Hoe krijg je grip op je online landschap?
Kent u dat? Uw organisatie heeft vele websites, er ontbreekt samenhang en niemand heeft daadwerkelijk de regie. Marketeers ontwikkelen campagnesites voor hun doelgroepen, Corporate Communicatie ontwikkelt websites voor zakelijke partners, zonder rekening te houden met het gehele online landschap. In de loop van tijd ziet men door de bomen het bos niet meer.
Zo’n situatie laat zich het best omschrijven als een virtuele tuin waarin ‘duizend bloemen bloeien’. Er is een bont landschap ontstaan waarin veel initiatieven het daglicht zien, wat op zich een teken is van vruchtbaarheid. Tegelijkertijd blijkt dat meer regie geen overbodige luxe is, want de groei is ongestuurd, versnipperd en blijk lastig te onderhouden.
Wij vergelijken een internetlandschap wel eens met een tuin. Die moet worden onderhouden en eens in de zoveel tijd gesnoeid, want anders overwoekeren de verschillende planten elkaar. Als van alles mag worden gezaaid door verschillende tuiniers, dan ontstaat al snel wildgroei. Zo is het ook met internetomgevingen. Wanneer lange tijd veel ruimte en vrijheid is gegeven om allerlei initiatieven te starten, dan kan sprake zijn van wildgroei. Het is dan van belang om weer overzicht te krijgen, inventariseren wat er is en afspraken te maken over het onderhoud en beheer. Meer sturing is wenselijk, liefst vanuit een integrale blik met goed overzicht op het gehele internetlandschap. Voor effectief beheer van een gecompliceerd internetlandschap is daarom een regisseur nodig in onze visie. De regisseur coördineert, heeft een helikopterview en geeft ruimte aan alle spelers binnen het landschap, maar ook sturing indien nodig. Iedereen kent dan z’n rol en weet op welk moment welke bijdragen worden verwacht. Daarbij is het vooral belangrijk dat je:
• Weet wat je heb staan
• Weet wat je wilt behouden en wat je weg wilt doen
• Weet hoe je het gaat beheren (governance model)
Een beheerorganisatie wordt niet van het ene op het andere moment in de organisatie geplaatst. Nu kan gekozen worden om de gehele tuin om te ploegen. Vervolgens kun je nieuwe plantjes erin zetten, maar het risico bestaat dat de huidige plantjes dit niet overleven. Het is daarom raadzaam om een ‘snoeiplan’ te ontwikkelen en op een gestructureerde wijze de tuin gefaseerd in te richten. Onze ervaring is dat werken vanuit een groeimodel de beste resultaten geeft. De noodzakelijke afstemming wordt ondergebracht binnen de overlegstructuren van bestaande gremia. Dat voorkomt dat dit weer apart kunstje wordt terwijl de meerwaarde vooral naar voren komt bij een inbedding in de huidige organisatiestructuur. Daarmee wordt het ‘landschapsbeheer’ een vast onderdeel van de routine.
Om te komen tot een ’governance’ model gebruiken wij onze Proven aanpak die uit vijf stappen bestaat:
1. Vertalen:
het vertalen van missie, doelstellingen en strategie in randvoorwaarden en uitgangspunten;
2. Analyseren:
het in kaart brengen van de huidige situatie;
3. Inventariseren:
het verhelderen van de wensen;
4. Definiëren:
het definiëren van het “governance” model;
5. Veranderen:
het laten werken van het “governance” model in de praktijk.
Heeft u last van wildgroei en wilt u weer de regie over uw tuin, neem dan gerust contact met Marcel Kesselring of Rink Weijs.
Kennis is een feest! Al vier jaar.
Afgelopen donderdag vond weer het jaarlijkse Kennisfeest van Frank Kouwe bij Waterschap De Dommel plaats. Wij mochten een bijdrage leveren aan het programma dat geheel in het teken van ontwikkeling stond.
Zoals al wel eerder leverden wij (Ruud, Leo en Ton) een bijdrage aan het programma.
