Een nieuwe beleidscyclus à la Sturing en Ruimte

Praktijkcasus Waterschap Rijn en IJssel

Door Rob Immink (Waterschap Rijn en IJssel) en Jos Breas (Proven Partners)

Veel organisaties hebben moeite om beleid en uitvoering optimaal te integreren. Bij Waterschap Rijn en IJssel is dit niet anders. Los van welk sturingsmodel een organisatie kiest blijft het lastig deze twee werelden te verbinden. Waterschap Rijn en IJssel is er continue en actief op gericht om de samenwerking binnen de beleidscyclus te versterken. De filosofie van Sturing en Ruimte[1] kwam hier centraal in te staan. Het beleidsplan wordt niet alleen als boekwerk overgedragen richting de uitvoering, maar ook doorgezet met programma’s en watersysteembeschrijvingen waarin de beleidsopgaven zijn vertaald naar uitvoeringsopgaven. De beleidscyclus is een samenspel tussen plan en uitvoering met een combinatie van sturing geven en ruimte bieden.

Beleidscyclus 2.0

De samenwerking binnen de beleidscyclus bij Waterschap Rijn en IJssel is goed uit te beelden met een lemniscaat (zie onderstaande afbeelding). Enerzijds beeldt dit de oneindigheid van de PDCA-cyclus uit. Anderzijds laat het de onlosmakelijke verbinding tussen praktijk en beleid zien. Bovendien is met het lemniscaat in beeld dat de cyclus een kruispunt en twee mogelijke ‘korte cycli’ kent.

  • Kruispunt: De prestatie-indicatoren van de uitvoeringsprogramma’s zijn (idealiter) meetbaar geformuleerd en daarmee goed te ‘checken’ aan de hand van de monitoring (deze komen in het midden van het lemniscaat bij elkaar).
  • Korte cycli: Er kunnen korte PDCA-lussen gemaakt worden vanuit de opgestelde uitvoeringsprogramma’s naar het bijsturen van beleidsdoelen (voorafgaand aan de uitvoering, daarmee worden de doelen al in de planvormingsfase realistischer) én vanuit de inspannings- en effectmonitoring naar het bijsturen van de uitvoeringsprogramma’s en de uitvoering (zonder dat hierbij de beleidsdoelen behoeven te worden herzien, waardoor de uitvoering effectiever wordt).

Lemniscaat PDCA WRIJ

De beleidscyclus begint met planvorming (groene pijl). Uitvoering en beleid komen bij elkaar om gezamenlijk de beleidsdoelen te formuleren en deze om te zetten in programma’s met meetbare prestatie indicatoren voor de uitvoering. Dit geeft aan zowel beleid als uitvoering de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen, maar ook sturing om verantwoordelijkheid over te dragen. Vervolgens worden dezelfde prestatie indicatoren gebruikt om de uitvoering en het beleid te monitoren. Zo kan snel en met betrokkenheid van alle partijen bijgestuurd worden als theorie en praktijk niet blijken te matchen.

Dit beleidsproces in de vorm van een lemniscaat is een goede manier om in te spelen op de paradox van beleid en uitvoering door met beide rekening te houden in de PDCA cyclus. Dit geeft vertrouwen én controle aan alle betrokkenen. Een mooie praktische toepassing dus van sturing en ruimte binnen Waterschap Rijn en IJssel.

Werkplaatsmethode

Bij het toepassen van deze beleidscyclus ervaart Waterschap Rijn en IJssel dat de weerbarstigheid van prestaties vooral gelegen is in de praktijk, waarbij ervaringskennis essentieel is om tot passende oplossingen te komen. Om deze ervaringskennis beter tot uiting te laten komen in de beleidscyclus, gebruikt Waterschap Rijn en IJssel de zogenaamde “werkplaatsmethode”[2]. Deze methode gaat uit van de ervaringskennis van mensen, zowel beleidsmatig als praktisch, zowel intern als extern en zowel technisch inhoudelijk als politiek bestuurlijk. Meer en meer werd de expliciete kennis namelijk bepalend in de besluitvorming, voorkomend uit bijvoorbeeld informatiesystemen en modelberekeningen. Een goede en belangrijke professionalisering, maar dit zorgde er echter voor dat de praktijk- en ervaringskennis minder sterk werd meegenomen. Vanuit de gedachtegoed van sturing en ruimte zijn beide type kennis (expliciet en impliciet) waardevol. Waterschap Rijn en IJssel betrekt daarom bij de werkplaatsaanpak zowel cijfers uit berekeningen als verhalen van mensen met ervaringskennis. Dit zorgt voor een meervoudige blik op het probleem, een betere inschatting van de werkelijkheid, een dialoog over de dilemma’s en dat leidt tot betere oplossingen. Daarnaast draagt het delen van kennis met alle betrokkenen bij aan een hoger kennisniveau en meer onderling begrip. Een belangrijk resultaat van de werkplaatsmethode is dat de betrokkenheid, het kennisdelen en het gezamenlijk kennisniveau is toegenomen. Daarnaast werkt men vanwege de kortere lijnen meer met elkaar samen. Dit geldt ook voor medewerkers van verschillende disciplines. Steeds vaker zitten medewerkers vanuit verschillende invalshoeken zowel intern als extern bij elkaar om tafel. Dit is een direct resultaat van veel ruimte voor het individuele talent en veel sturing op saamhorigheid.

