Hoe krijg je grip op je online landschap?

Kent u dat? Uw organisatie heeft vele websites, er ontbreekt samenhang en niemand heeft daadwerkelijk de regie. Marketeers ontwikkelen campagnesites voor hun doelgroepen, Corporate Communicatie ontwikkelt websites voor zakelijke partners, zonder rekening te houden met het gehele online landschap. In de loop van tijd ziet men door de bomen het bos niet meer.

Zo’n situatie laat zich het best omschrijven als een virtuele tuin waarin ‘duizend bloemen bloeien’. Er is een bont landschap ontstaan waarin veel initiatieven het daglicht zien, wat op zich een teken is van vruchtbaarheid. Tegelijkertijd blijkt dat meer regie geen overbodige luxe is, want de groei is ongestuurd, versnipperd en blijk lastig te onderhouden.

Wij vergelijken een internetlandschap wel eens met een tuin. Die moet worden onderhouden en eens in de zoveel tijd gesnoeid, want anders overwoekeren de verschillende planten elkaar. Als van alles mag worden gezaaid door verschillende tuiniers, dan ontstaat al snel wildgroei. Zo is het ook met internetomgevingen. Wanneer lange tijd veel ruimte en vrijheid is gegeven om allerlei initiatieven te starten, dan kan sprake zijn van wildgroei. Het is dan van belang om weer overzicht te krijgen, inventariseren wat er is en afspraken te maken over het onderhoud en beheer. Meer sturing is wenselijk, liefst vanuit een integrale blik met goed overzicht op het gehele internetlandschap. Voor effectief beheer van een gecompliceerd internetlandschap is daarom een regisseur nodig in onze visie. De regisseur coördineert, heeft een helikopterview en geeft ruimte aan alle spelers binnen het landschap, maar ook sturing indien nodig. Iedereen kent dan z’n rol en weet op welk moment welke bijdragen worden verwacht. Daarbij is het vooral belangrijk dat je:

• Weet wat je heb staan
• Weet wat je wilt behouden en wat je weg wilt doen
• Weet hoe je het gaat beheren (governance model)

Een beheerorganisatie wordt niet van het ene op het andere moment in de organisatie geplaatst. Nu kan gekozen worden om de gehele tuin om te ploegen. Vervolgens kun je nieuwe plantjes erin zetten, maar het risico bestaat dat de huidige plantjes dit niet overleven. Het is daarom raadzaam om een ‘snoeiplan’ te ontwikkelen en op een gestructureerde wijze de tuin gefaseerd in te richten. Onze ervaring is dat werken vanuit een groeimodel de beste resultaten geeft. De noodzakelijke afstemming wordt ondergebracht binnen de overlegstructuren van bestaande gremia. Dat voorkomt dat dit weer apart kunstje wordt terwijl de meerwaarde vooral naar voren komt bij een inbedding in de huidige organisatiestructuur. Daarmee wordt het ‘landschapsbeheer’ een vast onderdeel van de routine.

Om te komen tot een ’governance’ model gebruiken wij onze Proven aanpak die uit vijf stappen bestaat:

1. Vertalen:
het vertalen van missie, doelstellingen en strategie in randvoorwaarden en uitgangspunten;
2. Analyseren:
het in kaart brengen van de huidige situatie;
3. Inventariseren:
het verhelderen van de wensen;
4. Definiëren:
het definiëren van het “governance” model;
5. Veranderen:
het laten werken van het “governance” model in de praktijk.

Heeft u last van wildgroei en wilt u weer de regie over uw tuin, neem dan gerust contact met Tom Verhoeve.

Tweet