar resultaatverantwoordelijk werken achter de rug, werd medewerkers gevraagd om hun resultaten onder de loep te nemen. Er werd een begin gemaakt met het “checken” van prestatieafspraken, door medewerkers, teams en de organisatie als geheel. Dit proces kende nog de nodige opstartproblemen. Medewerkers waren druk bezig om de (steeds veranderende) positie in de wijk/de gemeente te vinden, het MT was buiten de deur bezig om dienstverlening te contracteren en tot slot was nog niet alle stuurinformatie beschikbaar om een volledige check uit te kunnen voeren. Desondanks is het gelukt om op verschillende niveaus te leren wat (niet) gerealiseerd is en dit te gebruiken als input voor de nieuwe jaarcyclus. MEE Zuidoost Brabant leerde daarmee niet alleen stap voor stap haar werk te verbeteren, bijvoorbeeld door te evalueren wat “fout” ging op de werkvloer, maar leerde tevens beter PDCA toe te passen. Dit laatste, ook wel “double loop learning” genoemd, zorgde ervoor dat RVW steeds sterker in het DNA van medewerkers, teams en de organisatie als geheel kwam. Door het doorlopen van de PDCA cyclus op alle niveaus heeft MEE Zuidoost Brabant iets heel waardevols ondervonden, namelijk het stap voor stap vergroten van het lerend vermogen.

Lerend vermogen

Afbeelding 4: continu leren en verbeteren middels PDCA

Onder het mom van “borgen en oogsten” is gedurende het jaar de overdracht van RVW naar de organisatie ingezet. De “harde” aspecten, zoals de PDCA jaarcyclus, stuurinformatie en instrumenten, werden in de organisatie geborgd. Daarnaast werden medewerkers en managers waar nodig intensief gecoacht. Het principe “train de trainer” werd toegepast. Proven Partners trainde de teamcoaches, zodat zij in staat werden gesteld om de organisatie te ondersteunen. Als sluitstuk werd het nieuwe organisatiemodel RVW opgeleverd, met hierin een bundeling van leerpunten van de gemaakte reis. Het project RVW werd hiermee formeel afgesloten.

Nieuwe organisatiestructuur MEE

Afbeelding 5: nieuwe organisatiestructuur MEE

Een blik vooruit

Na het doorlopen van twee keer “durf te meten – durf te dromen – durf te doen” is MEE Zuidoost Brabant in staat om zelfstandig stappen te gaan maken. De organisatie heeft een cyclus in gang gezet van continu leren en verbeteren. Steeds weer komen er uitdagingen aan het licht waar MEE Zuidoost Brabant flexibel op in kan spelen. RVW wordt daarmee geen keurslijf, maar dagelijkse praktijk.

De gecreëerde wendbaarheid van MEE Zuidoost Brabant zien we terug bij medewerkers die nu alle ruimte hebben. Zij kunnen zelfstandig sturen op het realiseren van meerwaarde voor de klant, bijvoorbeeld in de wijk. Daarnaast zijn flexibele opdrachtteams gevormd die in staat zijn om in te springen op een actuele vraag in de gemeente of regio. Tot slot ondersteunt een kleinere bedrijfsvoering de organisatie vanuit een Lean-principe en is het management in staat focus en samenhang aan te brengen. Een mooi resultaat met daarbij een vermindering van 60% management t.o.v. 2014.

Resultaatverantwoordelijk Werken in uw organisatie?

Benieuwd wat uw organisatie met Resultaatverantwoordelijk Werken kan bereiken? Neem dan vrijblijvend contact op met Leo van de Vorst.

 

 

Geef een reactie