Een ander gevolg van deze samenwerking binnen de beleidscyclus is dat er meer ruimte is om te experimenten. In het verleden werd het beleid vastgesteld en was er weinig manoeuvreerruimte voor medewerkers. Nu zijn er voorbeelden van beleidsprogramma’s waarbij dit helemaal omgedraaid is. Medewerkers krijgen de ruimte om te experimenteren om vervolgens de bevindingen om te zetten in beleid. Belangrijke voorwaarden hierbij zijn wel dat medewerkers het samen doen en goed communiceren over aanpak en resultaten. Deze manier van sturen is niet om elkaar te controleren maar juist om medewerkers op de hoogte te houden en een meervoudige blik op het vraagstuk te werpen. Deze bottom-up aanpak en horizontale sturing resulteert in meer betrokkenheid van medewerkers, draagvlak voor de oplossing en meer creativiteit en innovatie.

Uitdagingen voor de toekomst

Om de horizontale samenwerking binnen de beleidscyclus volledig te implementeren zijn er nog een aantal stappen te zetten. Ten eerste is het de vraag hoe concreet het “wat” moet zijn zodat de uitvoering voldoende sturing en ruimte krijgt om het “hoe” in te vullen. Zijn bijvoorbeeld de beleidsdoelen en een budget voldoende voor een onderhoudsteam of is er behoefte aan uitgewerkte uitvoeringsprogramma’s? Moet er bestuurd blijven worden op afzonderlijke uitvoeringsmaatregelen of volstaat de sturing (met ruimte) op programmaniveau? Binnen Waterschap Rijn en IJssel wordt de komende periode onderzocht en uitgeprobeerd wat het prettigste en meest effectief werkt. Medewerkers van verschillende disciplines zijn hierbij betrokken. Daarnaast vraagt de transitie om een werkwijze waarbij meer “van buiten naar binnen” wordt gewerkt en meer in netwerken wordt samengewerkt. Dit vraagt om een verandering in houding en gedrag van medewerkers, het ontwikkelen van competenties en andere manier van leidinggeven. Om de verandering te laten slagen moet men bereid en in staat zijn om samen te werken en elkaar te betrekken. Daarnaast wordt een open houding gevraagd om binnen de ruimte die geboden wordt met nieuwe creatieve oplossingen en soms ook nieuwe coalities te komen. Tot slot experimenteert Waterschap Rijn en IJssel nu met een horizontale manier van sturen, waarbij teams veel verantwoordelijkheden en bevoegdheden krijgen om samen met de omgeving een probleem te tackelen. Teams rapporteren direct aan het bestuur, zonder telkens de verticale hiërarchie te moeten doorlopen. Dit bespoedigt het proces en versterkt de relatie tussen Waterschap en omgeving.

De volgende stap

Sinds kort is het derde werkplaats-traject van Waterschap Rijn en IJssel opgezet: De werkplaats Slibstrategie. In dit traject wordt ook intensief samengewerkt met externe partners. Gezamenlijk wordt een plan opgesteld op basis van de ervaringen en kennis van de betrokkenen vanuit allerlei geledingen. Door intensief samen te werken wordt naar verwachting een bredere en diepere analyse van het probleem behaald en meer draagvlak gevonden voor de oplossing. Deze en toekomstige trajecten helpen Waterschap Rijn en IJssel om de interne wendbaarheid en verbinding met de omgeving te versterken. Door deze wijzigende samenwerking intern en extern, ontstaat er maatwerk in het geven van sturing en het geven van ruimte.

 

[1] Voor meer informatie over Sturing en Ruimte ga naar http://www.provenpartners.nl/managementconcept-sturing-en-ruimte

[2] Geldof, G., Cath, A., Van der Heijden, G. en Valkman, R. (2012). Werkplaatsen. Verkregen op 5 januari 2015, via http://www.geldofcs.nl/pdf/Artikelen/H2O_werkplaatsen.pdf

Geef een reactie