De Kennisfeestjes van Frank Kouwe zijn een jaarlijkse traditie. Ik bezocht ooit zijn eerste Kennisfeest in 2003, toen ik nog niet bij PROVENPARTNERS werkte.
Ditmaal stond de persoonlijke ontwikkeling van Lenneke, een collega van Frank centraal. Als inleiding heb ik eerst een presentatie gegeven over hoe in reactie op algemene trends, de wijze waarop mensen naar ontwikkeling kijken is verschoven. Hoe lifetime employment wordt vervangen door lifetime employability, hoe vaardigheden en houding daarbij een grotere rol krijgen, en hoe ontwikkeling al lang veel meer is dan opleiden.
In groepjes aan het werk voor Lenneke (foto Frank Kouwe)
Vervolgens maakten we op video kennis met Lenneke. Ze beschreef haar werk, achtergrond, en haar ideeën over de toekomst. Ook vroeg ze de aanwezigen haar te adviseren over de inhoud van haar ontwikkelplan voor de komende tijd.
Om dat advies te kunnen geven, reikte Ruud van Rheenen een overzicht van interventies aan die geschikt zijn voor het ontwikkelen van kennis, vaardigheden of houdingen in diverse situaties. Lenneke was inmiddels on-line op IM, en de in groepjes opgedeelde aanwezigen konden haar zo vragen stellen om hun ontwikkel-advies vorm te kunnen geven.
Lenneke beantwoordt vragen via IM. Wij met z’n drieën geven de antwoorden door aan de diverse groepen. (foto Frank Kouwe)
Aan het eind van de middag bleek Lenneke alsnog ‘live’ aanwezig te kunnen zijn, zodat ze persoonlijk kon reageren op de adviezen die door de deelnemers waren opgesteld. Ik ben benieuwd wat ze uit de lange lijst van soms heel verrassende en leuke adviezen in haar ontwikkelplan opneemt. Ze heeft beloofd ons op de hoogte te houden.
PINO is juist goed!
De laatste tijd kom ik steeds meer artikelen tegen die verhalen over het PINO-effect. In deze artikelen komen vooral mensen aan het woord die het vréselijk vinden. PINO staat voor Prince2 In Name Only. En Prince2 is, zoals de meesten wel weten, een gecertificeerde projectmanagement methodiek.
Met PINO wordt bedoeld dat veel bedrijven wel zeggen dat ze werken conform Prince2, maar het feitelijk niet doen. Daardoor, zo stellen sommigen, lopen projecten uit en voldoen ze niet aan de verwachtingen. Zo worden de Prince2 templates onnodig gebruikt, waardoor er vooral bureaucratie wordt veroorzaakt, in plaats van dat een probleem projectmatig wordt opgelost.
Ik ben ook Prince2 gecertificeerd. Gedurende de bijbehorende training is mij verteld dat PINO juist goed is, mits. En om die mits gaat het nu precies. Ik vermoed dat veel mensen die reppen over PINO vooral Prince2 aanhangers zijn. Alles moet volgens Prince2. En dat is onzin.
Prince2 en elke andere projectmanagementmethodiek is naar mijn mening vooral bedoeld om elkaars taal te verstaan. Het maakt dus niet uit welke methodiek je hanteert, als je er gezamenlijk maar één en dezelfde gebruikt. Het is aan de projectleider om vervolgens het probleem in kaart te brengen en deze projectmatig op te lossen. Kijk dus vooral naar de basis van projectmanagement: het beleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) én het sturen op tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie (TGKIO).
En dan is PINO uitstekend: als iedereen die bij het project betrokken is weet wat je bedoeld met business case, als iedereen weet wat jij als projectleider verwacht als je een PiD wilt zien, etc.
Overigens, bij PROVENPARTNERS hanteren wij standaard de methodiek ProjectMatig Werken (PMW), maar we zijn in staat om elke andere methodiek te volgen. Het is namelijk niet de methodiek die telt, maar het eindresultaat: een oplossing voor het probleem.
Proven Partners (2000 - 2010)